Документы, добавленные в систему, фиксируются в определённых делах, соответствующих номенклатуре. Со временем дела теряют актуальность и не используются в компании. Их необходимо закрыть и передать в архив.
При этом у каждого дела есть срок хранения, указанный для его заголовка в Типовом перечне. По истечении срока закрытое дело и входящие в него документы можно уничтожить.
Решение о судьбе документов принимает специально назначенная экспертная комиссия. Члены комиссии обозначаются в структуре номенклатуры для подразделений уровня ГО/Филиал.
В приложении Дела преднастроен бизнес-процесс оценки ценности документов и закрытых дел. В результате оценки формируется опись передачи дел в архив и акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Инициаторами проведения ценности документов являются делопроизводители.
Провести экспертизу ценности
- Перейдите в приложение Дела и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку Запустить экспертизу ценности.
- Укажите юрлицо организации и подразделение уровня ГО/Филиал. Поле Текущий Год заполняется автоматически.
- Нажмите кнопку Запустить экспертизу ценности.
- Автоматически проверяется срок хранения дел и входящих в них документов. В результате формируется опись дел, подлежащих передаче в архив. Если в делах найдены документы с истёкшим сроком хранения, для них создаётся акт об уничтожении. Подробнее о работе с ним читайте в статье «Уничтожить дело».
- Делопроизводителю придёт задача ознакомиться с описью. Для этого ему нужно открыть файл описи и проверить сформированный список закрытых дел и входящих в них документов, нажать кнопку Готово.
Опись хранится в приложении Описи по подразделениям.
- Если у вас установлено бизнес-решение СХЭД и Архивное дело, вам придёт задача проверить опись для передачи документов в архив. Нажмите кнопку Готово.
Опись отобразится в разделе Архивное дело > Описи дел отделов, а в приложении Архив зафиксируются недействующие дела. Если в архив поступают электронные документы, они будут собраны в разделе CХЭД.
Чтобы завершить процесс архивирования документов, отправьте опись на согласование ответственному за архив. Подробнее читайте в статье «Опись дел и архивирование».