Экспертиза ценности

Документы, добавленные в систему, фиксируются в определённых делах, соответствующих номенклатуре. Со временем дела теряют актуальность и не используются в компании. Их необходимо закрыть и передать в архив.

При этом у каждого дела есть срок хранения, указанный для его заголовка в Типовом перечне. По истечении срока закрытое дело и входящие в него документы можно уничтожить.

Решение о судьбе документов принимает специально назначенная экспертная комиссия. Члены комиссии обозначаются в структуре номенклатуры для подразделений уровня ГО/Филиал.

В приложении Дела преднастроен бизнес-процесс оценки ценности документов и закрытых дел. В результате оценки формируется опись передачи дел в архив и акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Инициаторами проведения ценности документов являются делопроизводители.

Провести экспертизу ценности

  1. Перейдите в приложение Дела и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку Экспертиза ценности.
  2. Укажите юрлицо организации и подразделение уровня ГО/Филиал. Поле Текущий Год заполняется автоматически.
  3. Нажмите кнопку Запустить экспертизу ценности.
  4. Опись дел указанной номенклатуры производится автоматически. Дела анализируются по сроку хранения. По итогу отбора формируется опись для передачи дел в архив.  

Делопроизводителю придёт задача ознакомиться с получившейся описью:

  • откройте файл описи и проверьте сформированный список закрытых дел и входящих в них документов;
  • нажмите кнопку Готово.

case-value-inspection-1

Опись хранится в приложении Описи по подразделениям.

  1. Если у вас установлено бизнес-решение СХЭД и Архивное дело, вам придёт задача проверить опись для передачи документов в архив. Нажмите кнопку Готово.

Опись отобразится в разделе Архивное дело > Описи дел отделов, а в приложении Архив зафиксируются недействующие дела. Если в архив поступают электронные документы, они будут собраны в разделе CХЭД.

Чтобы завершить процесс архивирования документов, отправьте опись на согласование ответственному за архив. Подробнее читайте в статье «Опись дел и архивирование».