Управление документооборотом > Движение документов > Генерация по шаблону / Файлы vs приложения типа «Документ»

Файлы vs приложения типа «Документ»

Налаживая документооборот в ELMA365, вы можете работать как с обычными файлами, так и с приложениями типа документ. Между ними есть ряд принципиальных отличий.

начало внимание

Настройка карточки документа, статусы, пользовательские маршруты движения, регистрация — все эти возможности становятся доступны только при работе с приложениями типа документ, с файлами работать таким образом нельзя.

конец внимание

Файлы

ELMA365 поддерживает следующие типы файлов: документы Word, Excel, PowerPoint, изображения, аудио и видео. Вы можете загрузить файлы со своего компьютера или создать их непосредственно в системе. ELMA365 позволяет просматривать, редактировать, обмениваться файлами в чатах и каналах, перемещать их из одной папки в другую, а также управлять доступом и добавлять версии. Подробнее о работе с файлами вы можете прочитать в этом разделе справки.

Приложения типа Документ

Приложение типа Документ позволяет создавать в системе электронные документы. Каждый электронный документ представляет собой карточку и файл с содержимым документа.

счет на оплату прил

Электронный документ: слева — файл, справа — характеристики (свойства) документа

Карточка — это форма, которая содержит набор уникальных характеристик, описывающих документ. Например, на карточку счёта можно добавить такие характеристики, как «назначение», «дата оплаты», «согласующий». В дальнейшем эти данные можно использовать для фильтрации или поиска документов в разделе. В зависимости от типа документа, вы можете менять набор характеристик на карточке по вашему усмотрению.

У документов есть ряд преимуществ над файлами. Например, вы можете настроить собственные статусы для каждого типа документа и отслеживать его движение. Для счёта можно добавить такие статусы, как «на согласовании», «на оплате», «отказ», «оплачен». Просматривая карточку счёта, вы всегда будете в курсе, на каком этапе обработки он находится в данный момент.

статусы счета

Все этапы работы с документом называются маршрутом. Движение документа по маршруту автоматизируется при помощи бизнес-процесса. У каждого этапа появляется ответственный исполнитель, а переход на новую стадию осуществляется не раньше, чем все предыдущие задачи будут выполнены.

Логика маршрута может зависеть от содержимого документа или его свойств. Предположим, сотрудник создает в системе новый счёт. На карточке документа он указывает сумму к оплате, после чего запускается процесс согласования. Если сумма незначительная, то счёт уходит на рассмотрение прямому руководителю. В противном случае, в согласовании будет дополнительно участвовать директор.

1.png

В ходе процесса в документ может вноситься различная информация. Вся она сохраняется на карточке и доступна к просмотру сотрудникам, обладающим достаточными правами.

Для документов, в отличие от файлов, доступна регистрация. Это нужно, чтобы  организовать учет и контроль документов в рамках компании путем присвоения регистрационного номера (индекса) документу.

Подробнее о том, как настроить маршрут движения документа, читайте в следующей статье.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас