Графический элемент позволяет в рамках бизнес-процесса поставить выбранному сотруднику задачу отправить письмо клиенту. Каждое письмо привязывается к элементу приложения CRM — лиду, сделке, компании и т. п. С карточки элемента можно в любой момент перейти к задаче, чтобы просмотреть информацию о переносе сроков и отправке письма.
Приложения, по которым можно назначить задачу типа Письмо в ходе бизнес-процесса, выбираются в настройках типа задач CRM.
начало внимание
Графический элемент доступен при активации одного из платных решений CRM, в которые включена работа с задачами CRM. Если указать в качестве исполнителя пользователя без лицензии такого решения, процесс прервётся с ошибкой.
конец внимание
Разместите блок на схеме процесса и дважды нажмите на него, чтобы перейти к настройке.
Вкладка «Основное»
- Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса;
- Название задачи — отметьте опцию Формировать название по шаблону, чтобы включить контекстные переменные в название, которое исполнитель увидит в списке задач и в карточке задачи;
- Шаблон* — в правом углу поля нажмите на значок {+} и выберите переменную. В шаблон можно добавить также дату и время с помощью функции DateTime(). Для этого нажмите на значок f(x);
- Оповещение — при выборе данной опции исполнитель будет получать в ленту сообщение о назначении задачи;
- Элемент* — укажите переменную типа Приложение из контекста бизнес-процесса, ссылающуюся на приложение, для которого доступна задача типа Письмо. Вы можете выбрать существующую переменную в выпадающем списке или создать новую;
При помощи этой опции каждое письмо связывается с определённым элементом приложения, например, со сделкой. Это позволяет отслеживать историю коммуникаций с каждым клиентом, т. к. информация о переносах сроков отправки и выполнении задачи фиксируются в карточке сделки.
Обратите внимание, до того, как процесс дойдёт до шага Задача «Письмо», в контекстную переменную необходимо записать определённый элемент приложения, например, сделку. Для этого разместите на схеме процесса блок Присваивание;
- Исполнитель* — выберите сотрудника, который должен отправить письмо. Указать можно контекстную переменную типа Пользователи. Если у сотрудника нет лицензии ELMA365 CRM, задача не будет поставлена, и процесс прервётся с ошибкой;
- Дата начала — укажите, когда исполнитель должен приступить к задаче:
- Точное время — укажите через сколько минут, часов или дней исполнитель должен отправить письмо. Срок можно указывать с учётом настройки рабочего календаря;
- Переменная — выберите переменную типа Дата/Время из контекста или создайте новую. При необходимости скорректируйте время. Например, прибавьте сутки к значению, которое будет храниться в переменной.
Эту опцию удобно использовать, когда определить точное время отправки заранее невозможно. Например, если письмо нужно отправить через полчаса после созвона с клиентом;
- Сделать до — укажите, когда исполнитель должен завершить задачу. Поле заполняется так же, как Дата начала. По истечении установленного срока задача будет отмечена как просроченная.
Вкладка «Значения полей»
При выполнении задачи типа Письмо пользователь увидит поля с информацией, такие как Контакты, Описание, Приоритет и т. д. Эти поля можно заполнить данными из контекста бизнес-процесса. Для этого нужно записать данные в контекст процесса до того, как он дойдёт до шага Задача «Письмо», например, с помощью блока Присваивание или в рамках задачи.
Чтобы настроить передачу данных, на вкладке Значения полей сопоставьте свойства: в левом столбце выберите поля задачи, в правом — переменные процесса.
Изменить набор полей для задачи типа Письмо можно в настройках форм задачи CRM.
Вкладка «Переходы»
Для завершения задачи CRM пользователь нажимает одну из кнопок в её карточке. В отличие от стандартной задачи, кнопки для задачи CRM задаются в настройках типа задачи. По умолчанию для типа Письмо доступны кнопки Сделано, Изменить и Отправить письмо. В зависимости от типа кнопки, задача просто завершается или происходят дополнительные действия, такие как назначение новой задачи, закрытие сделки или лида и т. п.
На вкладке Переходы можно сопоставить эти кнопки с исходящими переходами блока Задача «Письмо», чтобы при нажатии на ту или иную кнопку процесс продолжился по разным веткам. Например, если сотрудник выберет кнопку Сделано, то задача закроется, и процесс перейдёт по ветке для планирования следующей активности. Если пользователь нажмёт Закрыть сделку, сделка перейдёт в статус Закрыта неуспешно, и процесс направится к конечному событию.
Обратите внимание, для блока необходимо выбрать переход по умолчанию. Он активируется, если исполнитель нажимает в карточке задачи кнопку, не сопоставленную ни с одним переходом.
После того как вы указали все параметры, нажмите кнопку Сохранить. Затем сохраните и опубликуйте процесс.
Работа с задачей «Письмо»
При выполнении процесса на шаге Задача «Письмо» сотруднику назначается задача отправить письмо клиенту. Она отображается для него в разделе Задачи > Входящие или в отдельной группе Задачи CRM, если в настройках профиля пользователя включено отображение задач CRM отдельно от прочих задач. Также сотрудники увидят задачу в карточке элемента приложения, по которому она поставлена, например сделки.
Исполнитель сможет закрыть или отредактировать задачу, а также оставить комментарий, который отобразится в её ассоциированной ленте. Подробнее об этом читайте в статье «Задачи CRM».