Когда возникает необходимость приобрести что-то для компании, например, канцелярские товары, технику или оборудование для проектов, вы можете создать заявку на закупку. После формирования заявка отправляется на согласование, затем по указанным потребностям выполняется закупка или оформляется заказ.
Если вы не работаете в ELMA365, вы можете оформлять заявки через портал закупок. Чтобы вы получили доступ к порталу, ответственному сотруднику нужно добавить ваши данные в справочник Профили инициаторов.
После этого вы сможете войти на портал и создать заявку. Для этого:
- На верхней панели нажмите + Заявка на закупку. Откроется форма создания заявки.
- Выберите юридическое лицо компании, которое является заказчиком закупки.
- Если администратор системы при первичной настройке бизнес-решения включил работу с бюджетированием, вы увидите блок Бюджет. Укажите центр финансовой ответственности и бюджет, из которого запрашиваются средства на закупку. Они выбираются из справочников ЦФО и Бюджеты. Это позволяет зарезервировать сумму, необходимую для оплаты заявки.
- Внесите информацию о каждой потребности. Если вы не можете указать точное наименование товара или услуги из справочника Номенклатура, отметьте опцию Номенклатура неизвестна. Тогда выбирать определённую позицию номенклатуры необязательно. Её заполнит ответственный за направление закупки при согласовании потребностей.
- Укажите записи из справочников Направления закупки, Единицы измерения, Основания потребностей и Адреса, укажите сроки, количество и максимальную стоимость потребности. Сумма по потребности рассчитается автоматически.
Если администратор системы включил работу с бюджетированием, вы увидите статью бюджета, к которой относится потребность, а также лимит стоимости за единицу и общей суммы затрат на выбранное направление закупки. Если сумма превышает установленный лимит, вы увидите предупреждение и не сможете добавить потребность в заявку.
- Оставьте комментарий в поле Минимальные требования и при необходимости прикрепите файлы.
- После ввода всех данных по потребности нажмите кнопку Добавить потребность в заявку. Отредактировать созданную потребность нельзя, но вы можете удалить её, нажав справа значок корзины, и внести данные заново.
- Чтобы создать ещё одну потребность, нажмите кнопку + Потребность и введите информацию о ней.
- Если вы хотите вернуться позже и дополнить заявку, вы можете сохранить её без отправки на согласование. Для этого над списком потребностей отметьте Сохранить заявку как черновик.
- Нажмите Сохранить.
Если заявка не отмечена как черновик, автоматически запустится процедура согласования.
Чтобы перейти к черновику заявки и дополнить её, откройте вкладку Заявки на закупку, выберите заявку из списка и нажмите Редактировать. Когда все потребности внесены, сохраните заявку и нажмите в её карточке Отправить на согласование.
Заявка рассматривается в два этапа:
- Согласование потребностей. Выполняется сотрудниками, ответственными за указанные в заявке направления закупки. Они оценивают обоснованность приобретения именно этих товаров и услуг с учётом особенностей своего направления.
- Финальное согласование заявки. Ответственные выбираются в зависимости от суммы заявки согласно данным из справочника Матрица согласования. На этом этапе оценивается целесообразность затрат и подтверждается необходимость закупки.
В случае отказа на любом этапе вам придёт задача корректировки потребностей.
После согласования заявки по ней формируются потребности. Сотрудники отдела закупок обрабатывают каждую из них одним из способов:
- проведение закупочной процедуры с последующим оформлением заказов победителям;
- приобретение по счёту, если потребность соответствует требованиям для малой закупки;
- оформление заказа поставщику, с которым уже заключён договор на поставку определённой номенклатуры.
Отследить обработку заявки на портале
Вы будете получать оповещения о ходе обработки заявки в #ленту на вкладке Главная.
Кроме того, вы можете отслеживать:
- статус согласования новой заявки — на вкладке Заявки на закупку;
- обработку потребностей, сформированных по заявке — на вкладке Потребности;
- оформление заказа поставщику, а также доставку товаров или проведение работ — на вкладке Доставки.
Скорректировать потребности на портале
На вас назначится задача корректировки в следующих случаях:
- на первом этапе ответственный по направлению закупки полностью или частично не утвердил указанные потребности. Если в заявку включены потребности по разным направлениям, вам может прийти несколько задач корректировки от разных согласующих;
- на втором этапе ответственные отказали в финальном утверждении заявки на закупку.
Работа с задачей корректировки потребностей в обоих случаях происходит одинаково.
Перейдите на вкладку Задачи и откройте задачу корректировки. В карточке отобразятся несогласованные потребности, а также комментарий согласующего. Если отказ произошёл на втором этапе согласования, вы увидите лист согласования с комментариями каждого ответственного.
Вы можете:
- скорректировать потребность. Для этого нажмите на её название в списке. Откроется её карточка. Нажмите Редактировать и внесите изменения в поля, затем сохраните потребность и вернитесь к задаче корректировки;
- отменить потребность. Под описанием потребности отметьте флажком опцию Отменить потребность.
Вы можете оставить комментарий.
Для завершения задачи нажмите Готово. Отредактированные потребности повторно пройдут оба этапа согласования.