Сотрудники создают заявки на закупку, когда возникает необходимость приобрести что-то для компании, например, канцелярские товары, технику или оборудование для проектов. После формирования заявка отправляется на согласование, затем по указанным потребностям выполняется закупка.
Чтобы добавить заявку:
- Перейдите в раздел Потребности и откройте приложение Заявки на закупку.
- Нажмите кнопку + Заявка на закупку в правом верхнем углу. Откроется форма создания заявки.
- Выберите юридическое лицо компании, которое является заказчиком закупки.
- Если администратор системы при первичной настройке бизнес-решения включил работу с бюджетированием, вы увидите блок Бюджет. Укажите центр финансовой ответственности и бюджет, из которого запрашиваются средства на закупку. Они выбираются из справочников ЦФО и Бюджеты. Это позволяет зарезервировать сумму, необходимую для оплаты заявки.
- Внесите информацию о каждой потребности. Если вы не можете указать точное наименование товара или услуги из справочника Номенклатура, отметьте опцию Номенклатура неизвестна. Тогда выбирать определённую позицию номенклатуры необязательно. Её заполнит ответственный за направление закупки при согласовании потребностей.
- Укажите записи из справочников Направления закупки, Единицы измерения, Основания потребностей и Адреса, укажите сроки, количество и максимальную стоимость потребности. Сумма по потребности рассчитается автоматически.
Если администратор системы включил работу с бюджетированием, вы увидите статью бюджета, к которой относится потребность, а также лимит стоимости за единицу и общей суммы затрат на выбранное направление закупки. Если сумма превышает установленный лимит, вы увидите предупреждение и не сможете добавить потребность в заявку.
- Оставьте комментарий в поле Минимальные требования и при необходимости прикрепите файлы.
- После ввода всех данных по потребности нажмите кнопку Добавить потребность в заявку. Отредактировать созданную потребность нельзя, но вы можете удалить её, нажав справа значок корзины, и внести данные заново.
- Чтобы создать ещё одну потребность, нажмите кнопку + Потребность и введите информацию о ней.
- Если вы хотите вернуться позже и дополнить заявку, вы можете сохранить её без отправки на согласование. Для этого над списком потребностей отметьте Сохранить заявку как черновик.
- Нажмите Сохранить.
Если заявка не отмечена как черновик, автоматически запустится процедура согласования.
Чтобы перейти к черновику заявки и дополнить её, откройте в приложении Заявки на закупку её карточку и нажмите Редактировать. Когда все потребности внесены, нажмите в карточке заявки Отправить на согласование.
Заявка рассматривается в два этапа:
- Согласование потребностей. Выполняется сотрудниками, ответственными за указанные в заявке направления закупки. Они оценивают обоснованность приобретения именно этих товаров и услуг с учётом особенностей своего направления.
- Финальное согласование заявки. Ответственные выбираются в зависимости от суммы заявки согласно данным из справочника Матрица согласования. На этом этапе оценивается целесообразность затрат и подтверждается необходимость закупки.
В случае отказа на любом этапе вам придёт задача корректировки потребностей.
После согласования заявки проводится закупка указанных товаров и услуг.
Вы можете отслеживать статус согласования и проведения закупочной процедуры в карточке заявки в приложении Заявки на закупку.
