Вы можете фиксировать документы компании в номенклатуре дел. Для оформления общей номенклатуры нужно, чтобы делопроизводители структурных подразделений собрали и согласовали номенклатуры дел отделов.
Номенклатуры дел отделов объединяются в номенклатуру дел компании. Она утверждается в бумажном или электронном виде по преднастроенному бизнес-процессу в приложении Номенклатуры дел. Этап рассмотрения номенклатуры экспертной комиссией одинаковый, отличается способ подписания номенклатуры и протокола заседания комиссии у руководителя компании: бумажные документы нужно распечатать, электронные подписываются в системе с помощью электронной подписи. Тип оформления номенклатуры заранее настраивается администратором системы.
В процессе формирования общей номенклатуры принимают участие следующие сотрудники:
- делопроизводитель компании инициирует формирование общей номенклатуры и таким образом запускает бизнес-процесс её рассмотрения и утверждения;
- члены экспертной комиссии рассматривают и согласуют номенклатуру. В результате согласования создаётся протокол заседания комиссии с указанием принятого решения;
- руководитель компании подписывает протокол заседания экспертной комиссии и утверждает номенклатуру дел.
Вы можете отслеживать этапы рассмотрения и утверждения номенклатуры с помощью статусов. Для этого измените отображение данных приложения Номенклатуры дел в виде канбан-доски.
Чтобы сформировать номенклатуру дел компании:
- Перейдите в приложение Номенклатуры дел и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Номенклатура дел.
- Укажите:
- юрлицо организации;
- подразделение уровня ГО/Филиал;
- год, на который формируется номенклатура.
Нажмите кнопку Готово. Запустится бизнес-процесс утверждения номенклатуры.
- Членам экспертной комиссии придёт задача согласовать номенклатуру дел компании. В задаче отражены данные о номенклатурах дел всех структурных подразделений компании.
Если кто-то из членов экспертной комиссии отказал в согласовании, он должен оставить комментарий для доработок номенклатуры. После того как номенклатура будет исправлена, членам комиссии снова придёт задача согласовать номенклатуру дел.
Процесс перейдёт к следующему шагу только после того, как все члены комиссии согласуют номенклатуру дел.
- Согласованную номенклатуру дел компании и протокол экспертной комиссии необходимо подписать у руководителя.
При создании электронной номенклатуры руководителю придёт задача подписать номенклатуру и протокол экспертной комиссии с помощью электронной подписи.
Для бумажной номенклатуры выполните следующие действия:
- скачайте файл номенклатуры дел и протокола заседания экспертной комиссии, нажав на их название;
- распечатайте и подпишите номенклатуру и протокол у руководителя компании;
- прикрепите к задаче скан-копии подписанных номенклатуры и протокола. Бумажную версию номенклатуры оставьте у делопроизводителя компании, а протокол передайте секретарю экспертной комиссии;
- нажмите кнопку Утверждено.
Теперь вы можете фиксировать документы в делах компании, проводить экспертизу их ценности, передавать в архив или уничтожать документы с истёкшим сроком хранения.
Протоколы заседания экспертной комиссии об утверждении номенклатуры дел компании хранятся в приложении Протоколы заседаний ЭК. Здесь же вы можете отслеживать этапы подписания протоколов. Устаревшим протоколам необходимо присваивать статус Архив.