Управление портфелем проекта — стратегический подход к эффективности бизнеса

Портфельное управление проектами (англ. project portfolio management, PPM) — это стратегический процесс централизованного управления набором (портфелем) проектов, программ проектов и операционной деятельностью компании. Благодаря такому подходу организация может эффективно планировать, контролировать и координировать свою работу, достигая при этом максимальных выгод. PPM позволяет компании принимать обоснованные решения о приоритетах и ресурсах, а также оптимизировать распределение средств и управлять рисками.

Краткое содержание

• Проектное управление и операционная деятельность
• Принципы портфельного управления
• Подходы к портфельному управлению
• Как работают ворота в модели Stage-Gate
• Другие подходы к портфельному управлению
• Инструменты портфельного управления

 

Проекты. Временные предприятия, направленные на создание уникального продукта, услуги или результата.

Программы. Ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для получения выгод, которые были бы недоступны при управлении ими по отдельности.

Портфели. Проекты, программы и доля операционной деятельности, управляемые в согласованном порядке для достижения стратегических целей. 

Операционная деятельность. Основная ежедневная деятельность организации, которая включает в себя все рутинные процессы и операции, выполняемые для обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса.

То есть управление портфелем подразумевает полную централизацию работы организации и включает в себя, как временные проекты, так и основную деятельность компании. И несмотря на то, что операционный менеджмент находится за рамками проектов, многие процессы так или иначе пересекаются и влияют друг на друга. 

Проектное управление и операционная деятельность

Проектная и операционная деятельность компании связаны между собой намного больше, чем может показаться на первый взгляд: они направлены на улучшение работы бизнеса, однако сфокусированы на разном. Из-за этого на пересечении проекта и операционки часто возникают споры и конфликты среди сотрудников.

Точками пересечения операционной и проектной деятельностей могут быть случаи: 

• разработки нового продукта;
• усовершенствования продукта;
• расширения выпуска продукции;
• улучшения в процессах разработки продукта;
• в каждой завершающей фазе;
• в конце жизненного цикла продукта.

В каждой из точек пересечения могут возникать трудности, вызванные разным видением сторон и наложением одной деятельности на другую. Проектная команда, например, может дублировать работу операционного блока или привносить неэффективные изменения в основной процесс. Портфельное управление призвано сглаживать эти моменты, приводя их к соответствию стратегическим целям компании. В задачи РРМ входит выбор правильных проектов и программ и контроль интеграции с операционной работой. 

Принципы портфельного управления

Согласно подходу портфельного управления, любая деятельность должна быть направлена на достижение стратегических целей компании, соответственно портфель формируется исходя из бизнес-плана компании. Второй важный момент - сбалансированность портфеля, проекты, собранные в него должны иметь оптимальное соотношение по рискам. То есть в портфеле должны присутствовать, как проекты со средним уровнем риска, так и проекты с высоким потенциалом доходности, но при этом имеющие высокую вероятность неудачи. Остальные правила формирования портфеля и работы с ним будут зависеть от самой организации и ее целей. 

Наиболее часто применяют следующие принципы управления портфелем проектов:

• портфель проектов должен пересматриваться при каждой стратегической сессии;
• критерии важности каждого отдельного проекта согласовываются высшим руководством и, как и портфель, пересматриваются регулярно на стратегических встречах;
• все проекты компании должны быть типизированы и распределены по портфелям;
• управление портфелем должно быть сфокусировано на достижении максимальной эффективности от всех проектов. И иногда это означает, что необходимо снизить требования к одному из проектов, чтобы увеличить общую выгоду портфеля. Постоянный мониторинг и оценка помогают оптимизировать работу и выйти на наиболее высокие показатели. 

Подходы к портфельному управлению

Есть несколько подходов к управлению портфелем проектов. Классическая модель Stage-Gate является наиболее популярной среди ИТ компаний. Stage-gate позволяет разбить большой и беспорядочный процесс реализации идеи — от ее зарождения до запуска продукта, на серию простых и понятных этапов. Как правило, методология внедряется на уровне управления проектом, при этом на уровне портфеля может наглядно отображать информацию о нахождении проектов на том или ином этапе жизненного цикла.

Рассмотрим, как работает эта методология на уровне проекта. В модели Stage-Gate проекты проходят через ряд последовательных этапов, каждый из которых представляет собой определенную фазу проекта. На каждом этапе проект оценивается с точки зрения его целей, продуктивности, технических возможностей, рисков и ожидаемых результатов. После завершения каждого этапа проект проходит через «ворота», которые являются своего рода контрольными точками и либо открывают, либо блокируют переход к следующей фазе.

Генерация идей: на нулевом этом этапе выполняется просеивание идей, анализ рынка и потенциальной пользы для компании. Определяются первоначальные критерии выбора и отбора проектов.

1 Stage. Предварительная оценка или концепция проекта: этап включает детальное исследование выбранных идей и проектов, анализ их технических возможностей, рисков и потенциальных выгод.

2 Stage. Бизнес-план: на втором этапе разрабатывается детальный план реализации выбранных проектов. Учитываются расходы и прочие необходимые ресурсы, ставятся сроки, определяются ответственные лица.

3 Stage. Разработка: проект подготавливается к реализации, на этом этапе происходит уточнение требований, создание концептуального проектного решения, и т.д.

4 Stage. Тестирование и утверждение: перед запуском проект проходит оценку жизнеспособности. Команда проводит различные виды тестирования, например, функциональное, интеграционное, регрессионное и другие. Отчеты и результаты тестирования используются для обоснования принятия решения об утверждении или внесении изменений в проект.

5 Stage. Запуск проекта: в финале проект воплощается в жизнь. Ресурсы и средства направляются на выполнение задач проекта, проводятся работы по разработке, созданию и внедрению решений.

К послепроектным мероприятиям относятся анализ и оценка результатов проекта. Аналитические исследования, сравнение плановых и фактических результатов, выявление причин отклонений помогают в будущем корректировать стратегию компании. Stage-Gate подход можно применять не только на уровне проекта, но и для портфеля проектов.

Как работают ворота в модели Stage-Gate

Основная функция ворот — блокировка нежизнеспособных идей и планов, во избежание провального запуска продукта. После прохождения этапа принимается решение о дальнейшем пути проекта, он может быть продолжен, закрыт, заморожен или перезапущен. Существует 4 варианта развития событий на проекте.

Go. Продолжение проекта. Если предыдущий этап был оценен положительно и пройден успешно, то проект переходит на следующую фазу разработки.

Kill. Закрытие проекта. Такое решение принимается, если проект не соответствует ожиданиям или не прошел оценку на предыдущем этапе. Причиной закрытия проекта могут быть недостаточная востребованность на рынке, низкая рентабельность, техническое несоответствие и многие другие факторы, доказывающие невозможность достижения успеха проекта.

Hold. Заморозка проекта. Иногда проекту может потребоваться отсрочка или дополнительное время на проверку и адаптацию. В этом случае проект может быть приостановлен до выполнения дополнительных требований или до получения дополнительной информации. Заморозка деятельности позволяет предотвратить нерациональное использование ресурсов на проектах, которые могут потребовать изменений или дополнительной поддержки.

Recycle. Возврат на предыдущий этап. Если проект не прошел “ворота”, но все же имеет высокий потенциал или ценность, его можно перезапустить, вернув на более ранний этап. В этом случае команде потребуется внести изменения и пересмотреть стратегию, чтобы повысить шансы на успешное завершение этапа и всего проекта.

Другие подходы к портфельному управлению

На самом деле подходов к управлению портфелем проекта достаточно много, и Stage Gate не единственная модель управления. Глобально их можно распределить на 3 основные группы: экономико-математические, экспертно-аналитические и графические подходы.

Экономико-математические подходы являются наиболее сложными для понимания, так как требуют достаточно глубоких знаний в области экономики. К таким подходам относятся: 

• статическая модель Дина;
• одноступенчатая модель Альбаха;
• многоступенчатая модель Хакса и Вайнгартнера; 
• модель с несколькими производственными ступенями Ферстнера — Хенна; 
• модель с возможностями выбора установок и дезинвестиций Якоба;
• модель Радулеску;
• модель Буркова — Джавахадзе;
• модель Бадри — Девиса.

Экспертно-аналитические подходы наиболее часто применяются в проектном управлении: 

• модель Stage Gate;
• скоринговые модели;
• опросные листы;
• модель стратегических корзин;
• метод сортировки;
• метод анализа иерархий;
• метод анализа сетей.

Графические подходы являются предпочтительными тогда, когда есть необходимость наглядно отображать качественные и количественные показатели проектов. На сегодняшний день в научной литературе описаны следующие подходы: 

• матрицы портфельного анализа; 
• традиционные диаграммы; 
• пузырьковые диаграммы; 
• технологические карты;
• анализ разрывов.

 

Инструменты портфельного управления

Для управления портфелем проектов существует большое количество инструментов, которые помогают эффективно планировать, отслеживать и анализировать проектную работу. Доступны бесплатные продукты, которые закрывают одну или несколько функций управления проектами и платные решения, разработанные специально под нужды PPM.

Среди бесплатных инструментов для управления портфелем проектов можно выделить:

Excel. Универсальный инструмент, который позволяет создавать таблицы, графики и проводить анализ данных. .

Google Sheets. Онлайн-версия таблиц, аналог Excel. Google Sheets позволяет коллективно работать над документами.

Помимо бесплатных инструментов, существуют специально разработанные программные решения, которые предоставляют расширенные возможности для портфельного управления. Такие программы систематизируют работу по нескольким проектам, помогают рассчитывать бюджет и ресурсы, управлять рисками и собирать статистику и многое другое. 

Отличным примером является ELMA365 Проекты, она была создана для того, чтобы помочь организовать комплексный подход к управлению проектами и закрывает следующие задачи: 

• Создание единого шаблона для однотипных проектов.
• Гибкое управление данными проектов и понятная визуализация.
• Автоматический запуск необходимых процессов при смене стадий проекта.
• Возможность построения решений по постатейному контролю денежных поступлений и платежей: формирование этапов, плановые значения доходов и расходов, учет факта по документам.
• Учет трудовых и технических ресурсов на проекте.
• Удобный календарь для эффективного планирования.
• Приоритизация и учет проектных рисков.
• Система учета трудозатрат сотрудников.
• Помощь в управлении бизнес-процессами проекта.
• Встроенная система документооборота.
• Пространство для проектной коммуникации.