Начало внимание
Устанавливать и настраивать решение может только администратор системы.
Конец внимание
Чтобы импортировать решение Управление номенклатурой дел, выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел Администрирование > Решения и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Решение.
- В открывшемся окне выберите Скачать и перейдите в каталог ELMA365 Store.
- Найдите в каталоге решение Управление номенклатурой дел и нажмите кнопку Попробовать бесплатно. Решение будет доступно для работы в течение 14 дней.
Подробнее о загрузке решений читайте в статье «Импорт решения из ELMA365 Store».
- После проверки и установки решение появится на странице. В систему также добавится раздел Управление номенклатурой, модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел, а также виджет для добавления документов в дела.
По прошествии бесплатного периода для работы с решением его нужно активировать. Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Управление лицензиями и на карточке решения Управление номенклатурой дел нажмите кнопку Активировать.
- Скопируйте регистрационный токен решения и передайте его менеджеру ELMA365.
- Вставьте полученный ключ активации в соответствующее поле и нажмите кнопку Активировать.
Подробнее читайте в статье «Лицензии ELMA365 Store».
Включить модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел
Активируйте модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел, чтобы автоматически заполнить справочники:
- Год, в котором перечислены года, доступные для формирования номенклатуры;
- Типовой перечень, где содержатся шаблоны документов, соответствующие Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Кроме того, если у вас установлено бизнес-решение Архивное дело, модуль обеспечивает обмен данными между разделами Управление номенклатурой и Архивное дело для создания непрерывного документооборота в компании.
Чтобы включить модуль:
- Перейдите в раздел Администрирование > Токены и создайте токен, нажав в правом верхнем углу кнопку + Токен. Скопируйте полученный токен.
- Перейдите в раздел Администрирование > Модули и откройте карточку модуля для архивного дела и управления номенклатурой дел. Нажмите кнопку Включить.
- В поле Токен для работы с api* вставьте скопированный токен и нажмите кнопку Обновить данные приложений.
- Дождитесь окончания процесса обновления. По завершении вам придёт задача проверить результат обновления.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Заполнить справочник «Мои юридические лица»
Для формирования структуры номенклатуры вам понадобятся данные о вашей организации, а также о её филиалах, дочерних юрлицах и т. д. Эти данных создаются и хранятся в системном справочнике Мои юридические лица.
Если в вашей компании справочник уже заполнен, пропустите этот шаг.
Чтобы добавить юрлицо:
- Перейдите в раздел Системные справочники > Мои юридические лица.
- В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Юридическое лицо и в открывшемся окне заполните поля информацией о компании.
Вы можете отредактировать данные юрлица, нажав в его карточке кнопку Редактировать.
Настроить права доступа к разделу «Управление номенклатурой»
По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к разделу Управление номенклатурой и всем его приложениям.
Доступ можно ограничить на уровне раздела, приложения и данных приложения. Например, все пользователи могут просматривать дела с документами в приложении Дело, но создавать дела и запускать экспертизу ценности могут только делопроизводители. Подробнее читайте в разделе «Система прав доступа в ELMA365».
Настроить тип оформления номенклатуры
В разделе Управление номенклатурой предусмотрено оформление учётных документов как в бумажном, так и в электронном виде.
Для электронного оформления документов:
- рядом с названием раздела Управление номенклатурой нажмите значок шестерёнки и выберите Дополнительные параметры;
- измените параметр Тип оформления > Электронный, нажав значок карандаша.
Обратите внимание, этим действием вы меняете способ утверждения учётных документов делопроизводства — с помощью электронной подписи. Это не влияет на выбранный способ хранения дел при формировании номенклатур. Документы компании могут храниться в электронном виде в системе или в бумажном виде.
Если вы оставите тип оформления по умолчанию — бумажный, тогда в разделе Управление номенклатурой учётные документы будут формироваться автоматически по шаблонам, но их подписание и хранение будет осуществляться в бумажном виде в офисе компании.
Настроить виджет добавления в дело
В ELMA365 документы создаются и хранятся в разных разделах. Чтобы все они фиксировались в делах раздела Управление номенклатурой и к ним применялась экспертиза ценности, используйте виджет добавления в дело.
- На форме элемента разместите виджет добавления в дело.
- Перейдите к настройкам виджета и на вкладке Основные в поле Документ для добавления в дело выберите Ссылка на текущий элемент.
- Нажмите Сохранить и опубликуйте шаблон формы.
Подробнее о добавлении документов в дела читайте в статье «Управление делами».