Графический элемент Подписать позволяет в рамках бизнес-процесса поставить пользователю задачу подписать элемент приложения, например, договор или заявку на выдачу кредита. В такой задаче можно просмотреть документ и выбрать один из двух переходов: подписать или отклонить.
Важно: у пользователя на компьютере должен быть установлен сертификат электронной подписи одного из доступных в системе провайдеров.
Прежде чем настроить подписание в бизнес-процессе, включите модули провайдеров, чьими сертификатами будут пользоваться сотрудники. Подробнее читайте в статье «Настройка электронной подписи».
Обратите внимание, вы можете задать подписание элемента приложения в настройках перехода из обычной задачи. Пользователь подпишет элемент, нажав соответствующую кнопку выполнения задачи с включённой опцией подписания. При этом можно создать дополнительные переходы из задачи, например, отправить на доработку, подписать с замечаниями, делегировать подписание. Подробнее читайте в статье «Переходы».
Настройка блока
На странице процесса на панели инструментов справа от поля для моделирования откройте вкладку Системные элементы. Перетащите блок Подписать на схему и разместите его там, где в ходе выполнения процесса требуется отправить элемент приложения на подписание.
Например, можно настроить процесс Обработка договора, в ходе которого документ сначала согласовывается, а затем подписывается. Тогда блок Подписать нужно поставить после всех этапов согласования.
Обратите внимание, блоку Подписать требуется минимум два перехода. Один переход необходим для подписания, второй — для отклонения подписи. По умолчанию на форме задачи отобразятся кнопки Подписать и Отклонить. Вы можете задать для них другие названия.
Чтобы открыть окно с настройками, дважды нажмите на добавленный блок.
Вкладка «Основное»
На этой вкладке представлена общая информация о задаче подписания:
- Название* — введите название задачи, которое отобразится на схеме процесса;
- Название задачи — включите опцию Формировать название по шаблону, чтобы добавить контекстные переменные в название, которое исполнитель увидит в списке задач и в карточке задачи;
- Шаблон* — в правом углу поля нажмите значок {+} и выберите переменную. Также можно добавить условия и функции для формирования названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативное название.
Если данная опция не используется, то в списке задач и на форме отобразится текст, указанный в поле Название*;
- Шаблон* — в правом углу поля нажмите значок {+} и выберите переменную. Также можно добавить условия и функции для формирования названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативное название.
- Переназначение — включите опцию, чтобы исполнитель мог переназначить задачу подписания документа на другого сотрудника;
- Тип документа* — выберите переменную, в которой в ходе процесса будет храниться подписываемый элемент приложения;
- Выход при успешном подписании* — выберите из списка переход, по которому пойдёт процесс, если документ будет подписан;
- Выход при отмененном подписании* — укажите переход, по которому пойдёт процесс в случае отказа от подписи;
- Провайдер по умолчанию — выберите провайдера, чей сертификат будет использоваться по умолчанию для подписания документа. Если в опции Доступные провайдеры вы задали ограничение, вариант по умолчанию можно выбрать только из списка доступных;
- Доступные провайдеры — вы можете ограничить список доступных провайдеров. Для этого включите опцию и в появившемся поле Провайдеры выберите нужные варианты;
- Множественное исполнение — настройка появляется, когда в качестве исполнителя в зоне ответственности выбраны группа пользователей или отдел. Задача подписания будет назначаться на всех сотрудников. Вы можете выбрать, каким образом пользователи будут её выполнять:
- Кто первый — задача будет назначена одновременно всем сотрудникам, указанным в качестве исполнителей в зоне ответственности. Один из них сможет подписать элемент, и задача пропадёт у остальных пользователей;
- Параллельное — задача будет поставлена одновременно всем исполнителям, указанным в зоне ответственности. Прежде чем процесс перейдёт к следующему шагу, все пользователи должны подписать элемент;
- Последовательное — задача будет назначена сначала одному сотруднику, указанному в качестве исполнителя в зоне ответственности, а затем другому. Процесс перейдёт к следующему шагу после того, как все пользователи подпишут элемент.
Подробнее о множественном исполнении читайте в статье «Задача».
Вкладка «Время выполнения»
Эта вкладка является стандартной настройкой в блоках типа Задача. На ней задаются временные ограничения на выполнение задачи, а также определяются сотрудники, которым придёт оповещение о нарушении заданных сроков.
Подробнее о настройке вкладки читайте в статье «Задача».
Вкладка «Настройки подписи»
- Подпись атрибутов — установите обязательность подписи атрибутов элемента приложения:
- Не использовать — при подписании элемента приложения атрибуты не подпишутся;
- Опционально — пользователь сможет определить тип подписания: с атрибутами или без. По умолчанию подписание атрибутов отключено. Для включения в окне подписания элемента необходимо отметить опцию Атрибуты;
- Предпочтительно — пользователь сможет определить способ подписания. По умолчанию подписание атрибутов включено. В окне подписания пользователь сможет выключить опцию Атрибуты;
- Обязательно — при подписании элемента приложения пользователь автоматически подпишет атрибуты;
- Подпись файла — для приложений типа Документ дополнительно доступна опция подписания файла. Настройки в этом поле аналогичны настройкам поля Подпись атрибутов;
- Комментарий при подписании — установите, как будет отображаться опция Комментарий в окне подписания. Она регулирует доступность поля для добавления пояснения к подписи:
- Не использовать — пользователь подписывает документ без комментария;
- Опционально — пользователь может включить опцию и добавить примечание к подписи;
- Предпочтительно — опция включена автоматически. Пользователь может её отключить;
- Обязательно — пользователь может подписать документ только после добавления комментария;
- Комментарий при отказе — установите обязательность комментария при отказе от подписания:
- Опционально — пользователь сможет отклонить документ без добавления комментария;
- Обязательно — пользователю нужно указать причину отказа, чтобы отклонить документ;
- Записать комментарий в переменную — выберите переменную типа Строка, в которую запишется комментарий пользователя при подписании или отказе.
Вкладка «Замещения»
На этой вкладке вы можете указать переменную, которая управляет переназначением задачи подписания на сотрудника, замещающего основного исполнителя.
В поле Игнорировать замещение укажите переменную из контекста бизнес-процесса типа Выбор «да/нет».
Если в переменной установлено значение Да, задача подписания придёт изначально указанному исполнителю, а при значении Нет — замещающему его сотруднику. Значение переменной можно изменять в ходе бизнес-процесса, например, вынести переменную на форму другой задачи, либо с помощью скриптов.
Например, игнорировать замещение можно, если документ, отправленный на подписание, содержит конфиденциальные данные, которые не должны быть переданы третьим лицам.
Для завершения настройки нажмите Сохранить.
Работа с задачей «Подписать»
Когда опубликованный процесс запустится, пользователю на определённом шаге придёт задача Подписать документ. Задача выглядит как карточка просмотра этого документа с кнопками Подписать и Отклонить. В настройках переходов могут быть заданы другие названия кнопок.
При нажатии кнопки Подписать откроется окно для выбора сертификата. Пользователь сможет изменить установленного по умолчанию провайдера, нажав значок карандаша. Также можно включить подписание атрибутов или файла документа, оставить комментарий. Список опций зависит от настроек, заданных в графическом элементе Подписать на схеме процесса.
Статус подписи отобразится в карточке документа. Кроме того, на боковой панели элемента пользователи могут посмотреть архив электронных подписей и загрузить их файлы.
Если пользователь нажмёт Отклонить, откроется окно с подтверждением действия и полем для комментария. Его обязательность определяется в настройках блока. В #ленту автора и исполнителя задачи придёт уведомление об отказе. Если есть комментарий, он также отобразится в оповещении.
