Этот сценарий поможет пройти основные этапы настройки бизнес-процесса в ELMA365. Вы создадите процесс, определите его контекст, смоделируете схему, настроите задачи, их формы и переходы, проверите схему и опубликуете процесс.
Бизнес-процесс используют для автоматизации повторяющихся действий и этапов работы: согласования документов, обработки заявки, проверки данных, передачи задач между сотрудниками и т. д.
В этом сценарии используется пример процесса Согласование заявки на закупку. Это поможет наглядно рассмотреть последовательность действий и список необходимых настроек.
Сценарий показывает общую логику настройки и не заменяет подробные инструкции. На каждом этапе вы найдёте ссылки на статьи справки с детальным описанием шагов и нужных параметров.
Подготовка перед началом настройки
На этапе подготовки продумайте архитектуру будущего бизнес-процесса и структурируйте логику его работы. Для этого определите:
- цель автоматизации — какую задачу решает процесс;
- старт процесса — какое событие или действие пользователя должно запускать процесс;
- маршрут и этапы — какие стадии проходит объект, например заявка или документ, и в какой последовательности выполняются действия;
- участники и роли — кто из сотрудников участвует в каждом этапе процесса;
- контекст — какие данные нужны пользователям для выполнения задач;
- логика переходов — какие условия влияют на изменение маршрута и какие действия выполняются автоматически;
- завершение процесса — какой результат получат пользователи после выполнения процесса.
Создавать бизнес-процессы и моделировать их схему могут пользователи, включённые в группу Администраторы.
Шаг 1. Определите уровень настройки
Перед созданием бизнес-процесса выберите уровень, на котором он будет настроен. Это определяет область доступных в процессе данных и его масштаб в системе.
Вы можете добавить процесс:
- на уровне приложения — процесс предназначен для работы с элементами одного приложения. Например, в приложении Заявки на закупку можно смоделировать маршрут согласования каждой заявки внутри приложения;
- на уровне раздела — процесс связывает работу в нескольких приложениях внутри одного функционального раздела. Например, в разделе Закупки в процессе можно использовать данные из приложений Заявки на закупку, Поставщики и Товары и услуги;
- на уровне компании — процесс объединяет данные и задачи из разных разделов системы.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Создание бизнес-процессов» — что такое бизнес-процесс и зачем автоматизировать работу с его помощью;
- «Моделирование процессов в ELMA365» — как выбрать уровень и создать процесс;
- «Бизнес-процессы на уровне раздела» — как настроить процесс, который связывает несколько приложений внутри раздела;
- «Бизнес-процессы на уровне приложения» — как настроить процесс, который обрабатывает данные из одного приложения;
- «Пример: связать процесс с приложением» — как пройти все этапы создания на примере бизнес-процесса на уровне приложения.
Конец примечание
Шаг 2. Создайте бизнес-процесс
Создайте бизнес-процесс на выбранном уровне. В нашем примере процесс Согласование заявки на закупку добавляется на уровне приложения Закупки, поскольку в нём обрабатываются элементы этого приложения.
После создания процесса открывается дизайнер бизнес-процессов, в котором настраивается его схема: задачи, условия переходов, уведомления, автоматические действия и т. д.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Создание бизнес-процессов» — что такое бизнес-процесс и как его создать;
- «Моделирование процессов в ELMA365» — как открыть дизайнер и начать моделирование процесса;
- «Вкладки дизайнера бизнес-процессов» — где настраиваются схема, контекст, формы, скрипты и параметры процесса.
Конец примечание
Шаг 3. Опишите контекст процесса
Контекст процесса — это переменные, которые используются во время выполнения процесса. Например, в процессе Согласование заявки на закупку нужны данные: заявка, инициатор, сумма, комментарий, файлы, руководитель и результат согласования.
Эти данные можно показывать на формах задач, использовать в условиях переходов и сохранять в карточке экземпляра процесса.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Вкладка „Контекст“» — как настроить переменные процесса;
- «Типы данных в системе» — какие типы данных можно использовать в настройках;
- «Тип данных „Приложение“» — как использовать элементы приложений в процессе.
Конец примечание
Шаг 4. Постройте схему процесса
Схема определяет последовательность действий в процессе. Добавьте на неё основные этапы процесса и соедините их переходами.
Например, процесс Согласование заявки на закупку может включать этапы: отправить заявку руководителю, согласовать или отклонить, передать в отдел закупок, выполнить закупку и закрыть заявку.
Для моделирования процесса обычно нужны следующие элементы:
- Зоны ответственности — участники процесса, которым назначаются задачи;
- Задачи — действия, которые выполняют сотрудники;
- Переходы — связи между этапами процесса;
- Шлюзы — условия, по которым процесс развивается по разным веткам;
- События — точки запуска, завершения процесса или ожидания определённого действия.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Зоны ответственности» — как распределить роли пользователей в процессе;
- «Задача» — как настроить действие, которое должен выполнить сотрудник;
- «Переходы» — как задать порядок выполнения действий;
- «Шлюзы» — как настроить логику выбора маршрута;
- «События» — как добавить события начала, завершения или ожидания действия.
Конец примечание
Шаг 5. Настройте задачи и формы
Для каждой задачи определите исполнителя и срок её выполнения. Также настройте форму задачи: данные, которые увидят пользователи и кнопки доступных действий.
Например, в задаче Согласовать заявку для руководителя можно отобразить описание закупки, сумму и договор, а также добавить действия Согласовать и Отклонить. В задаче Провести заявку специалист отдела закупок может заполнить данные о поставщике и результате выполнения.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Задача» — как настроить название, исполнителя, срок и форму задачи;
- «Вкладка „Формы“» — как создавать и повторно использовать формы задач и стартовых событий;
- «Переходы» — как настроить кнопки и условия перехода из задачи;
- «Выдача прав в зоне ответственности» — как настроить доступ участникам процесса к его данным.
Конец примечание
Шаг 6. Настройте условия, автоматические действия и статусы
После настройки основной схемы добавьте логику ветвления, автоматические действия и статусы, если это нужно для выполнения процесса.
Условия и ветвления
Используйте условия, если выбор маршрута зависит от входных данных. Например, заявки до определённой суммы согласовывает руководитель, а заявки на крупную сумму — руководитель и финансовый директор.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Шлюзы» — как направить процесс по разным веткам;
- «Переходы» — как настроить связи между элементами процесса;
- «Примеры настройки переходов» — как использовать условия переходов.
Конец примечание
Автоматические действия
Помимо пользовательских задач, в процессе можно настроить автоматические действия для выполнения технических шагов без участия сотрудников.
Например, после согласования заявки можно настроить отправку уведомления инициатору, создание связанного элемента, изменение данных заявки или запуск следующего процесса.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Создание элемента» — как создать элемент приложения в ходе процесса;
- «Изменение элемента» — как изменить данные элемента приложения;
- «Оповещение» — как отправлять уведомления участникам процесса;
- «Запуск процесса» — как запустить другой процесс из текущего процесса.
Конец примечание
Статусы элемента приложения
Если бизнес-процесс связан с приложением, вы можете настроить автоматическую смену статусов для его элементов. Так пользователи смогут отслеживать этап обработки заявки, документа или другого элемента.
Например, для заявки на закупку можно использовать статусы: Новая, На согласовании, В работе, Выполнена, Отклонена.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Вкладка „Статусы“» — как настроить статусы в дизайнере бизнес-процессов;
- «Поле „Статус“» — как статусы используются в приложении;
- «Управление статусом» — как менять статус элемента приложения в процессе;
- «Пример: настроить статусы для мониторинга процесса» — как задать этапы и отслеживать их на примере определённого бизнес-процесса.
Конец примечание
Шаг 7. Проверьте и отладьте процесс
Перед публикацией проверьте схему процесса на логические ошибки: отсутствие конечного события, некорректно закрытый шлюз, неверные условия переходов или наличие неопределённых исполнителей.
Затем выполните тестовый запуск процесса в режиме отладки. Вы пройдёте по всем шагам и убедитесь, что маршрут настроен корректно: задачи назначаются нужным сотрудникам, формы понятны, условия и автоматические действия выполняются, а статусы изменяются.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Проверка корректности процесса» — как проанализировать схему процесса и выявить ошибки;
- «Возможные ошибки по ходу процесса» — какие ошибки могут возникнуть при выполнении процесса;
- «Отладка бизнес-процесса» — как проверить процесс перед передачей пользователям в работу.
Конец примечание
Шаг 8. Опубликуйте процесс и отслеживайте его работу
Чтобы сделать процесс исполняемым, его нужно опубликовать. После публикации пользователи смогут запускать процесс. Задачи, уведомления и автоматические действия будут выполняться по настроенной схеме.
Любые последующие изменения схемы нужно опубликовать повторно. В этом случае создаётся новая версия процесса.
Для контроля исполнения используйте карточку экземпляра процесса и инструменты мониторинга. Вы сможете отслеживать текущие задачи и их исполнителей, завершённые этапы и экземпляры, а также возникающие ошибки.
Начало примечание
Полезные статьи:
- «Вкладка „Настройки“» — как настроить запуск процесса, шаблон названия, карточку экземпляра и другие параметры;
- «Публикация бизнес-процесса» — как опубликовать процесс и применить изменения;
- «Монитор процессов» — как отслеживать состояние процессов;
- «Монитор ошибок» — как находить ошибки выполнения процессов;
- «Карточка экземпляра» — где посмотреть данные и ход экземпляра процесса;
- «Показатели эффективности бизнес-процессов» — как настроить и использовать показатели процесса.
Конец примечание
Если процесс является частью решения, находящегося в разработке, рекомендуем использовать статью «Сценарий: подготовить решение к запуску».