Решение ОРД или организационно-распорядительные документы предназначено для организации полного цикла формирования, обработки и хранения приказов и локально-нормативных актов (ЛНА) компании.
Раздел позволяет обрабатывать и регистрировать приказы, оформленные как в бумажном виде, так и в электронном, с возможностью использования электронной подписи.
Раздел дает возможность начать работу в системе и адаптировать процессы под особенности вашей компании по ходу эксплуатации.
Раздел включает в себя следующие приложения и процессы:
Приложение |
Бизнес-процессы в приложении |
Приказы |
Оформление приказа (с подпроцессом Исполнение приказа) |
Реестр приказов |
Без бизнес-процесса |
Локально-нормативные акты |
Оформление ЛНА |
Изменения к ЛНА |
Оформление изменений |
Шаблоны приказов |
Без бизнес-процесса |
Мои юридические лица в разделе Системные справочники |
Без бизнес-процесса |
Первичная настройка раздела
- Импортируйте готовый раздел из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
- Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях.
Роли и группы используются:
- для ограничения видимости раздела;
- для настройки доступа к приложениям;
- для определения участников бизнес-процессов.
По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут создавать и просматривать файлы, хранящиеся в приложении Приказы, но редактировать и удалять их смогут только определенные сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье «Настройка доступа».
- Перейдите в раздел Администрирование > Номенклатура дел и настройте места регистрации.
- Настройте регистрацию в приложении Приказы.
Начало внимание
Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.
Конец внимание
- Укажите в настройках раздела, используется ли в вашей компании электронная подпись:
- Нажмите на значок шестеренки рядом с названием раздела ОРД.
- В открывшемся меню выберите Дополнительные параметры.
- Наведите курсор на параметр Использование электронной подписи и нажмите на появившийся значок карандаша.
- В появившемся окне выберите нужный вариант ответа.
- Сохраните настройки, нажав на галочку.
Подробнее об этом читайте в статье «Электронная подпись в приложениях».
- Заполните информацию в приложениях: Мои юридические лица, Шаблоны приказов.
К моменту оформления приказа или согласования локально-нормативного акта информация о ваших юридических лицах должна находиться в системе. Вы можете пропустить этот этап, однако в таком случае данные потребуется указывать при создании каждого документа.
Приложение Шаблоны приказов позволяет единожды внести данные типовых приказов, чтобы в дальнейшем не заполнять их вручную.
Реквизиты, названия, согласующих и т. д. достаточно ввести один раз и сохранить их на карточках соответствующих приложений, чтобы в дальнейшем они автоматически добавлялись в шаблоны приказов, в задачи, назначаемые пользователям и т. д.
Для добавления данных в приложения Мои юридические лица и Шаблоны приказов:
- Перейдите на страницу нужного приложения.
- В правом верхнем углу нажмите кнопку создания элемента приложения. Откроется окно с полями, которые следует заполнить, чтобы создать запись о вашем юридическом лице или шаблоне приказа.
- Сохраните введенные данные.
Особенности приложений Мои юридические лица и Шаблоны приказов приводятся ниже.
Приложение «Мои юридические лица» из раздела «Системные справочники»
Заполните информацию о своих юридических лицах.
Все поля на форме, отмеченные красной звёздочкой *, обязательны для заполнения.
Если вы хотите добавить на форму дополнительные поля или скрыть часть существующих, перейдите в Настройки формы.
Подробнее читайте в статье «Системные справочники».
Приложение «Шаблоны приказов»
Приложение Шаблоны приказов позволяет создавать шаблоны приказов с произвольными названиями, например, «Об оплате мобильной связи», «О назначении ответственных по пожарной безопасности», «Об утверждении локально-нормативных актов».
При создании шаблона требуется указать, к какому типу приказов он относится: по основной деятельности или по административно-хозяйственным вопросам. На форме создания карточки приказа при указании его типа к выбору будут доступны только соответствующие шаблоны, что упростит заполнение карточки.
Остальные поля карточки вы заполняете на свое усмотрение. Данные этих полей будут автоматически заполняться на форме создания приказа при выборе шаблона.
В поле Согласующие указываются пользователи системы, с которыми, помимо непосредственного руководителя инициатора и подписанта, необходимо согласовать приказ по данному шаблону, например, с юристом, директором по персоналу, бухгалтером. В бизнес-процессе Оформление приказа эти пользователи будут исполнять задачу согласования приказа в зоне ответственности Согласующие.
Более подробно о работе с разделом читайте в следующих статьях: