Начало внимание
Устанавливать и настраивать решение может только администратор системы.
Конец внимание
Чтобы импортировать решение Управление номенклатурой дел, выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел Администрирование > Решения и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Решение.
- В открывшемся окне выберите Скачать и перейдите в каталог ELMA365 Store.
- Найдите в каталоге решение Управление номенклатурой дел и нажмите кнопку Попробовать бесплатно. Решение будет доступно для работы в течение 14 дней.
Подробнее о загрузке решений читайте в статье «Импорт решения из ELMA365 Store».
- Во время установки решения вы можете добавить сотрудников в группы Делопроизводители и Архивариусы. Эти данные используются для определения участников бизнес-процессов и для ограничения доступа к разделам решения.
- После установки решения в систему добавится раздел Управление номенклатурой, модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел, а также виджет для добавления документов в дела.
Начало внимание
Установленное решение Управление номенклатурой дел нельзя разблокировать. Это значит, что вы не можете добавлять в него разделы и приложения, изменять бизнес-процессы и т. д.
Конец внимание
По прошествии бесплатного периода для работы с решением его нужно активировать. Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Управление лицензиями и на карточке решения Управление номенклатурой дел нажмите кнопку Активировать.
- Скопируйте регистрационный токен решения и передайте его менеджеру ELMA365.
- Вставьте полученный ключ активации в соответствующее поле и нажмите кнопку Активировать.
Подробнее читайте в статье «Лицензии ELMA365 Store».
Включить модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел
Активируйте модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел, чтобы автоматически заполнить справочники:
- Год, в котором перечислены года, доступные для формирования номенклатуры;
- Типовой перечень, где содержатся шаблоны документов, соответствующие Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Кроме того, если у вас установлено бизнес-решение СХЭД и Архивное дело, модуль обеспечивает обмен данными между разделами Управление номенклатурой, СХЭД и Архивное дело для создания непрерывного документооборота в компании.
Чтобы включить модуль:
- Перейдите в раздел Администрирование > Токены и создайте токен, нажав в правом верхнем углу кнопку + Токен. Скопируйте полученный токен.
- Перейдите в раздел Администрирование > Модули и откройте карточку модуля для архивного дела и управления номенклатурой дел. Нажмите кнопку Включить.
- В поле Токен для работы с api* вставьте скопированный токен и нажмите кнопку Настройка решений.
- Дождитесь окончания процесса обновления. По завершении вы получите задачу с результатами обновления и инструкцией по предварительной настройке решения.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Заполнить справочник «Мои юридические лица»
Для формирования структуры номенклатуры вам понадобятся данные о вашей организации, а также о её филиалах, дочерних юрлицах и т. д. Эти данных создаются и хранятся в системном справочнике Мои юридические лица.
Если в вашей компании справочник уже заполнен, пропустите этот шаг.
Чтобы добавить юрлицо:
- Перейдите в раздел Системные справочники > Мои юридические лица.
- В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Юридическое лицо и в открывшемся окне заполните поля информацией о компании.
Вы можете отредактировать данные юрлица, нажав в его карточке кнопку Редактировать.
Настроить права доступа к разделу «Управление номенклатурой»
Доступ к приложениям раздела Управление номенклатурой ограничен. Чтобы сотрудники могли работать с нужными данными, добавьте их в группы Делопроизводители и Архивариусы.
Вы можете сделать это следующими способами:
- указать сотрудников каждой группы во время установки решения;
- перейти в раздел Администрирование > Группы и отредактировать группу, добавив участников;
- отметить группу в карточке пользователя в разделе Администрирование > Пользователи.
Вы также можете выдать определённым сотрудникам права, используя настройки доступа на уровне приложений. Подробнее об этом читайте в статье «Доступ к данным приложения».
Настроить тип оформления номенклатуры
В разделе Управление номенклатурой предусмотрено оформление учётных документов как в бумажном, так и в электронном виде.
Для электронного оформления документов:
- рядом с названием раздела Управление номенклатурой нажмите значок шестерёнки и выберите Дополнительные параметры;
- измените параметр Тип оформления > Электронный, нажав значок карандаша.
Обратите внимание, этим действием вы меняете способ утверждения учётных документов делопроизводства — с помощью электронной подписи. Это не влияет на выбранный способ хранения дел при формировании номенклатур. Документы компании могут храниться в электронном виде в системе или в бумажном виде.
Если вы оставите тип оформления по умолчанию — бумажный, тогда в разделе Управление номенклатурой учётные документы будут формироваться автоматически по шаблонам, но их подписание и хранение будет осуществляться в бумажном виде в офисе компании.
Настроить виджет добавления в дело
В ELMA365 документы создаются и хранятся в разных разделах. Чтобы все они фиксировались в делах раздела Управление номенклатурой и к ним применялась экспертиза ценности, используйте виджет добавления в дело.
- На форме элемента разместите виджет добавления в дело.
- Перейдите к настройкам виджета и на вкладке Основные в поле Документ для добавления в дело выберите Ссылка на текущий элемент.
- Нажмите Сохранить и опубликуйте шаблон формы.
Подробнее о добавлении документов в дела читайте в статье «Управление делами».