Задача — это один из инструментов для организации работы внутри компании. Сотрудники устанавливают сроки и отслеживают выполнение задач, обмениваются нужной информацией и документами — все для того, чтобы получить желаемый результат вовремя.
Назначить задачу
Есть три варианта создания задачи:
- Перейти в раздел Задачи.
В правом верхнем углу страницы раздела нажмите на кнопку + Задача. 
- Нажать на имя пользователя.
Задачи коллегам можно назначать из ленты сообщений или из переписки по документу. Для этого нажмите на аватар пользователя и в диалоговом окне выберите Поставить задачу.
- Открыть страницу файла или карточку элемента приложения.
Вы можете поставить задачу, просматривая файл или элемент приложения. Для этого на панели справа нажмите кнопку +Задача.
В поле Тема* укажите название задачи. Оно должно быть содержательным и отражать суть работ. Это позволит сотрудникам легко ориентироваться в списке задач.
Определить исполнителей
Для задачи вы можете указать 3 роли:
- Исполнитель — сотрудник, который отвечает за выполнение задачи. После создания задачи исполнитель может быть переназначен. Если вы выбрали сотрудника, который отсутствует на рабочем месте, задача будет делегирована пользователю, указанному в настройках замещения.
- Согласующий — пользователь, который будет согласовывать постановку задачи.
- Участник — сотрудник, который принимает участие в выполнении задачи и получает оповещения по ней наряду с ответственным. Вы можете указать несколько участников задачи, но отвечает за её исполнение только один сотрудник.
Определите ответственного за задачу. Для этого начните вводить имя пользователя в поле Исполнитель или нажмите на значок лупы.
При необходимости укажите, кто будет согласовывать задачу и добавьте других участников. Для этого нажмите на кнопки + Согласующий и + Участники под полем Исполнитель.
Указать сроки выполнения задачи
Поле Сделать до позволяет указать сроки выполнения задачи с точностью до минуты. В дальнейшем указанную дату можно изменить. Запись об изменении отобразится в ленте задачи.
Если вы хотите, чтобы задача была поставлена сотруднику в определённый день и в указанное время, воспользуйтесь опцией +Дата начала.
После того как задача будет создана, она автоматически добавится в личный календарь сотрудника. Событие начнётся в тот день, который выбран в качестве даты начала задачи, и закончится в день её завершения.
Если день постановки задачи не уточняется, то событие будет запланировано на дату, указанную в поле Сделать до.
Добавить детали задачи
Детали задачи можно указать в поле Описание. Поддерживается разметка Markdown, что позволяет отформатировать текст.
В поле Приоритет укажите срочность исполнения задачи. Выберите Низкий, Средний, Высокий или Число. Для варианта Число можно указать любое значение, например, от 1 до 100. Сотрудники смогут находить задачи с высоким приоритетом с помощью поиска и выполнять их в первую очередь.
В поле Файлы можно добавить к задаче вложения. Для этого нажмите на поле и выберите нужные файлы или перетащите в него документы с локального компьютера. Вы также можете загрузить документы, хранящиеся в системе в разделе Файлы. Для этого нажмите на значок три точки в правом углу поля Файлы и выберите документ.
Контролировать выполнение задачи
После выполнения задачи исполнителем вы можете проверить результаты работы. Для этого в поле Контроль выберите одну из опций:
- Оповестить при выполнении — вы получите оповещение о выполнении задачи;
- Отправить на проверку — когда ответственный выполнит поставленную задачу, вам придёт задача контроля результатов выполненных работ;
- Не требуется — выберите эту опцию, если вы не хотите контролировать выполнение задачи.
Подробнее о доступных опциях читайте в статье «Контроль исполнения».
Изменить задачу
Все созданные вами задачи отображаются в разделе Исходящие. Чтобы найти какую-то определённую задачу, воспользуйтесь поиском по задачам.
Открыв карточку задачи, вы можете:
- переназначить её на другого исполнителя;
- перенести сроки выполнения;
- отредактировать описание, приоритет, загруженные файлы;
- изменить список участников.
Запись об изменении отобразится в ленте задачи. Подробнее о действиях с поставленной задачей читайте в статье «Карточка задачи».
Доступ к задачам
По умолчанию в ELMA365 просматривать карточки задачи могут все пользователи. Быстрый переход к карточке задачи зависит от роли сотрудника, участвующего в её постановке и выполнении. Пользователи по-разному могут найти и открыть задачу:
- Автор — в разделе Задачи > Исходящие;
- Исполнитель и Согласующие — в разделе Задачи > Входящие;
- Руководитель автора или исполнителя по орг. структуре — в разделе Задачи > Мой отдел, нажав на имя нужного сотрудника;
- Участники — в разделе Задачи > Участвую;
- Остальные пользователи системы — сотрудник может перейти в карточку задачи, если ему переслали прямую ссылку на неё или упомянули в ленте задачи. Кроме того, открыть задачу можно из элемента приложения, по которому она поставлена.
Пользователи, указанные в задаче, могут изменять детали и выполнять другие действия с ней. Остальные сотрудники могут только просматривать карточку и оставлять комментарии в ассоциированной ленте. Подробнее об этом читайте в статье «Карточка задачи».
Администраторы могут ограничить права на просмотр и редактирование задач для пользователей, не участвующих в их выполнении. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Доступ к задачам и экземплярам процесса».
Оповещения о новых задачах
По умолчанию исполнители получают уведомления о назначении задач в #ленту компании.
Каждый сотрудник может установить персональные настройки оповещений в профиле пользователя на вкладках:
- Оповещения — здесь можно отключить уведомления о задачах или изменить настройки для мобильного приложения;
- Задачи — на этой вкладке вы можете включить:
- отправку уведомлений о задачах на электронную почту, указанную при регистрации аккаунта пользователя в системе;
- возможность выносить резолюции из входящих писем по задачам согласования файлов и элементов приложений. Убедитесь, что администратор настроил корпоративную почту, с которой будут приходить уведомления о задачах согласования;
- напоминания о приближении срока задач.