Важно организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, например, находится в отпуске, на обучении или в командировке. Для этого в системе можно настроить замещение пользователей и уведомления об их отсутствии.
Предположим, бухгалтер компании уходит в отпуск. Он запускает процесс Заявление на отпуск. В рамках процесса администратор может выбрать тип замещения:
- проинформировать пользователей об отсутствии бухгалтера;
- назначить замещающего, к которому пользователи смогут обращаться по рабочим вопросам.
На время действия замещения можно включить переназначение задач отсутствующего. При этом задачи могут распределяться по правилам, например, между несколькими ответственным.
Отсутствие и замещение в интерфейсе системы
Список всех отсутствующих на текущий день сотрудников можно посмотреть в разделе Компания на вкладке График отсутствий. Там же на вкладке Мои замещения вы увидите, кого вы замещаете на данный момент.
В интерфейсе рядом с именем отсутствующего сотрудника появляется надпись с указанием периода отсутствия и пользователя, который указан замещающим. Увидеть уведомление об отсутствии сотрудника можно при создании и просмотре задачи, события, в разделе Мой отдел, в сообщениях и групповых чатах и т. д.
Если отсутствующий сотрудник состоит в групповом чате, а замещающего там нет, то другие участники могут его добавить. Для этого нажмите на три точки рядом с именем отсутствующего и выберите соответствующее действие.
Настроить замещение может администратор системы. Подробнее об этом читайте в статье «Создание и работа с замещениями».