Жизненный цикл проекта
ELMA365 Проекты автоматически запускает процессы при смене стадий проекта. Эти процессы могут не только автоматизировать процедуры смены стадий (отправка документации в архив компании при завершении проекта), но и осуществлять проверку выполнения требований, необходимых для смены стадии (нельзя запустить проект в работу, пока не согласовано техническое задание)
Особенно это удобно для автоматизации процессов согласования, проверки наличия документации и условий, необходимых для перехода на новую стадию, автоматизации процедур инициации и завершения проектов.
Шаблоны проекта
В организациях, для которых характерно ведение проектной деятельности, рано или поздно появляются однотипные проекты. Чтобы каждый раз не тратить время на создание однотипных проектов с нуля, в ELMA365 Проекты можно использовать собственные шаблоны проектов.
При создании проекта из шаблона автоматически создается план проекта, проектные роли, структура папки с документами, структура бюджета проекта. Остается лишь уточнить все эти составляющие.
Показатели портфеля проектов
Решение ELMA365 Проекты построено на Low-сode платформе, что позволяет легко его адаптировать под нужды любой компании. Так, система позволяет гибко управлять данными проектов и позволяет легко вводить произвольные метрики проектов. Именно те, которые нужны конкретной организации для эффективного проектного управления.
Эти данные можно выгружать во внешнюю BI-систему или использовать собственные инструменты визуализации ELMA365: в системе большое количество встроенных видов графиков и таблиц. Вся визуализация проектной деятельности собирается в интерактивные дашборды, которые отображают информацию в режиме реального времени.
Управление бюджетом
ELMA365 Проекты позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей: формирование этапов, плановые значения доходов и расходов, учет факта по документам.
Фактические значения оформляются в документ, который можно отправить по процессу согласования прямо в системе.
Таким образом, бюджет проекта представляет собой не безликие цифры — в любой момент можно просмотреть не только движение средств, но и узнать какие сотрудники участвуют и ответственны за эти процессы. Также отчеты можно сформировать в виде удобных диаграмм.
Управление ресурсами
ELMA365 Проекты позволяет вести учет трудовых и материальных ресурсов на проекте. Для каждой задачи можно указать список вовлеченных в нее сотрудников, а также используемое оборудование и помещения.
В расширенном представлении диаграммы Ганта можно увидеть реальную загрузку ресурсов на проекте. Переброска ресурсов осуществляется в режиме реального времени, позволяя быстро найти перегруженных и свободных сотрудников и перераспределить задачи между ними.
Система позволяет работать как с отдельным проектом, так и с целым портфелем проектов одновременно, управляя при этом всем проектным ресурсным пулом.
Главная задача решения — дать проектному офису реальную картину загрузки специалистов и оборудования и дать инструмент оптимизации и балансировки загрузки ресурсов.
Управление календарным планом
ELMA365 Проекты предоставляет качественный инструмент календарного планирования, который позволяет управлять сроками и объемами исполнения проекта. Данный календарный план совместим с календарным планом MS Project.
Сформировать и опубликовать календарный план проекта можно или вручную (самостоятельно создавать задачи, определить иерархию, настроить связи и определить исполнителей), или Импортировать из файла MS Project. В этом случае система сама назначает исполнителей и распределяет задачи. В обоих случаях, в итоге получаем план проекта. Его можно представить в виде диаграммы Ганта.
Управление рисками
Карточка проекта содержит в себе список рисков с приоритетами.
Риск считается разрешенным, когда ELMA365 Проекты сопоставит действия, устраняющие или минимизирующие эффект влияния риска на результат.
Таким образом руководитель проекта в курсе потенциальных рисков и может организовать работу по их устранению по ходу всего проекта.
Учёт трудозатрат
При управлении ресурсами особое внимание в системе уделяется учету времени сотрудников компании. ELMA365 позволяет собирать с сотрудников информацию по их загрузке, организовывать процедуру согласования трудозатрат, а также гибко управлять лимитами трудозатрат на уровне проектов и отдельных задач.
Для удобства сотрудников подача трудозатрат возможна в формате календаря, а также по прямо с карточки проекта или выполняемой проектной задачи.
Благодаря встроенной в ELMA365 система автоматизации бизнес-процессов можно настроить автоматический расчет ФОТ проекта на основе данных о загрузке сотрудников.
Управление бизнес-процессами проектного управления
Решение построено на базе системы ELMA365 — лидирующей платформе автоматизации бизнес-процессов и построения бизнес-приложений. Благодаря мощному процессному движку можно сделать управление проектами гораздо более эффективным и предсказуемым. Автоматизация бизнес-процессов позволяет минимизировать риски повторяющихся проектных процедур.
Подробнее про автоматизацию бизнес-процессов в ELMA365Профессиональные проектные организации выполняют проекты на потоке. Для таких компаний отлично подойдет наша методика Проектного конвейера, когда выполнение проекта выполняется в автоматизированной среде, система отслеживает стадии жизненного цикла проекта и выполняет все необходимые процедуры для соответствия методике ведения проектов компании
Управление проектной документацией
Для порядка в проекте важен порядок в документации. В ELMA365 Проекты для каждого проекта создается отдельная папка, в которой можно гибко управлять правами доступа, генерировать документы по шаблону, строить произвольные маршруты согласования и обработки документов, управлять архивом документов и многое другое.
В ELMA365 Проекты уже встроена своя система документооборота.
Коммуникации в проекте
В ELMA365 Проекты реализованы удобные механизмы для выстраивания качественных коммуникаций между участниками проекта. Пользователи могут отправлять друг другу сообщения по работе проекта, общаться в лентах сообщений, прикреплять файлы и документы.
Сообщения отображаются на специальном портлете в карточке проекта, где их можно комментировать. Благодаря этому вся деловая переписка по проекту сохраняется в одном месте, а все сотрудники по проекту оперативно реагируют на сообщения.
