Прежде чем оформить общую номенклатуру дел компании и использовать её для фиксации документов, делопроизводителям структурных подразделений нужно сформировать номенклатуры дел отделов:
- Создать номенклатуру и наполнить её заголовками дел.
- Согласовать и подписать номенклатуру у руководителя подразделения.
Для этого используется приложение Номенклатуры дел отделов. В нём преднастроены бизнес-процессы Создание номенклатуры отдела и Согласование номенклатуры отдела для формирования и утверждения номенклатуры. Этап подписания номенклатуры у руководителя подразделения различается для бумажного и электронного типа оформления: бумажную номенклатуру нужно распечатать, электронная подписывается в системе с помощью электронной подписи. Тип оформления заранее настраивается администратором системы.
В процессе формирования номенклатуры дел отдела принимают участие следующие сотрудники:
- делопроизводитель структурного подразделения создаёт номенклатуру и отправляет её на согласование;
- руководитель подразделения и делопроизводитель компании согласуют номенклатуру;
- руководитель подразделения подписывает номенклатуру.
Создать номенклатуру дел отдела
На этом этапе делопроизводитель создаёт номенклатуру дел подразделения уровня Структурное подразделение и наполняет её заголовками дел.
- Перейдите в приложение Номенклатуры дел отделов и нажмите кнопку + Номенклатура дел отдела. Укажите организацию (юрлицо), подразделение и год, на который вы формируете документацию.
Если ранее для указанных данных уже была создана номенклатура дел, появится уведомление и предложение внести изменения в уже существующую номенклатуру.
- Вам придёт задача добавить заголовки дел в номенклатуру. Напротив названия подразделения нажмите на значок три точки и выберите + Добавить заголовки.
- Заполните таблицу заголовков дел.
Это могут быть заголовки из типового перечня, добавленные в систему автоматически после включения модуля для архивного дела и управления номенклатурой дел. Или шаблон номенклатуры отдела из справочника Типовая Номенклатура дел.
- Укажите вид дела и способ хранения документов: Электронное или Бумажное.
- Нажмите кнопку Добавить заголовки дела. Проверьте сформированную таблицу с заголовками документов и нажмите кнопку Добавить заголовки дел.
Запись о номенклатуре дел отдела появится на странице приложения Номенклатуры дел отделов со статусом Новая. Чтобы завершить её формирование, отправьте её на утверждение.
Вы можете отслеживать этапы согласования номенклатуры с помощью статусов. Для этого измените отображение данных приложения Номенклатуры дел отделов в виде канбан-доски.
Утвердить номенклатуру дел отдела
Чтобы утвердить номенклатуру, делопроизводитель структурного подразделения отправляет её на согласование и подписание. Для этого:
- Перейдите в приложение Номенклатуры дел отделов и затем откройте карточку новой номенклатуры. Нажмите кнопку На согласование.
- Руководителю подразделения и делопроизводителю компании придёт задача согласовать номенклатуру, где они могут ознакомиться с заголовками дел.
- Согласованную номенклатуру необходимо подписать у руководителя подразделения.
При оформлении бумажной номенклатуры:
- скачайте файл номенклатуры, нажав на его название;
- распечатайте и подпишите два экземпляра номенклатуры у руководителя подразделения;
- прикрепите к задаче скан-копию подписанной номенклатуры. Один экземпляр бумажной версии сохраните у документоведа подразделения. Второй экземпляр передайте делопроизводителю компании;
- нажмите кнопку Передано делопроизводителю.
При создании электронной номенклатуры руководителю подразделения придёт задача подписать её с помощью электронной подписи.
- Для завершения оформления бумажной номенклатуры делопроизводителю компании придёт задача подтвердить получение согласованной и подписанной номенклатуры.
После того как все отделы компании оформят номенклатуры дел, можно объединить их в общую номенклатуру. Подробнее об этом читайте в статье «Сформировать номенклатуру дел компании».