В бизнес-решении Закупки предусмотрено ведение бюджетов и отслеживание финансовых операций. Это позволяет:
- хранить в системе информацию о центрах финансовой ответственности (ЦФО) и относящихся к ним бюджетах;
- детализировать бюджеты по статьям затрат и устанавливать лимиты затрат на определённые цели;
- автоматически резервировать средства на закупки и фиксировать списания;
- оформлять заявки на оплату и перераспределение средств в бюджетах.
начало примечание
Примечание
Если в компании используются другие инструменты для ведения бюджетов, администратор системы может отключить работу с бюджетированием при первичной настройке решения. Тогда:
- в разделе Бюджетирование остаётся доступным создание ЦФО и бюджетов, а также оформление заявок. Для ограничения доступа к этим функциям можно скрыть раздел из левого меню;
- при оформлении заявки на закупку не определяется бюджет, из которого запрашиваются средства;
- в бизнес-процессах решения не выполняется автоматическое резервирование и списание средств.
конец примечание
Доступные операции с бюджетами
Финансовая структура компании, которая используется для работы с бюджетированием, формируется с помощью заполнения справочников раздела Бюджетирование. В них указываются ЦФО, бюджеты, статьи затрат, доступные средства и т. д.
Рассмотрим две основные функции бюджетирования, которые предоставляет решение Закупки:
- автоматическая фиксация резервов и списаний в ходе бизнес-процессов решения;
- оформление заявок на оплату и перераспределение бюджетов.
Автоматическая обработка операций с бюджетами
На определённых этапах бизнес-процессов по закупкам и заказам, настроенных в решении, автоматически выполняются операции с бюджетами. Это обеспечивает актуальность информации о доступных средствах и упрощает контроль затрат.
При работе с решением происходят:
- резервирование средств в бюджете — средства не списываются из бюджета, но становятся недоступны для использования. Например, после согласования заявки на закупку по всем потребностям создаются резервы;
- корректировка резервов — сумма зарезервированных средств изменяется. Например, после определения победителя в ходе конкурентной закупочной процедуры, когда известна финальная цена;
- списание средств — из бюджета списывается указанная сумма, например, при оплате заказа;
- снятие резервов — резервирование средств отменяется, если потребности удовлетворены или при отмене заявки на закупку.
Обработка заявок на оплату и перераспределение средств
Сотрудники, входящие в группы Отдел закупок и Бюджетодержатели, могут оформлять заявки:
- на оплату — для списания средств из бюджета вне бизнес-процессов по закупкам и заказам;
- на перераспределение бюджетов — для перевода средств между настроенными бюджетами.
Рассмотрим этапы работы с заявкой:
- Сотрудник создаёт заявку.
Запускается бизнес-процесс Обработка заявки.
- Бюджетодержатель, указанный в карточке бюджета списания, согласует заявку.
- После согласования в бюджете списания автоматически создаётся резерв средств.
- При наступлении срока исполнения автоматически происходят действия:
- для заявки на оплату — из бюджета списывается указанная сумма;
- для заявки на перераспределение бюджетов — сумма списывается из одного бюджета и переводится в другой.
Резерв средств в бюджете списания снимается.
Активные резервы средств, а также историю списаний и пополнений можно посмотреть в разделе Бюджетирование в приложениях Резервы и Операции. Кроме того, резервы, списания и пополнения по определённому бюджету отображаются в приложении Бюджеты в его карточке.
Работу с бюджетами в преднастроенных маршрутах решения можно доработать в соответствии с регламентами вашей компании. Например, добавить или удалить операции, изменить участников, настроить доступ к данным и т. д. Подробнее читайте в статье «Адаптация „ELMA365 Закупки“ под ваши потребности».