Этот сценарий поможет настроить документооборот в ELMA365 CSP. Вы определите формат внедрения: выберете готовое решение или организуете сквозные маршруты документов с нуля, ознакомитесь с приложениями типа Документ, зададите внешний вид карточек, настроите работу с файлами и версиями, способ хранения, обмен через ЭДО и права доступа.
Например, компания может автоматизировать обработку входящих, первичных и распорядительных документов, служебных записок или договоров. Для каждого сценария важно определить правила регистрации, круг ответственных лиц, этапы жизненного цикла и итоговое место хранения документов.
Сценарий показывает общую логику настройки и не заменяет подробные инструкции. На каждом этапе вы найдёте ссылки на статьи справки с подробным описанием нужных действий.
Подготовка перед началом настройки
Перед настройкой определите следующие параметры:
- виды документов — с какими документами будет работать компания: договоры, ОРД, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденця, первичные документы и т. д.;
- жизненный цикл — какие этапы проходит документ: создание, согласование, подписание, регистрация, хранение;
- матрица ролей — кто из сотрудников участвует в документообороте: создаёт, согласует, подписывает, регистрирует и архивирует документы;
- необходимые данные — какие реквизиты нужны в карточке документа;
- правила работы с файлами — какие возможности понадобятся: поддержка версионности, сравнения версий, локальное офлайн-редактирование;
- организация делопроизводства — как настроить хранение и обмен документами: потребность в электронном архиве, ведении номенклатуры дел и интеграции с операторами ЭДО.
Шаг 1. Определите сценарии работы с документами
Сначала сформируйте требования к процессам обработки документов и определите, какие части ELMA365 CSP для этого нужны.
Примеры базовых рабочих сценариев:
- входящее письмо регистрируется в системе > назначается ответственный исполнитель > документ передаётся в работу;
- служебная записка создаётся сотрудником > отправляется на внутреннее согласование по заданному маршруту;
- первичный документ поступает в систему > распознаётся при помощи искусственного интеллекта > добавляется в реестр;
- финальная версия договора подписывается электронной подписью > отправляется контрагенту через оператора ЭДО.
Решите, какие возможности ELMA365 CSP нужно настроить: готовые решения, приложения типа Документ, маршруты документов, электронный архив, номенклатура дел или интеграции с ЭДО.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Состав и функции ELMA365 CSP» — какие возможности доступны для работы с документами;
- «Этапы настройки документооборота с нуля в ELMA365 ECM» — общий маршрут настройки документооборота.
Конец примечание
Шаг 2. Выберите подход: готовое решение или настройка с нуля
В зависимости от требований компании для процессов документооборота выберите формат работы:
- установка готовых решений — подходит, если ваш сценарий близок к типовому. Преднастроенные решения можно использовать как основу и адаптировать под процессы компании. При выборе этого способа перейдите к шагу 7 в текущей статье.
К примерам решений относятся: для договоров — Управление договорами, для ОРД — ОРД, для служебных записок — Служебные записки, для входящей и исходящей корреспонденции — Корреспонденция;
- проектирование с нуля — используется, если сценарий отличается от стандартных бизнес-моделей. Вы сможете настроить собственные приложения типа Документ, карточки и маршруты.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Состав и функции ELMA365 CSP» — какие бизнес-решения для организации документооборота можно установить в компанию;
- «Управление договорами» — как устроена работа с договорами;
- «Адаптация решения „Управление договорами“ под ваши потребности» — как изменить решение под процессы компании;
- «ОРД» — как организовать работу с организационно-распорядительными документами;
- «Служебные записки» — как работать со служебными записками;
- «Корреспонденция» — как работать с входящей и исходящей корреспонденцией.
Конец примечание
Шаг 3. Настройте приложения для документов при проектировании сценария с нуля
Если вы выбрали готовое решение CSP, перейдите к шагу 7 и проверьте, какие дополнительные настройки нужны для вашего сценария.
Если вы настраиваете документооборот с нуля, определите, где будут храниться документы каждого типа.
Для работы с файлами, карточками документов, версиями и маршрутами предусмотрено приложение типа Документ. Создайте отдельные приложения для документов каждого вида.
Например, в зависимости от обрабатываемых видов документов в компании можно добавить приложения: Договоры, Служебные записки, Входящая корреспонденция.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Приложение типа „Документ“» — что такое приложение типа Документ;
- «Файлы vs приложения типа „Документ“» — когда использовать раздел Файлы, а когда приложение типа Документ;
- «Настройки приложения типа „Документ“» — какие параметры доступны для документного приложения.
Конец примечание
Шаг 4. Настройте карточку, файл и версии документа
Задайте данные и реквизиты, которые нужны для работы в карточке документа, и определите порядок взаимодействия пользователей с файлом.
Карточка должна содержать ключевые сведения о документе: его название или тип, ответственного, стадию обработки, а также доступные действия. Например, на форме приложения Договоры можно разместить информацию: контрагента, номер, дату, сумму, срок действия, ответственного сотрудника, статус и связанный файл.
Если документ проходит несколько редакций, настройте работу с версиями: загрузку новых файлов, сравнение изменений и локальное редактирование.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Карточка приложения типа „Документ“» — как устроена карточка документа;
- «Пример: Настроить приложение в Low-code дизайнере» — как настроить поля и отображение данных на форме;
- «Версионность документов и сравнение версий» — как хранить версии документов и сравнивать изменения;
- «Локальное офлайн-редактирование документов» — как редактировать документы локально.
Конец примечание
Шаг 5. Настройте маршрут документа
Определите маршрут обработки документа и участников на каждом этапе.
Например, для договора можно настроить следующий маршрут: подготовка > согласование юристом > согласование руководителем > подписание > регистрация > передача в архив.
Если правила обработки зависят от входных данных условий, добавьте ветвления маршрута. Например, договоры на крупную сумму можно отправлять на дополнительное согласование генеральному директору.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Моделирование маршрута документа» — как настроить этапы обработки документа;
- «Моделирование процессов в ELMA365» — как настроить процесс с задачами, условиями и автоматическими действиями.
Конец примечание
Шаг 6. Опционально настройте регистрацию и хранение
Если документы нужно регистрировать, хранить в делах заданной номенклатуры или передавать в архив, настройте соответствующие механизмы.
Например, подписанный договор можно зарегистрировать, добавить в реестр и передать на хранение по нужной категории.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Работа с номенклатурой дел» — как настроить номенклатуру с нуля и организовать хранение документов;
- «Настройка регистрации документов» — как включить и настроить регистрацию в приложении типа Документ;
- «Электронный архив» — как работать со специальным решением для архивирования документов;
- «Установка и первичная настройка решения „Электронный архив“» — как подготовить архив к работе;
- «Добавить документ в приложение „Реестр“» — как добавить документ в реестр;
- «Управление номенклатурой дел» — как в специальном решении организовать хранение документов по номенклатуре.
Конец примечание
Шаг 7. Настройте обмен через ЭДО при работе с контрагентами
Если в сценарии предполагается взаимодействие с контрагентами в юридически значимом электронном формате, настройте интеграцию с операторами ЭДО. Вы сможете отправлять документы, подписывать или получать их из внешних систем.
Например, договор или комплект закрывающих документов можно отправить через Диадок или СБИС, получить статус документа и сохранить в архив.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Диадок отправить документ или пакет документов» — как настроить отправку документа через Диадок;
- «Диадок подписать документ или пакет документов» — как подписать документ электронной подписью с помощью Диадок;
- «СБИС» — какие возможности доступны для интеграции со СБИС.
Конец примечание
Шаг 8. Настройте права доступа
Определите полномочия сотрудников на работу с документами в зависимости от их должности или роли. К доступным действиям относятся: создание, просмотр, согласование, редактирование, подписание и архивирование документов.
Например, права доступа могут быть настроены следующим образом:
- инициатор — создаёт документы и просматривает только свои записи;
- юрисконсульт — редактирует документы на этапе правовой экспертизы;
- руководитель подразделения — просматривает документы подчинённых и согласовывает их;
- архивариус или регистратор — имеет доступ к реестру, номенклатуре дел, журналам нумерации и архиву, а также регистрирует документы;
- администратор — управляет техническими настройками, имеет неограниченный доступ к приложениям.
Если доступ зависит от типа документа, статуса, подразделения или ответственного, используйте ограничения на уровне приложения, папок или отдельных элементов.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Система прав доступа в ELMA365» — как устроены уровни доступа;
- «Доступ к данным приложения» — как настроить доступ к данным;
- «Ограничение на уровне элементов приложения» — как ограничить доступ к отдельным документам.
Конец примечание
Шаг 9. Проверьте путь документа
После настройки проведите комплексную проверку сценариев делопроизводства. Тестируйте работу не только для роли администратора, но и для других участников процессов: инициатора, согласующего, подписанта, регистратора, архивариуса и т. д.
Критерии успешной проверки:
- документ корректно создаётся в нужном приложении или в рамках готового решения;
- в карточке отображаются необходимые реквизиты, отмечены обязательные для заполнения поля;
- файлы загружаются, поддерживается версионирование документов и возможность сравнения версий;
- маршрут согласования запускается автоматически, задачи распределяются по исполнителям;
- ветвления маршрута отрабатывают при изменении условий;
- доступна регистрация документа, хранение в номенклатуре дел, передача в архив;
- пользователи видят только доступные им документы.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Доступ к приложению» — как проверить доступ к приложениям;
- «Доступ к данным приложения» — как проверить доступ к клиентским данным;
- «Комбинации настроек доступа» — как разные уровни доступа работают в комплексе.
Конец примечание
Коротко по маршруту
- Определите сценарии работы с документами.
- Выберите подход: готовое решение CSP или настройка с нуля.
- Если настраиваете с нуля, создайте приложения типа Документ.
- Настройте карточку, файл и версионирование документа.
- Настройте маршрут согласования или обработки.
- Если нужно, настройте регистрацию, архив или номенклатуру дел.
- Если нужен обмен с контрагентами, настройте ЭДО.
- Настройте права доступа к документам.
- Проверьте маршрут документа от создания до хранения.