Заказы на поставку товаров, проведение работ или оказание услуг можно создавать:
- без проведения закупочной процедуры — если на поставку какого-то вида товаров, проведение работ или оказание услуг уже заключён договор. Вы можете указать определённого поставщика или выбрать предложение из прайс-листов;
- после проведения закупочной процедуры — тогда в качестве поставщиков выбираются победители по лотам закупки.
Заказы на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг обрабатываются в системе схожим образом. Отличаются только шаги приёмки и типы закрывающих документов. Рассмотрим для примера оформление заказов на поставку товаров.
Создать заказ без проведения закупки
Если у компании уже заключён договор на поставку определённой номенклатуры, и проводить закупочную процедуру не требуется, можно создать заказ сразу после сбора потребностей:
- Перейдите в раздел Потребности > Потребности. Вы увидите все согласованные потребности из заявок на закупку.
- Выберите потребности для включения в заказ, отметив их флажками, нажмите появившуюся кнопку С выделенными… и выберите Создать заказ поставщику.
Обратите внимание, детали доставки указываются позже, поэтому можно включить в заказ товары, которые нужно закупить на разные даты или адреса.
- В открывшемся окне выберите способ подбора поставщика:
- выбрать подходящие предложения из прайс-листов — чтобы выбрать варианты для каждой потребности, нажмите Поиск поставщика;
- указать определённого поставщика — чтобы выбрать контрагента для поставки товаров по всем выбранным потребностям, нажмите Создать заказ вручную.
- Нажмите кнопку Выбрать поставщика.
Выбор предложений из прайс-листов
Рассмотрите доступные предложения из справочника Прайс‑листы:
- В карточке задачи Выбрать поставщика для создания заказа выберите для каждой потребности предложение от поставщика. Для этого в поле Позиция прайс-листа нажмите значок лупы. В открывшемся окне доступны предложения, подходящие для потребности по количеству и цене.
При этом:
- если вы выберите для потребностей предложения от разных поставщиков, в системе сформируется несколько отдельных заказов;
- если для потребности не указать предложение, она не включается в заказ и становится доступна для добавления в другой заказ или план закупок.
- Чтобы подтвердить выбор предложений из прайс-листов, нажмите Готово. Вы также можете прервать формирование заказов, выбрав:
- Создать заказ вручную — перейти к указанию определённого поставщика для всех потребностей;
- Не создавать заказ — отменить формирование заказа. Потребности вернутся на распределение, и их можно будет включить в другой заказ или план закупок.
- По каждому сформированному заказу вам назначится задача проверить данные. Если данные верны, нажмите Создать заказ. При наличии ошибок нажмите Отмена и начните создание заказа заново.
После оформления заказ проходит несколько этапов обработки.
Указать поставщика для выполнения заказа
Чтобы оформить заказ по всем выбранным потребностям одному поставщику:
- В карточке задачи Создать заказ поставщику выберите поставщика и заключённый с ним договор. Обратите внимание, договор должен быть действующим.
- В колонку Количество автоматически подставляется количество товара из потребности. Вы можете уменьшить его, чтобы заказать у выбранного поставщика только часть товара. Остаток вернётся на распределение, и его можно будет добавить в другой заказ или план закупок.
- В колонке Цена за единицу* для каждой потребности укажите цену товара, назначенную поставщиком. Сумма по потребности рассчитается автоматически.
- После внесения данных нажмите Создать заказ.
После оформления заказ проходит несколько этапов обработки.
Создать заказ после проведения закупки
Чтобы оформить заказ поставщику после подведения итогов закупочной процедуры:
- Перейдите в раздел SRM > Заказы поставщикам и нажмите + Заказ поставщику.
- Заполните поля:
- Закупка* — выберите проведённую закупочную процедуру из приложения Закупки;
- Поставщик* — выберите поставщика для выполнения заказа. Доступны только победители из указанной закупочной процедуры;
- Договор, Условия по договору, Условия оплаты, Лоты — поля заполнятся автоматически.
Обратите внимание, для создания заказа договор должен быть действующим.
- После введения информации вы увидите предзаполненную таблицу по заказу. В ней собраны потребности из лотов закупки, для которых указанный поставщик является победителем. Сформируйте спецификацию заказа:
- Удалите потребности, которые не нужно включать в заказ, нажав значок корзины слева от них.
- Для оставшихся потребностей введите количество, не превышающее значение в колонке Остаток. Для быстрого заполнения используйте кнопки над таблицей:
- Выбрать все — автоматически указать максимальное количество из колонки Остаток;
- Снять выбор — очистить колонку Количество и начать заполнение заново.
Обратите внимание, детали доставки указываются позже, поэтому можно включить в заказ товары, которые нужно закупить в разные даты или на несколько адресов.
Потребности, не вошедшие в заказ, будут доступны при создании другого заказа по этой закупке.
- Нажмите Сохранить.
После оформления заказ проходит несколько этапов обработки.
Этапы обработки заказа
После создания заказа автоматически генерируется бланк со списком товаров. Затем заказ проходит этапы согласования, отправки поставщику, приёмки и оплаты. Подробнее читайте в статье «Работа с заказами».
Текущий статус заказа и всю информацию о нём можно посмотреть в его карточке в разделе SRM > Заказы поставщикам.
В случае отказа в согласовании или отмены заказа поставщиком сотрудник, оформивший заказ, получает задачу корректировки.
Скорректировать заказ
Если заказ не согласован или поставщик отказался от его исполнения, вы получите оповещение в #ленту, и вам назначится задача корректировки.
Вы можете:
- изменить поставщика и отредактировать данные заказа. После этого нажмите Готово, чтобы запустить согласование повторно;
- отменить создание заказа.