Администрирование системы  / Управление пользователями

Управление пользователями

Управление пользователями осуществляется в разделе Администрирование > Пользователи. Здесь вы можете высылать приглашения в компанию, блокировать и разблокировать доступ пользователя к системе, назначить его на должность, добавить в группу, восстановить пароль или удалить пользовательский аккаунт.

начало внимание

Вышеперечисленные действия выполняются для внутренних пользователей системы и доступны только пользователям, включённым в группу Администраторы. Внешние пользователи портала добавляются и редактируются в разделе Системные справочники.

конец внимание

В списке на странице Пользователи отображаются сотрудники со статусами Активный, Приглашен, Заблокирован, Приглашение отменено. Чтобы увидеть заблокированных вручную пользователей или тех, чьи приглашения были отменены, используйте поиск по параметрам, указывая в поле Статус соответствующее значение. Удалённых пользователей можно найти с помощью фильтра Удаленные.

Кроме того, вы можете посмотреть, кто из сотрудников взаимодействует с системой ELMA365 в данный момент. Для этого перейдите в раздел Администрирование > Активные пользователи.

Настроить отправку писем

Отправка приглашений новым пользователям и писем для восстановления пароля в поставке SaaS задана по умолчанию, а в поставке On‑Premises настраивается отдельно. Для настройки выполните следующие действия:

  • в On-Premises Standard — задайте параметры соединения с SMTP‑сервером в файле config-elma365.txt и обновите систему. Подробнее об этом читайте в статье «Изменение параметров ELMA365 Standard»;
  • в On-Premises Enterprise — задайте параметры соединения с SMTP‑сервером в файле values-elma365.yaml и обновите систему. Подробнее об этом читайте в статье «Изменение параметров ELMA365 Enterprise».

Как пригласить нового пользователя

Чтобы добавить в компанию нового пользователя, необходимо отправить ему приглашение на электронную почту или номер телефона.

Начало внимание

Для отправки приглашения на номер телефона необходимо включить расширенную аутентификацию.  

Конец внимание

Для этого перейдите в раздел Администрирование > Пользователи и в правом верхнем углу нажмите кнопку + Пользователь.

user_managment-1

Появится форма Приглашение пользователя.

add-user-2

Заполните поля:

  • Эл. почта* — почта, на которую нужно отправить приглашение. Электронный адрес уникален для каждого пользователя. Если в системе уже есть пользователь с указанным адресом, отправить приглашение нельзя. Если у вас включена аутентификация по номеру телефона, заполнять поле необязательно;
  • ФИО — фамилия, имя и отчество приглашаемого пользователя;
  • Сотовый — номер мобильного телефона сотрудника. Если у вас включена аутентификация по номеру телефона, приглашение в компанию придёт на указанный номер. Обратите внимание, если вы заполните поле Эл. почта, приглашение будет отправлено не на телефон, а на электронный адрес пользователя;
  • Рабочий — номер рабочего телефона сотрудника. Добавочный номер указывается через разделитель, например, после «доб»;
  • Дата рождения — дата рождения сотрудника;
  • Дата приема на работу* — по умолчанию отображается текущая дата;
  • Часовой пояс — по умолчанию установлен часовой пояс компании;
  • Отображаемая должность — если сотрудник назначается на несколько должностей, укажите, какая из них будет отображаться в его профиле, а также в списках пользователей в разделе Компания;
  • Должность — выберите одну или несколько должностей из организационной структуры компании;
  • Группы — выберите группы, в которых должен состоять сотрудник;
  • Фотография — загрузите фотографию сотрудника;
  • Учетные записи — выберите мессенджер или социальную сеть из списка и введите учётные данные сотрудника. Вы можете добавить несколько учётных записей;
  • Дополнительные данные — вы можете заполнить это поле вручную, с помощью сценария или через импорт из AD/LDAP.

После того как все данные внесены, нажмите кнопку Выслать приглашение. На указанную электронную почту или номер телефона будет отправлено сообщение, а имя сотрудника появится в списке Пользователи со статусом Приглашен.

Когда пользователь примет приглашение и авторизуется в системе, его статус изменится на Активный.

Повторная отправка приглашения

При необходимости приглашение можно выслать повторно. Для этого откройте профиль пользователя и нажмите кнопку Пригласить еще раз.

user_managment-2

Отмена приглашения

Вы также можете отменить высланное приглашение. Для этого откройте профиль пользователя и нажмите Отменить приглашение.

user_managment-3

Принятие приглашения пользователем

После того как пользователь примет приглашение, он должен будет заполнить форму, где требуется указать начальные данные для аккаунта.

user_managment-6

При нажатии на кнопку Далее пользователь будет авторизован в ELMA365 и сможет начать работу в системе.

Пользователей также можно импортировать из другой корпоративной системы, например, из Active Directory/LDAP. Подробнее об этом читайте в статье «Импорт внутренних пользователей из AD/LDAP».

Ограничение и восстановление доступа в систему

Вы можете вручную ограничить доступ в систему, заблокировав аккаунт сотрудника, например, при окончании рабочего контракта. Кроме того, вход в систему может быть заблокирован автоматически, если пользователь несколько раз ввёл неверный пароль при авторизации. Эту функцию можно включить на странице Настройки безопасности.

Рассмотрим способы ограничения и восстановления доступа к системе подробнее.

Блокировка пользователя вручную

Чтобы ограничить доступ к корпоративной информации, заблокируйте аккаунт пользователя. Для этого выберите нужного сотрудника и в его профиле нажмите кнопку Блокировать.

user_managment-4

Если у пользователя есть незавершённые задачи, то при блокировке аккаунта вы увидите список этих задач. Рекомендуется переназначить или завершить активные задачи перед тем, как продолжить. Нажмите на название задачи, чтобы перейти к ней и выполнить необходимые действия.

user_managment-8

Для блокировки пользователя без закрытия задач нажмите Всё равно продолжить.

Статус пользователя изменится на Заблокирован. Он не сможет авторизоваться в системе.

Обратите внимание, блокировать можно только активных пользователей. Заблокированный пользователь перестаёт отображаться в общем списке пользователей.

Восстановление доступа

Если вам необходимо вернуть пользователю доступ к системе, найдите его через поиск.

user_managment-5

Откройте его профиль и нажмите Разблокировать.

user_managment-9

После этого сотрудник отобразится в общем списке активных пользователей и сможет авторизоваться в системе.

Автоматическая блокировка входа пользователя

Если вы задали определённые требования для авторизации в системе на странице Настройки безопасности, при вводе неверного пароля возможность входа для пользователя будет автоматически блокироваться. В этом случае статус пользователя останется Активный, однако в его профиле на правой боковой панели в блоке Политика паролей появится отметка Вход заблокирован.

Чтобы восстановить доступ к системе, откройте профиль сотрудника и нажмите на отметку Вход заблокирован.

user_managment-7

После подтверждения действия вход в систему для сотрудника станет доступен.

Удаление и восстановление пользователей

Вы можете удалить аккаунт пользователя, например, при прекращении трудовых отношений. Пользователь не сможет авторизоваться, а его данные будут стёрты из системы.

Если вы импортируете пользователей из Active Directory/LDAP или создаёте их при помощи интеграции с провайдером SAML или OAuth2, удаление аккаунта позволяет освободить логин для повторного использования.

После удаления созданные пользователем элементы, файлы и задачи отображаются без указания автора. Если на пользователя назначены задачи, он удаляется из списка исполнителей.

Обратите внимание, если кто-то вёл переписку с удаляемым пользователем в личном чате в разделе Сообщения, после удаления пользователя он потеряет доступ к этой переписке. Сообщения пользователя в групповых чатах, лентах задач и элементов будут отображаться без указания отправителя.

Удалённого пользователя можно восстановить. При этом восстанавливаются и все его данные в системе.

Удаление пользователя

Чтобы удалить пользователя, откройте его профиль и нажмите кнопку Удалить.

user_management-12

Если у пользователя есть незавершённые задачи, вы увидите их в виде списка. Рекомендуем переназначить или завершить активные задачи перед тем, как продолжить. Для этого нажмите на название задачи и в её карточке выполните необходимые действия.

user_management-13

Чтобы удалить пользователя без закрытия задач, нажмите Всё равно продолжить.

Данные пользователя будут удалены, и он не сможет авторизоваться в системе.

Обратите внимание, удалить можно пользователя в любом статусе: активного, приглашённого или заблокированного. Статус при удалении не меняется.

Восстановление пользователя

Чтобы восстановить удалённого пользователя, найдите его с помощью фильтра Удаленные.

user_management-14

В профиле пользователя нажмите кнопку Восстановить.

user_management-15

Пользователь будет восстановлен с тем же статусом, который имел до удаления. Также он снова будет указан в качестве исполнителя в назначенных на него задачах, подписан как автор элементов, файлов, сообщений в ленте и т. д. Прежняя переписка с ним станет доступна для других сотрудников в разделе Сообщения.

Обратите внимание, если вы импортировали другого пользователя с таким же логином, восстановление удалённого аккаунта невозможно.

Восстановление пароля

Если пользователь забыл пароль или не может авторизоваться в системе, можно воспользоваться восстановлением пароля.

Откройте профиль пользователя и нажмите Восстановить пароль. На указанную почту пользователю придёт ссылка для восстановления пароля.

user_managment-10

Перейдя по ссылке, пользователь получит возможность ввести новый пароль и сохранить его.

Редактирование профиля пользователя

Если вам необходимо откорректировать информацию о сотруднике, например, изменить должность, откройте нужный профиль и нажмите кнопку Редактировать.

user_managment-11

Внесите необходимые изменения в поля на открывшейся форме, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Обратите внимание, поле Эл. почта можно отредактировать только в ELMA365 On‑Premises.

Поиск пользователя

Вы можете найти пользователя по Ф. И. О., электронной почте или логину. Для этого начните вводить слово в строке поиска и нажмите Enter.

Чтобы использовать другие параметры поиска, нажмите user-management-1. Например, можно найти пользователя по должности в оргструктуре или группе, в которую он включён.