С помощью бизнес-решения Закупки можно оформлять заказы на поставку товаров, проведение работ или оказание услуг:
- после сбора потребностей, если на поставку определённого типа товаров, выполнение работ или оказание услуг уже заключён договор с какой‑то компанией;
- после завершения закупочной процедуры, когда определён победитель.
Работа с заказами автоматизирована с помощью бизнес-процессов, настроенных в решении. В ходе них сотрудникам назначаются задачи, которые позволяют отслеживать этапы работы. Исполнители для задач определяются по группам решения, а также на основе справочника Адреса. Кроме того, для создания заказов нужно добавить контрагентов в справочник Поставщики.
Рассмотрим, как проходит обработка заказа в рамках решения:
- Ответственный оформляет заказ, формируя его спецификацию на основе потребностей из заявок на закупку.
- Автоматически формируется бланк заказа.
- Заказ утверждается согласующими.
- Ответственный сотрудник отправляет информацию о заказе поставщику, затем подтверждает, что заказ взят в работу. В случае если от контрагента пришёл отказ, заказ можно отредактировать или отменить.
- Ответственный за приёмку принимает заказ и загружает в систему закрывающие документы.
- Бухгалтер оплачивает заказ и добавляет в систему счёт.
Преднастроенные маршруты обработки заказов можно доработать в соответствии с регламентами вашей компании. Например, добавить или удалить операции, изменить участников, загрузить собственные шаблоны для генерации документов. Подробнее об этом читайте в разделе «Адаптация „ELMA365 Закупки“ под ваши потребности».