Управление документооборотом / Настройки доступа к файлам и документам 

Настройки доступа к файлам и документам

В любой организации существует иерархия, согласно которой распределяются ответственность и полномочия сотрудников. У каждого своя роль в компании и свой уровень доступа к информации.

В ELMA365 вы можете указать, кто из сотрудников будет просматривать, редактировать или удалять определенные файлы, папки и документы, а также изменять их настройки доступа.

Доступ к документам

В зависимости от занимаемой должности или роли, у сотрудников могут быть различные права доступа к одному и тому же документу. Например, сотрудники могут просматривать, редактировать или удалять только те счета, которые добавили сами. Вместе с тем, директор имеет полный доступ ко всем счетам, созданным его подчиненными.

Чтобы перейти к настройкам доступа документа, откройте приложение и нажмите на значок шестеренки справа от названия. В выпадающем меню выберите пункт Настройка доступа.

ндф 1

Откроется страница с настройками доступа. По умолчанию выбрана опция У всех пользователей есть доступ к Приложению и ко всем его элементам. Это значит, что все пользователи могут создавать, просматривать, редактировать и удалять элементы приложения, а также экспортировать и импортировать данные.

 

ндф 2

Если вы хотите ограничить доступ, выберите опцию Ограничить доступ к данным. Она позволяет указать сотрудников и определить, какие действия они могут совершать с документами.

documents_access-3

Доступ к документам можно ограничить:

 

  • На уровне Приложения — данная опция позволяет задать одинаковые настройки доступа для всех документов, хранящихся в приложении. Например, можно оставить всем пользователям права на просмотр документов, а доступ на редактирование и создание предоставить только руководителям.
  • На уровне папок Приложения — выбрав эту опцию, вы сможете задавать права доступа отдельно для папок при настроенном иерархическом справочнике в приложении. Сначала требуется указать права доступа ко всем папкам по умолчанию. Затем настроить доступ для каждой папки в отдельности.

 

  • На уровне элементов Приложения — включите эту опцию для того, чтобы настраивать индивидуальные права доступа для каждого документа в приложении. Как и при выборе доступа На уровне папок Приложения, сначала задайте общие настройки прав для всех документов. Затем ограничивайте доступ к каждому документу на его карточке просмотра.

 

Ограничение на уровне папок и на уровне элементов позволяет, например, разрешить полный доступ к документам исключительно их авторам. Все остальные пользователи смогут только создавать новые документы внутри приложения. Чтобы поделиться определенными документами необходимо настроить дополнительные права доступа пользователю, группе пользователей или элементу организационной структуры. Подробнее о предоставлении/ограничении индивидуальных прав читайте в статье «Настройки доступа».

Типы прав доступа к документам

  • Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать документы и загружать версии файла на локальный компьютер.

 

  • Создание — разрешено создавать документы.

 

  • Редактирование — разрешено вносить изменения в раннее созданные документы, переименовывать и добавлять версии файлов.

 

  • Удаление — разрешено удалять документы.

 

  • Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать права доступа к отдельным документам. Опция не доступна при выборе пункта На уровне приложения.

 

  • Управление процессами — разрешено прерывать бизнес-процессы, открывать карточки задач и переназначать задачи.
  • Экспорт — пользователям разрешено экспортировать элементы приложения, которые они могут просматривать. Опция не доступна при выборе пункта На уровне папок приложения.
  • Импорт — разрешено импортировать данные приложения. Опция не доступна при выборе пункта На уровне папок приложения.

 

  • Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.

Индивидуальные права доступа к документу

Если вы выбрали опцию ограничение На уровне элементов Приложения, то вы сможете предоставлять/ограничивать доступ к конкретным документам внутри приложения. Для этого перейдите на страницу приложения и откройте нужный элемент. Нажмите на значок замка справа от названия документа.

ндф 5

В открывшемся окне вы увидите два блока настроек доступа: Общие права для элементов приложения и Дополнительные права.

documents_access-5

  • Общие права элементов приложения.

В этом блоке отображаются права, применяемые ко всем документам, хранящимся в приложении. Настройки, указанные в этом блоке, нельзя отменить.

 

  • Дополнительные права.

Здесь вы можете предоставить доступ к документу кому-то еще, кроме сотрудников, перечисленных в первом блоке. Для этого нажмите на кнопку +Добавить. В открывшемся окне выберите пользователя, группу сотрудников или элемент организационной структуры.  

ндф 4

После того как вы добавите объект, укажите права доступа для него и нажмите Сохранить.

Настройка доступа к файлам

По умолчанию файлы наследуют права родительской папки, однако для отдельных файлов можно задать индивидуальные настройки доступа.

Обратите внимание, вы можете изменять настройки доступа, если вы — администратор системы, владелец файла или папки, или если вы можете назначать права.

Чтобы предоставить/ограничить доступ к файлу или папке, перейдите в раздел Файлы, выберите нужный объект и откройте меню с доступными действиями. Для этого нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом. ндф 7

Права доступа сгруппированы в два блока: Права родительской папки и Дополнительные права

ндф 8

  • Права родительской папки.

По умолчанию все новые файлы и папки наследуют права родительской папки. Они отображаются в этом блоке и недоступны для редактирования, но вы можете отменить опцию наследования родительских прав.

 

  • Дополнительные права.

Здесь вы можете предоставить доступ к папке или документу кому-то еще, кроме сотрудников, перечисленных в первом блоке. Для этого нажмите на кнопку + Добавить. В открывшемся окне выберите пользователя, группу сотрудников или элемент организационной структуры.

Типы прав доступа к файлам

ндф 10

  • Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать файл/папку, а также загружать версии файла на локальный компьютер.
  • Создание — разрешено создавать файлы в текущей папке. Эта опция доступна только для папок.
  • Редактирование — разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии, переименовывать и перемещать папки/файлы, создавать ссылки.
  • Удаление — разрешено перемещать файл в корзину. Эта опция недоступна для папок.
  • Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу/папке.
  • Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас