Система прав доступа в ELMA365 / Доступ к задачам и экземплярам процесса

Доступ к задачам и экземплярам процесса

Для организации работы внутри компании в ELMA365 используются задачи. Они назначаются на пользователей при запуске экземпляров бизнес-процессов. Чтобы пользователи могли отслеживать и регулировать все этапы выполнения работ, им предоставляется доступ к задачам и экземплярам процессов.

Доступ к задачам

Доступ к задаче — это возможность просматривать карточку задачи и выполнять с ней различные действия: переназначать, редактировать детали, переносить сроки, изменять процент выполнения и т. д.

Уровень доступа и список возможных действий различается в зависимости от роли пользователя и его участия в выполнении задачи:

Доступы / Роли

Автор

Исполнитель, Согласующий

Участники

Руководитель автора/исполнителя

Другие пользователи системы

Просмотр

в разделе Задачи > Исходящие

в разделе Задачи > Входящие, в карточке элемента

в разделе Задачи > Участвую

в разделе Задачи > Мой отдел

разрешен по прямой ссылке или при упоминании в ассоциированной ленте задачи

Редактирование сроков, описания, файлов

+

-

-

-

-

Изменение списка участников

+

+

-

-

-

Изменение приоритета

+

+

-

+

-

Переназначение

+

+

-

+

-

Изменение процента выполнения  

-

+

-

-

-

Планирование в календаре

-

+

-

-

-

Подробнее о доступных пользователям действиях с задачей и их выполнении читайте в статье «Карточка задачи».

Доступ к экземплярам процесса

Доступ к экземпляру процесса — это возможность открыть карточку экземпляра и ознакомиться с его деталями: инициатором, датой запуска, версией, текущим этапом выполнения по карте и списку задач и т. д. Кроме того, пользователи могут просматривать карточки процессных задач, переназначать их и прерывать ход процесса. Администраторам также доступно обновление экземпляра процесса до новой версии.

Чтобы ознакомиться с деталями по экземпляру процесса, необходимо перейти в его карточку. Открыть карточку можно:

  • по прямой ссылке на экземпляр процесса — для всех пользователей;
  • из раздела Задачи > Исходящие — для инициатора процесса;
  • с карточки элемента, по которому запущен процесс — для сотрудников с доступом на просмотр элементов в этом приложении. На боковой панели элемента нажмите на задачу в списке. Исполнитель процессной задачи может открыть карточку экземпляра, нажав на задачу, назначенную на другого пользователя.

access-to-tasks-and-instances-1

Подробнее об экземпляре процесса читайте в статье «Карточка экземпляра».

В зависимости от ролей пользователей и участия в ходе процесса доступные им права на экземпляры различаются.

Роли / Доступы

Просмотр карточки экземпляра процесса и всех данных

Доступ к карточкам процессных задач на вкладке История

Прерывание

Обновление версии

Инициатор процесса

+

+

+

-

Исполнитель процессной задачи

+

+

-

-

Руководитель инициатора или исполнителя

+

+

-

-

Пользователь с типом прав Управление процессами*

+

+

+

-

Администратор системы

+

+

+

+

Другие пользователи системы

разрешен по прямой ссылке или при упоминании в ассоциированной ленте

-

-

-

* — когда экземпляр процесса запускается по элементу приложения, доступ к нему зависит от настроек доступа приложения. Например, прерывать процесс смогут пользователи, которым выданы права на Управление процессами.

Ограничить доступ к задачам и экземплярам процесса

Вы можете включить ограничение доступа к задачам и экземплярам процессов. Тогда пользователи, не участвующие в выполнении определённых задач, не смогут просматривать их карточки и открывать экземпляры процессов.

начало внимание

Ограничить доступ к задачам и экземплярам процессов на уровне компании могут только администраторы системы. Для предоставления возможности включить ограничения обратитесь в тех. поддержку ELMA365.

конец внимание

  1. Чтобы пользователи не могли открывать процессные задачи и задачи по элементам приложений, настройте доступ к приложению. Вы можете ограничить права на уровне приложения, его элементов или папок. Подробнее об этом читайте в разделе «Доступ к данным приложения».
  2. Перейдите в раздел Администрирование > Права доступа. Страница появится после включения через тех. поддержку ELMA365 возможности ограничивать права доступа.
  3. Отметьте нужные опции на открывшейся странице:

access-to-tasks-and-instances-2

  • Включить контроль доступа к экземплярам процессов;
  • Включить контроль доступа к задачам.
  1. Сохраните настройки на странице Права доступа.

Включив эти опции, вы ограничите доступ к задаче или карточке экземпляра процесса для всех пользователей, кроме непосредственных участников и их руководителей. Пользователи не смогут открывать карточки задач и экземпляров процессов, а доступ участников задач будет различаться в зависимости от их роли.

Контроль доступа к экземплярам процессов  

При включённой опции доступ к экземпляру процесса и действиям с ним будет осуществляться следующим образом:

Роли / Доступы

Просмотр карточки экземпляра процесса и всех данных

Доступ к карточкам процессных задач на вкладке История

Прерывание

Обновление версии

Инициатор процесса

+

+

-

-

Исполнитель процессной задачи

+

+

-

-

Руководитель инициатора или исполнителя

+

+

-

-

Пользователь с типом прав Управление процессами*

+

+

+

-

Упомянутый в ленте пользователь

+

-

-

-

Администратор системы

+

+

+

+

Другие пользователи системы

-

-

-

-

* — доступ к экземпляру процесса, запущенному по элементу приложения, дополнительно ограничивается настройками доступа приложения. Чтобы пользователи смогли просматривать карточку экземпляра и прерывать его, им нужно выдать права на Управление процессами.

При попытке открыть карточку экземпляра процесса из элемента, по которому он запущен, пользователь без доступа увидит соответствующее оповещение.

access-to-tasks-and-instances-3

Контроль доступа к задачам

Если включить контроль доступа к задачам, права на них будут ограничены следующим образом:

Доступы / Роли

Автор

Исполнитель

Руководитель автора/исполнителя

Участник / Подписчик / Упомянутый в ленте пользователь

Администратор системы

Другие пользователи системы

Просмотр

+

+

+

+

+

-

Редактирование сроков, описания, файлов, участников

-

+

+

-

+

-

Изменение приоритета

+

-

+

-

+

-

Переназначение

+

+

+

-

+

-

Изменение процента выполнения  

-

+

+

-

+

-

Планирование в календаре

-

+

+

-

+

-