Администрирование системы  / Замещение пользователей

Замещение пользователей

Важно организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, например, находится в отпуске, на обучении или в командировке. Для этого в системе предусмотрены уведомления об отсутствии и механизм замещения.

Предположим, бухгалтер компании уходит в отпуск. Он запускает процесс Заявление на отпуск. В рамках процесса администратор может выбрать тип замещения: проинформировать пользователей об отсутствии бухгалтера или назначить замещающего, чтобы другие сотрудники знали, к кому обратиться по рабочим вопросам.

Типы замещений

В ELMA365 существует три типа замещения, которые отличаются набором передаваемых прав:

  • Информирование — используется, когда нужно просто показать пользователям, что сотрудник отсутствует. Для этого типа указывать замещающего необязательно. Например, когда решение текущих вопросов может подождать или некому передать дела.

Если замещающий всё-таки указывается, то он сможет решать текущие вопросы, но не будет иметь доступа к задачам, приложениям или документам отсутствующего сотрудника.

  • Переназначение задач — при выборе этого типа сохраняется функция информирования. В дополнение замещающему будут делегированы все новые задачи, которые пользователи назначают в системе в период замещения, а также задачи и оповещения из бизнес-процессов. Чтобы делегировать замещающему задачи, назначенные до даты начала замещения, используйте опцию Переназначить активные задачи.

Рассмотрим пример. В рамках процесса сотрудник отправляет документ на согласование руководителю, после чего уезжает в срочную командировку. Руководитель возвращает документ на доработку. Согласно процессу задача доработать документ должна прийти уехавшему сотруднику. Однако, так как было настроено замещение с переназначением задач, задача приходит замещающему его коллеге. Он дорабатывает документ от своего имени и снова отправляет его на согласование, не задерживая рабочий процесс.

  • Полная передача прав — этот тип замещения включает в себя оба предыдущих. В дополнение замещающий временно получает доступ к объектам системы, доступным отсутствующему сотруднику: документам, файлам, разделам и приложениям. Он также сможет увидеть события отсутствующего сотрудника, если ему придёт оповещение или задача со ссылкой на это событие. Исключение составляет раздел Мой отдел, доступ к которому не передаётся.

Обратите внимание, даже при выборе этого типа замещения сотрудник, который заменяет администратора системы, но не входит в группу Администраторы, не получит доступ к разделу Администрирование, настройкам разделов и приложений и т. д.

Рассмотрим пример. Подошла дата расчёта с контрагентами, а главный бухгалтер ушел на больничный. Был назначен замещающий — бухгалтер по зарплате. У бухгалтера по зарплате нет доступа к приложениям Платежи и Контрагенты, необходимым для того, чтобы провести расчёты. Однако, так как при замещении был выбран типа Полная передача прав, временный доступ к этим приложениям у него появился автоматически. Теперь он сможет провести все нужные платежи вовремя, не ожидая, когда главный бухгалтер выйдет с больничного.

При выборе типа замещения мы рекомендуем руководствоваться оргструктурой и внутренними правилами компании.

Создать замещение

Перейдите в раздел Администрирование > Компания > Замещения.

начало внимание

Просматривать, настраивать, редактировать и удалять замещения могут только пользователи, включённые в группу Администраторы.

конец внимание 

На открывшейся странице показаны все текущие замещения.

ЗП_3

Чтобы добавить новое замещение:

  1. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку +Замещение;
  2. Заполните форму:

ЗП_2

  • Тип — выберите тип замещения в зависимости от того, какие права вы хотите назначить замещающему;
  • Отсутствующий* — укажите сотрудника, который будет отсутствовать;
  • Замещающий* — укажите замещающего пользователя.

Для типа Информирование указывать замещающего необязательно.

  • Дата начала* и Дата окончания* — установите время начала и окончания замещения. Период замещения не ограничен и может длиться как один час, так и больше года, например, если сотрудник находится в длительной командировке.
  • Настройте опции переназначения задач:
        • Переназначить активные задачи — включите опцию, чтобы назначить замещающему задачи отсутствующего сотрудника, поставленые ему до даты начала замещения. Задачи без указанного срока исполнения или со сроком позже даты окончания замещения не переназначаются;
        • Переназначить задачи по завершении замещения — выберите Да, чтобы по окончании периода замещения все задачи снова вернулись замещаемому.

Данные опции недоступны, если выбран тип замещения Информирование.

  1. Нажмите кнопку Сохранить.

Настроить оповещение об отсутствии

По умолчанию пользователи видят информацию об отсутствии их коллеги только с того момента, когда замещение уже началось. Но вы можете настроить предупреждение заранее, чтобы они успели решить срочные вопросы с нужным сотрудником.

В этом случае нужно указать, за сколько дней информация о предстоящем отсутствии должна появиться в системе.

Для этого откройте страницу со списком замещений и в правом верхнем углу нажмите на Настройки .

ЗП_7

В открывшемся окне укажите нужное количество дней.

ЗП_8

Обратите внимание, эта настройка применяется ко всем предстоящим замещениям.

Работа с замещениями

Вы можете просматривать, редактировать, удалять или прерывать замещения.

Просмотреть замещение

Раздел Администрирование > Замещения настроен иерархический справочник, благодаря которому удобно просматривать и находить нужные замещения:

  • Текущие — все действующие на данный момент замещения;
  • В плане — все запланированные, но еще не начавшиеся замещения;
  • Архив — все завершившиеся и прерванные замещения;
  • Все — все созданные замещения.

Вы можете посмотреть всю информацию о замещении, открыв его карточку. Для этого выберите замещение в списке и нажмите на его название.

ЗП_4

Изменить или удалить замещение

Действующее или ещё не начавшееся замещение можно изменить. Для этого откройте его карточку и нажмите кнопку Редактировать.

Обратите внимание, если замещение ещё не наступило, вы можете изменить пользователей, тип замещения, время начала и окончания.

ЗП_5

У замещения, которое уже началось, изменить можно только дату или время окончания.

ЗП_6

В этом же окне вы можете удалить ещё не начавшееся замещение или прервать текущее, нажав на кнопку Удалить или Прервать.

Удалённое замещение нельзя восстановить, информация о нём исключается из системы. Чтобы уведомить сотрудников и передать права отсутствующего пользователя, создайте замещение повторно.

Замещение в интерфейсе системы

Рассмотрим, как пользователи видят действующее замещение в интерфейсе системы. Когда сотрудник отсутствует, рядом с его именем появляется надпись с указанием времени отсутствия. Если был назначен замещающий, то в плашке есть ссылка на этого работника.

Например, информационная плашка при создании и просмотре задачи, события и в разделе Мой отдел:

ЗП_9

В сообщениях и групповых чатах имя отсутствующего так же подсвечивается. Нажав на него, можно посмотреть информацию о сотруднике и увидеть, до какого числа он отсутствует, кто его замещает.

ЗП_11

Если отсутствующий сотрудник состоит в групповом чате, а замещающего там нет, то другие участники легко смогут его туда добавить, нажав на три точки рядом с именем отсутствующего.

ЗП_10

Список всех отсутствующих на текущий день сотрудников можно посмотреть в разделе Компания на вкладке График отсутствий. Там же на вкладке Мои замещения вы увидите, кого вы замещаете на данный момент.

ЗП_12