В карточке задачи содержится вся необходимая информация для выполнения работы: автор, участники, согласующие, сроки исполнения, описание, вложения, приоритет и т. д.
На боковой панели карточки задачи показывается:
- текущий статус задачи: На исполнении или Выполнена;
- статус согласования задачи, если при создании был указан Согласующий;
- детали задачи;
- для исполнителя отображается кнопка + Напоминание. Нажав на неё он сможет указать дату и время напоминания о задаче в #Ленту;
- для задач, назначенных по элементу приложения, отображается также ссылка, по которой можно открыть его карточку.
На верхней панели карточки вы можете увидеть:
- процент выполнения задачи;
- кнопка просмотра карты процесса
для задач, назначенных в рамках пользовательских бизнес-процессов; - переход к доступным действиям с задачей;
- значок
, нажав на который задача откроется в полноэкранном режиме;
Кроме того, с карточки вы можете создать подзадачу или чек-лист, нажав кнопку +Задача. Подробнее об этом читайте в статье «Подзадачи и чек-листы».
Действия с задачей
Пользователям, участвующим в выполнении задачи, доступно выполнение различных действий с ней: переназначение, изменение списка участников, сроков, процента выполнения и т. д.
Чтобы перейти к списку доступных действий по задаче, нажмите на три точки в правом верхнем углу карточки.
В зависимости от роли сотрудника список действий может различаться:
- Автор — может редактировать детали задачи, переназначать её, изменять сроки и список участников;
- Исполнитель — доступно переназначение, изменение приоритета, списка участников, процента выполнения, запланированного в календаре времени;
- Согласующий — может переназначать задачу согласования, запланировать её выполнение в личном календаре, изменять список участников;
- Руководитель автора или исполнителя по орг. структуре — доступно переназначение задачи на другого сотрудника;
- Участники и Остальные пользователи системы — нет доступных действий с задачей, могут только просматривать её карточку.
Переназначение задачи
Чтобы делегировать задачу другому сотруднику, выберите опцию Переназначить в меню карточки задачи. Откроется окно для выбора нового исполнителя.
Начните вводить имя пользователя в поле Исполнитель*. Чтобы найти нужного сотрудника, нажмите на значок лупы, а затем перейдите к поиску по параметрам.
Затем вы можете изменить срок завершения задачи и оставить свой комментарий.
Кроме того, вы можете одновременно переназначить сразу несколько своих задач. Это удобно, например, когда необходимо передать все текущие дела коллеге.
Перейдите в список входящих задач и отметьте все задачи, которые хотите переназначить. Затем нажмите Переназначить и в появившемся окне укажите нового исполнителя.
После этого все выбранные задачи будут делегированы и исчезнут из вашего списка входящих задач, а в ленте сообщений вы увидите соответствующее уведомление.
Изменение списка участников
Автор, исполнитель и согласующий могут добавить новых пользователей в список участников задачи. Подробнее об этом читайте в статье «Создание задачи».
Планирование выполнения в календаре
Выбрав это действие, вы сможете указать в календаре, когда именно вы планируете работать над задачей. Эти дни не обязательно должны совпадать с датой начала и окончания задачи.
Например, начальник поставил вам задачу сроком до 7 октября. Вы оценили степень своей загрузки и решили, что будете заниматься этой задачей с 4 по 5 октября. Именно эти даты вы и укажете при добавлении задачи в календарь.
Добавленные в календарь задачи отображаются в общем счетчике событий на текущий день.
Таким образом, календарь наглядно показывает вашу загрузку и позволяет удобно спланировать рабочее время, принимая во внимание назначенные встречи и мероприятия в календаре.
Редактирование процента выполнения
Чтобы все участники задачи понимали, на каком этапе находится работа над ней, исполнитель может указать, на сколько процентов задача выполнена на текущий момент.
Изменить процент выполнения в карточке задачи можно несколькими способами:
- Перейдите в меню доступных действий, нажав на три точки, и выберите Изменить процент выполнения.
- В правом верхнем углу карточки нажмите на индикатор выполнения.
В открывшемся окне переместите ползунок вправо, чтобы увеличить процент, или влево, чтобы уменьшить.
Оставьте комментарий, который отобразится в ленте задачи, и нажмите Сохранить.
Изменение деталей задачи
Автор задачи может отредактировать описание задачи, добавить вложения, поменять срок её завершения и т. д. Для этого перейдите в раздел Задачи > Исходящие и нажмите на значок карандаша напротив нужного поля, например, Срок.
Переписка по задаче
В нижней части карточки задачи отображается Лента. В ней вы можете обсудить вопросы с коллегами, уточнить детали у автора, добавить комментарий или документ.
Кроме того, в ленте фиксируется история работы над задачей: ее переназначения, изменение списка участников и сроков выполнения.
Все сообщения будут приходить в #Ленту задействованным в задаче пользователям: автору, исполнителю, участникам и согласующим.
Карта процесса
На карточке задачи, выполняемой в рамках пользовательского бизнес-процесса, можно просматривать карту экземпляра процесса. Ссылка на карту видна администратору, создателю экземпляра процесса и исполнителю с правами на управление бизнес-процессом.
Чтобы открыть карту процесса, справа в заголовке карточки задачи нажмите на значок . Откроется окно с картой экземпляра процесса, в рамках которого поставлена задача.
С помощью карты вы можете отслеживать, какие задачи уже выполнены, а к каким участники процесса еще не приступили. Синим контуром обведены выполненные задачи и переходы, зеленым контуром обведены текущие операции.
Завершение задачи
После того как вы выполните работу, нажмите кнопку Сделано в левом нижнем углу карточки задачи.
Задача больше не будет видна во Входящих при выборе опции Текущие. Однако ее всегда можно будет найти в списке всех задач, где она будет отображаться перечеркнутой.
начало внимание
Когда коллега выполнит задачу, автором которой являетесь вы, в ваших Исходящих она также будет отображаться зачёркнутой.
конец внимание
Если по каким-то причинам работу сделать невозможно, нажмите кнопку Невозможно выполнить. Автору задачи придет уведомление, и он сможет принять необходимые меры, чтобы своевременно найти выход из ситуации.
Задача может стоять на контроле у автора. В этом случае после ее завершения автор получит уведомление о том, что работа выполнена. Автор также может проверить результаты задачи, подробнее об этом читайте в статье «Контроль исполнения».