Дизайнер бизнес-процессов > Графические процессы (BPMN) > Графические элементы / Задача

Задача

Screen_Shot_09-11-18_at_02.56_PM.PNG

Задача выполняется сотрудником в рамках бизнес-процесса. Задачи назначаются автоматически в том порядке, в котором расположены на схеме процесса. Они отражают шаги, которые участники должны предпринять для достижения определенного результата.

Например, в процессе обработки заявки на технику сотрудники будут выполнять такие задачи, как заполнить и рассмотреть заявку, закупить технику и т. дScreen_Shot_09-11-18_at_02.54_PM.PNG

Как настроить пользовательскую задачу

Все настройки выполняются на вкладках: Основное, Форма, Время выполнения и Переходы. Вы можете добавить шаблон названия задачи, выбрать тип исполнения, изменить форму, указать крайний срок и т. д.  

Нажмите два раза на задачу на схеме процесса, чтобы открыть окно с настройками.

Вкладка «Основное»

Задача_03

На вкладке Основное представлена общая информация о задаче:

 

  • Название* — в этом поле вы указываете название задачи на схеме процесса. Оно должно быть кратким и емким, чтобы процесс легко читался.
  • Название задачи — если вы хотите, чтобы исполнитель получал более детальное описание задачи, выберите опцию Формировать название по шаблону. Информацию, введенную в этом поле, исполнитель увидит в списке задач или на карточке задачи. В шаблон можно включить контекстные переменные, для этого нажмите на значок + в правом углу поля Шаблон.

360010905832-mceclip1

Если данная опция не используется, то в списке задач и на форме будет отображаться текст, указанный в поле Название.  

  • Оповещение — при выборе данной опции исполнитель будет получать в ленту сообщение о назначении задачи.
  • Переназначение — используйте эту настройку, чтобы позволить или запретить сотруднику переназначать задачу на других коллег.
  • Множественное исполнение — эта настройка появляется только в тех случаях, когда в качестве исполнителя в зоне ответственности выбраны группа пользователей или отдел. Задача будет назначаться всем сотрудникам, входящим в группу или отдел, однако дальнейшее поведение системы будет зависеть от выбранной опции:

 

    • Кто первый — задача будет назначена одновременно всем сотрудникам, указанным в качестве исполнителей в зоне ответственности. Как только кто-то начнет работу по задаче, она исчезнет из списка задач остальных исполнителей.
    • Параллельное — задача будет поставлена одновременно всем исполнителям, указанным в зоне ответственности. Прежде чем процесс перейдет к следующему шагу, каждый исполнитель должен будет завершить задачу.
    • Последовательное — задача будет последовательно назначаться сначала одному сотруднику, указанному в качестве исполнителя в зоне ответственности, а затем другому. Процесс перейдет к следующему шагу после того, как все сотрудники выполнят задачу.

Обратите внимание, для динамической зоны ответственности задачи назначаются в той последовательности, в которой заполнялась переменная, хранящая исполнителей. Для статической зоны ответственности последовательность определяется случайным образом.

Приведем несколько примеров, чтобы нагляднее объяснить, в каких случаях используется тот или иной тип множественного исполнения.  

начало примера

Пример 1.

Рассмотрим работу склада. Подготовить заказ к отправке может любой сотрудник. Не имеет значения, кто именно будет заниматься комплектацией и упаковкой, существенно лишь, чтобы задача была выполнена максимально быстро. Если вы выберете опцию Кто первый, задача придет каждому сотруднику склада, и тот, кто менее загружен в данный момент, сможет сразу приступить к выполнению. Как только система получит подтверждение, что работа начата (для этого нужно нажать на кнопку в карточке задачи), она отменит задачу для других сотрудников.

конец примера

начало примера

Пример 2.

Рассмотрим задачу ознакомления с результатами совещания. После того как совещание проведено, его итоги фиксируются и отправляются участникам. Нам важно, чтобы каждый сотрудник, присутствовавший на совещании, прочитал эту информацию, но последовательность, с которой задача будет выполнятся, не имеет значения. Если вы выберете опцию Параллельное исполнение, все участники совещания получат задачу Ознакомиться с итогами, и пока каждый из них не завершит работу, процесс не двинется дальше.

конец примера

начало примера

Пример 3.

Предположим, нам необходимо, чтобы несколько руководителей прочитали и утвердили отчет, прежде чем процесс продолжится. Если вы выберете опцию Последовательное исполнение, то система назначит задачу рассмотрения сначала одному руководителю, а после того, как он утвердит отчет, — другому. В настройках перехода вы можете указать, каким образом поступить, если кто-то из согласующих отклонит отчет. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь.

конец примера

Вкладка «Форма»

Задача_05

На этой вкладке вы определяете, каким образом будет выглядеть форма задачи.

Чтобы настроить форму, перетащите переменные из столбца Контекст в столбец Название на форме. Чтобы создать новую перемененную, нажмите на кнопку + Добавить. Каждая переменная — это поле на форме задачи.

Укажите, какие переменные обязательны для заполнения 8.png, а какие доступны только для чтения 9.png. Поля, доступные только для чтения, можно скрывать с формы, если они не заполнены. Для этого нажмите на название поля в списке - откроется окно с его настройками. Поставьте галочку Скрывать, если не заполнено.

Задача_06

Эта настройка доступна для полей всех типов, кроме полей типа Приложение.

Если вы добавили переменную типа Приложение, то вы можете добавить на форму и поля этого приложения. Для этого нажмите на название приложения в столбце Название на форме. В открывшемся окне зайдите во вкладку Свойства, выберите нужные поля и нажмите Сохранить.

Задача_07

Поля будут добавлены на форму.

Задача_08

Если поля должны быть редактируемыми, а у пользователя нет соответствующего доступа к приложению, то система автоматически даст ему возможность редактировать эти поля на форме задачи. Пользователь не получает прямого доступа к приложению и не сможет редактировать эти поля после заполнения формы.

Имейте в виду, если вы настраиваете бизнес-процесс на уровне приложения, то на вкладке Форма вы увидите переключатель, который позволяет работать как с переменными процесса, так и со свойствами приложения.

Переключайтесь на контекст процесса, если вы хотите работать с переменными, которые имеют непосредственное отношение к бизнес-процессу, но не связаны напрямую с приложением. В качестве примера, можно привести такие переменные, как инициатор, комментарий к задаче, исполнитель зоны ответственности, другое приложение раздела и т.д.

Выбирайте контекст приложения, если хотите добавить или удалить свойства, которые имеют отношение только к приложению. Добавленное в дизайнере свойство будет отображаться на карточках просмотра или редактирования приложения.

Если функционала стандартной формы недостаточно, создайте собственный шаблон при помощи low-code дизайнера. Подробно о том, как создавать шаблоны форм, мы написали в этом разделе.  

Вкладка «Время выполнения»

Задача_09

Для некоторых задач время выполнения — критичный показатель. Особенно это касается работы с клиентами. Быстро обработанная заявка, вовремя доставленный товар обеспечивают ваше конкурентное преимущество.

На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдет, если в указанное время задача сделана не будет.

Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:

  • Точное время — укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учетом настройки рабочего календаря
    4_.PNG
  • Переменная иногда определить точное время работы в часах невозможно, но при этом важно, чтобы задача была выполнена к определенному сроку. Например, сотрудник указывает даты отпуска, а бухгалтер должен рассчитать сумму отпускных и выдать деньги до того момента, как сотрудник уйдет отдыхать. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной.

Может случиться так, что задача не будет выполнена к указанному времени, несмотря на установленные сроки. В этом случае нужны инструменты контроля, позволяющие вовремя отреагировать на ситуацию и принять необходимые меры.

В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.

Задача_11

В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель вовремя не завершит задачу.

360011020911-mceclip1

Система автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечет, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.

360010987252-mceclip4

Например, для компании очень важно соблюдать сроки обработки заказов. Работники склада должны вовремя проверять наличие товара и при необходимости производить закупки отсутствующих позиций. Время выполнения этой задачи ограничено. Если сотрудник не уложится в срок, ELMA365 автоматически сообщит об этом руководителю склада.  

Вкладка «Переходы»

Задача_14

На этой вкладке вы можете настроить все исходящие переходы задачи: редактировать название, добавить текст подтверждения, выбрать цвет кнопки и т. д. Чтобы перейти к настройкам, нажмите на название перехода. Подробнее о том, как работать с переходами, читайте в этой статье.