В решении Управление номенклатурой дел преднастроен бизнес-процесс для уничтожения дел с истёкшим сроком хранения. Он запускается автоматически в начале каждого года.
За отбор и уничтожение дел ответственны следующие сотрудники:
- делопроизводитель контролирует и проверяет создание акта об уничтожении дел, не подлежащих хранению;
- члены экспертной комиссии рассматривают акт и принимают решение об уничтожении дел;
- руководитель утверждает акт.
В ходе процесса:
- Делопроизводителю приходит задача проверить данные для создания акта об уничтожении.
- Членам экспертной комиссии и начальнику архива приходит задача согласовать акт об уничтожении, где они могут ознакомиться с данными акта, автоматически сгенерированными в файл.
Процесс перейдёт к следующему шагу только после того, как все члены экспертной комиссии согласуют акт.
- Согласованный акт об уничтожении нужно подписать у руководителя и председателя экспертной комиссии.
Если администратор системы настроил электронный тип оформления отчётных документов, руководителю и председателю комиссии придёт задача подписать акт с помощью электронной подписи.
При бумажном оформлении акта выполните следующие действия:
- скачайте файл акта, нажав на его название;
- распечатайте и подпишите акт у руководителя и председателя экспертной комиссии;
- прикрепите к задаче скан-копию подписанного акта. Бумажную версию оставьте у делопроизводителя компании;
- нажмите кнопку Подписано.
Акты хранятся в приложении Акты об уничтожении документов.
Была ли статья полезной?