Дела позволяют объединять документы определённой тематики. Тема документов отражена в заголовках дел, соответствующих Типовому перечню. Заголовки дел, которые используются для фиксирования документов в дела, перечислены в номенклатуре дел подразделения. Номенклатуры подразделений объединяются в номенклатуру дел компании.
Таким образом, вы можете создать дела и добавить в них документы только после формирования номенклатур.
Управление делами компании осуществляется делопроизводителями в приложении Дело. Здесь вы можете:
- создавать и хранить дела;
- отслеживать состав документов;
- закрывать дела;
- запускать экспертизу ценности закрытых дел.
Создать дело
Чтобы создать дело:
- Перейдите в приложение Дело и нажмите в правом верхнем углу страницы + Дело.
- Заполните поля:
- Организация* — выберите юрлицо компании;
- ГО/Филиал* — выберите подразделение компании уровня ГО/Филиал.
Если для указанного юрлица уже создано такое подразделение, поле заполнится автоматически;
- Номенклатура дел* — выберите номенклатуру дел компании;
- Год — поле заполняется автоматически после указания номенклатуры дел компании;
- Заголовок дела* — выберите заголовок дела, в которое хотите помещать соответствующие документы;
- Том — введите номер тома, в котором хранится дело;
- Название* — после указания заголовка дела поле заполнится автоматически;
- Способ хранения* — выберите, в каком виде вы храните документы: электронном или бумажном;
- Переходящее/непереходящее* — отметьте, будет ли обработка документов дела переходить на следующий год или завершится в текущем;
- Год уничтожения — поле заполнится автоматически исходя из года начала действия и срока хранения документов данного вида.
- Нажмите кнопку Сохранить.
После этого дело появится на странице приложения.
Всем новым делам присваивается статус Действующее. В рамках документооборота дело может быть закрыто, отправлено в архив или уничтожено. Чтобы отслеживать статусы дел, настройте отображение данных на странице в виде канбан-доски.
Добавить документ в дело
В ELMA365 документы создаются и хранятся в разных разделах. Чтобы все они фиксировались в делах раздела Управление номенклатурой и к ним применялась экспертиза ценности, используйте виджет добавления в дело.
Чтобы разместить виджет на формах элементов и настроить его, обратитесь к администратору системы.
Для фиксации документа в деле с помощью виджета, нажмите на форме кнопку Добавить в дело и в открывшемся окне заполните поля:
- Организация* — укажите юрлицо компании;
- ГО/Филиал* — выберите подразделение уровня ГО/Филиал;
- Номенклатура дел* — выберите номенклатуру дел компании;
- Заголовок дела* — укажите заголовок дела, в которое хотите добавить документ;
- Дело* — добавьте или выберите дело для фиксации документа.
Нажмите Сохранить.
Документ отобразится в деле на вкладке Список документов.
Закрыть дело
После того как дело перестало использоваться в делопроизводстве компании, его нужно закрыть.
Вы можете закрыть дело:
- на странице приложения Дело, перетащив карточку дела по канбан-доске из статуса Действующее в статус Закрытое;
- в карточке дела нажмите кнопку Сменить статус. Выберите новый статус Закрытое и оставьте комментарий;
- в карточке дела на боковой панели возле названия статуса Действующее нажмите кнопку Изменить.
При наличии закрытых дел вы можете провести экспертизу ценности документов компании, чтобы передать дела в архив или уничтожить. Подробнее читайте в статье «Экспертиза ценности».