Графический элемент позволяет в рамках бизнес-процесса поставить выбранному сотруднику задачу отправить письмо клиенту. Каждое письмо привязывается к элементу приложения CRM — лиду, сделке, компании и т. п. Информация о переносе сроков отправки и выполнении задачи фиксируется в карточке элемента.
Приложения, по которым можно назначить задачу типа Письмо в ходе бизнес-процесса, выбираются в настройках типа задач CRM.
начало внимание
Графический элемент доступен только с лицензией ELMA365 CRM. Если указать в качестве исполнителя пользователя без лицензии, процесс прервётся с ошибкой.
конец внимание
Разместите блок на схеме процесса и дважды нажмите на него, чтобы перейти к настройке.
Вкладка «Основное»
- Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса;
- Название задачи — отметьте опцию Формировать название по шаблону, чтобы включить контекстные переменные в название, которое исполнитель увидит в списке задач и в карточке задачи;
- Шаблон* — в правом углу поля нажмите на значок {+} и выберите переменную. В шаблон можно добавить также дату и время с помощью функции DateTime(). Для этого нажмите на значок f(x);
- Оповещение — при выборе данной опции исполнитель будет получать в ленту сообщение о назначении задачи;
- Элемент* — укажите переменную типа Приложение из контекста бизнес-процесса, ссылающуюся на приложение, для которого доступна задача типа Письмо. Вы можете выбрать существующую переменную в выпадающем списке или создать новую;
При помощи этой опции каждое письмо связывается с определённым элементом приложения, например, со сделкой. Это позволяет отслеживать историю коммуникаций с каждым клиентом, т. к. информация о переносах сроков отправки и выполнении задачи фиксируются в карточке сделки.
Обратите внимание, до того, как процесс дойдёт до шага Письмо, в контекстную переменную необходимо записать определённый элемент приложения, например, сделку. Для этого разместите на схеме процесса блок Присваивание;
- Исполнитель* — выберите сотрудника, который должен отправить письмо. Указать можно контекстную переменную типа Пользователи. Если у сотрудника нет лицензии ELMA365 CRM, задача не будет поставлена, и процесс прервётся с ошибкой;
- Дата начала — укажите, когда исполнитель должен приступить к задаче:
- Точное время — укажите через сколько минут, часов или дней исполнитель должен отправить письмо. Срок можно указывать с учётом настройки рабочего календаря;
- Переменная — выберите переменную типа Дата/Время из контекста или создайте новую. При необходимости скорректируйте время. Например, прибавьте сутки к значению, которое будет храниться в переменной.
Эту опцию удобно использовать, когда определить точное время отправки заранее невозможно. Например, если письмо нужно отправить через полчаса после созвона с клиентом;
- Сделать до — укажите, когда исполнитель должен завершить задачу. Поле заполняется так же, как Дата начала. По истечении установленного срока задача будет отмечена как просроченная.
Вкладка «Значения полей»
При выполнении задачи типа Письмо пользователь увидит поля с информацией, такие как Контакты, Описание, Приоритет и т. д. Эти поля можно заполнить данными из контекста бизнес-процесса. Для этого нужно записать данные в контекст процесса до того, как он дойдёт до шага Письмо, например, с помощью блока Присваивание или в рамках задачи.
Чтобы настроить передачу данных, на вкладке Значения полей сопоставьте свойства: в левом столбце выберите поля задачи, в правом — переменные процесса.
Изменить набор полей для задачи Письмо можно в настройках форм задачи CRM.
Вкладка «Переходы»
Для завершения задачи пользователь нажимает одну из кнопок в её карточке. В зависимости от настроек кнопки, задача просто завершается или происходят дополнительные действия, например, отправление письма клиенту. Изменить доступные кнопки можно в настройках типа задач CRM.
Вы можете определить, по какой ветке продолжится текущий процесс при нажатии на ту или иную кнопку. Для этого на вкладке Переходы сопоставьте исходящие переходы блока Письмо с настроенными кнопками. Например, если пользователь нажмёт Сделано, процесс продолжится по основной ветке, если Сделка закрыта — перейдёт к конечному событию.
Обратите внимание, в настройках необходимо выбрать переход по умолчанию.
Назначать переход для каждой настроенной кнопки необязательно. Если пользователь нажмёт кнопку, не сопоставленную с переходом, активируется переход по умолчанию.
После того как вы указали все параметры, нажмите кнопку Сохранить.
Работа с задачей «Письмо»
При выполнении процесса на шаге Письмо сотруднику назначается задача отправить письмо клиенту. Она отображается в разделе Задачи > Входящие, а также в карточке элемента приложения, по которому поставлена задача. На ней вы можете закрыть или отредактировать задачу, а также оставить комментарий, который отобразится в ассоциированной ленте элемента приложения. Подробнее об этом читайте в статье «Задачи CRM».