Управление документооборотом

 

ELMA365 помогает качественно выстроить электронный документооборот компании. В системе предусмотрены классические инструменты делопроизводства, а также маршруты, контроль статусов и надежное хранение. Автоматизация позволяет избавиться от узких мест в сложившихся процедурах — документ своевременно проходит все этапы обработки и не теряется.

 

Настройка документооборота состоит из следующих шагов:

 

1. Создайте и настройте номенклатуру дел.  

Наличие номенклатуры позволит пользователям регистрировать документы и упростит их поиск. Подробнее об этом читайте в статье Номенклатура и настройки регистрации.

 

2. Настройте регистрацию.

Документы в ELMA365 можно регистрировать как вручную, так и автоматически, при этом для автоматической регистрации задается шаблон регистрационного номера. Подробнее о настройках регистрации читайте в статье Работа с номенклатурой дел.

 

3. Создайте приложение типа «Документ».

Используйте данное приложение для работы с договорами, актами, накладными, счетами и другими документами. Такие электронные документы содержат как сам файл, так и всю информацию о нем регистрационный номер, статус, дату создания и т.д. Работать с приложениями типа «Документ» удобно их можно направлять по маршрутам, использовать в других бизнес-процессах и отслеживать прогресс по статусам. Подробнее о данном типе приложений читайте в статье «Приложение типа Документ».

 

4. Настройте доступ к документам.

Определите, кто из сотрудников сможет просматривать, редактировать или удалять определенные документы, файлы и папки. Подробнее об этом действии читайте в статье «Настройки доступа к файлам и документам».

 

5. Настройте маршрут для движения документа.

Например, вы можете настроить маршрут согласования. Укажите всех согласующих, настройте задачи и определите условия согласования исходя из специфики работы вашей компании. Настройте обмен документами с контрагентами через Дидадок, используя специальный элемент бизнес-процесса. Настройте ЭП, чтобы наладить полностью безбумажный документооборот. Вы также можете использовать встроенные маршруты согласования и ознакомления. Они доступны как для приложений типа «Документ», так и для файлов Word, Excel, PowerPoint и т.д. Подробнее о настройках маршрутов читайте в соответствующей статье.

 

После выполнения данных шагов пользователи смогут работать с документами онлайн - регистрировать их, отправлять на рассмотрение, ставить по ним задачи. Все зарегистрированные документы будут отображаться в разделе Номенклатура в той иерархии, которую вы указали в настройках. При этом система проконтролирует сроки выполнения задач по документам и оповестит руководство о задержках.