Активности CRM

Активности — это действия, которые совершает менеджер при работе с лидамисделками или компаниями. Любую активность — задачу, телефонный звонок, встречу, письмо или вебинар — можно запланировать и просмотреть в ELMA365. Вы сможете отслеживать этапы работы с элементом приложения и просматривать все завершённые и текущие задачи.

начало внимание

Работа с активностями доступна только для пользователей с лицензией ELMA365 CRM.

конец внимание

Все активности отображаются в карточке лида, сделки или компании. Кроме того, их можно просматривать в календаре и в разделе Задачи > Входящие. Также можно отображать активности отдельно от прочих входящих задач. Тогда в разделе появится группа Задачи CRM, куда будут попадать созданные звонки, встречи, письма и вебинары.

crm-activity-1

Как добавить активность

Создать активность можно двумя способами:

  1. В карточке сделки, компании или лида нажмите кнопку + Задача.
  2. В разделе Задачи > Задачи CRM нажмите кнопку + Задача. Если на странице включён режим отображения Календарь, дважды нажмите на ячейку с датой начала активности.

В открывшемся окне добавления активности задайте её параметры:

  1. При создании активности в разделе Задачи выберите приложение, например, Сделки, и укажите элемент, по которому ставится задача.
  2. Выберите из выпадающего списка тип активности:

activities-crm-2

Название активности задаётся автоматически. Его можно изменить.

  1. Введите информацию об активности. Обратите внимание, в зависимости от типа активности список опций различается.

deal_activities-3

  • Описание — добавьте развёрнутое описание активности, чтобы просматривать цели звонка, встречи и т. д.;
  • Начало*, Завершение* — установите срок выполнения активности. По окончании заданного срока задача станет просроченной;
  • Ответственный* — по умолчанию ответственным за выполнение активности назначается текущий пользователь, но можно указать другого сотрудника;
  • Приоритет — задайте срочность исполнения задачи. Укажите вариант из списка или выберите опцию Число, чтобы ввести любое значение, например от 1 до 100. Сотрудники смогут находить входящие задачи с высоким приоритетом и выполнять их в первую очередь;
  • Показывать в общем календаре — при выключенной опции активность не будет отображаться в личном календаре сотрудников;
  • Контакт для звонка/Кому/Внешние участники — укажите клиента из приложения Контакты, с которым необходимо связаться или для которого вы проводите встречу или вебинар. Для быстрого поиска контактного лица начните вводить его имя в поле. В выпадающем списке отобразятся:
    • контакты для лида или сделки, т. е. привязанные к компании, которая указана в карточке лида или сделки. Если компания не указана, поиск выполняется по всем контактам;
    • контакты для компании, т. е. привязанные к данной компании. Если связанных контактов нет, поиск выполняется по всем элементам приложения Контакты.

Чтобы выбрать из полного перечня контактных лиц и использовать поиск по параметрам, нажмите на значок лупы.

Для задач Встреча и Вебинар также можно указать следующую информацию:

  • Длительность — выберите продолжительность выполнения задачи;
  • Участники — укажите сотрудников, которые будут участвовать в активности. В #Ленту выбранных коллег придёт оповещение об участии в вебинаре или встрече. Поставленная задача отобразится в разделе Участвую, а также в личном календаре сотрудника;
  • Отправить уведомления на E-mail — включите опцию, чтобы после создания активности все участники, в том числе внешние, получили оповещение о ней на электронную почту. В письме будет содержаться файл формата .ics со всеми деталями события. Уведомления будут отправлены на электронные адреса, указанные в карточке контакта в поле Рабочая почта, а также в профиле пользователя ELMA365;
  • Место — опция доступна только для задачи Встреча. Укажите место проведения;
  • Ссылка — опция доступна только для задачи Вебинар. Вставьте ссылку, связанную с вебинаром, например, ссылку‑приглашение.
  1. После заполнения полей нажмите кнопку Сохранить. Если активность пересекается по времени с другим событием из календаря пользователя, вы увидите уведомление.

Где отображаются активности

Карточка элемента

Добавленная активность сразу же появляется в карточке элемента приложения. Для удобства звонки, встречи, вебинары и письма обозначаются разными значками. Завершённые активности перечёркнуты, а просроченные выделены красным цветом.

crm-activity-4

Календарь

Если при создании активности была отмечена опция Показывать в общем календаре, задача автоматически попадёт в личный календарь ответственного. Там её может посмотреть сам сотрудник, а также его руководитель.

Активности Встреча и Вебинар отображаются также в календарях их участников. Таким образом, все задачи сотрудника, связанные с работой с клиентами, находятся в одном месте.

crm-activity-5

Вы можете изменять способ отображения календаря, чтобы выбрать наиболее наглядный для вас вариант.

crm-activity-6

Нажав на название активности в календаре, вы откроете карточку соответствующей сделки, компании или лида. Здесь удобно продолжить работу, например, завершить активность или отредактировать её данные.

Раздел «Задачи»

Новая активность появляется в группе Входящие у пользователя, который за неё отвечает. Участники встречи или вебинара увидят активность в группе задач Участвую.

В разделе доступен поиск по активностям CRM. Чтобы найти все назначенные на вас задачи определённого типа, откройте окно поиска по параметрам. Затем в поле Связанный объект выберите опцию Бизнес‑процесс, укажите название активности и нажмите Поиск.

Вы можете также настроить отображение активностей отдельно от остальных входящих задач. Для этого в настройках профиля пользователя включите опцию Показывать задачи по CRM отдельно от прочих входящих задач. В левом меню раздела Задачи появится группа Задачи CRM, куда войдут активности типа Звонок, Встреча, Вебинар, Письмо.

Для Задач CRM можно выбрать способ отображения: Таблица, Канбан-доска или Календарь. Для этого воспользуйтесь переключателем в правом верхнем углу страницы с задачами.

При отображении в виде таблицы вы увидите название, тип и срок завершения активности, а также элемент приложения, по которому была поставлена задача.

В календаре активности располагаются в ячейках и содержат время начала и окончания задачи, а также её название.

На канбан-доске активности распределяются по колонкам:

activities_CRM-7

  • Ранее — все незавершённые активности, назначенные на пользователя до текущей даты;
  • Сегодня — все активности, поставленные на текущую дату;
  • Завтра — активности, которые необходимо завершить на следующий день после текущей даты;
  • Неделя — активности, которые должны быть выполнены в течение семи дней с текущей даты. Задачи на Сегодня и Завтра здесь не учитываются;
  • Позднее — активности, которые необходимо завершить в срок, превышающий восемь дней с текущей даты.

В колонках задачи автоматически сортируются по времени их начала — вверху колонки будут отображаться задачи с самым близким плановым сроком выполнения.

Вы можете перенести срок активности, перетащив её в другую колонку. Информация о переносе фиксируется в карточке элемента в ассоциированной ленте. Обратите внимание, перемещать задачи в колонку Ранее нельзя.

Работа с активностями

Работать с активностями можно напрямую из карточки элемента приложения. Для каждого типа активности предусмотрен свой набор кнопок, позволяющий совершить то или иное действие, например, отметить задачу как выполненную или изменить её. Рассмотрим их подробнее.

Звонок

Для работы с назначенным звонком используются четыре действия:

crm-activity-7

  • Сделано — закрыть активность, если звонок завершён успешно. Введите комментарий, который появится в ассоциированной ленте элемента приложения;
  • Изменить — отредактировать детали активности, переназначить задачу или перенести время звонка. При переназначении новый исполнитель получит оповещение в #Ленту. Информация о внесённых изменениях фиксируется в ассоциированной ленте элемента приложения;
  • Недозвон — выберите причину, по которой не удалось созвониться с клиентом. Она отобразится в ленте элемента, а задача закроется. Вы можете создать задачу для повторного звонка, установив в поле Открыть задачу на новый период? значение Да и выбрав новую дату и время. Все данные из текущей задачи продублируются в новую;

crm-activity-8

  • Закрыть сделку/Закрыть лид — опция доступна только для активностей по сделке или лиду. Выберите причину и оставьте комментарий. После этого статус сделки автоматически сменится на Закрыта неуспешно, а лид приобретёт статус Неквалифицирован. При этом все другие активности CRM, запланированные по отменённым сделкам и лидам, завершатся автоматически.

crm-activity-9

Встреча и вебинар

Работа с этими активностями похожа. Для них предусмотрены два действия — Сделано и Изменить.

activities-10

Редактируя встречу или вебинар, вы можете изменить название активности, переназначить её или перенести, а также изменить состав участников.

Письмо

Для работы с письмом предусмотрены следующие действия:

activities-crm-12

  • Сделано — закрыть активность, если письмо успешно отправлено. Введите комментарий, который сохранится в ассоциированной ленте элемента приложения, по которому поставлена задача;
  • Изменить — отредактировать детали активности, переназначить задачу или перенести время отправки письма. При переназначении новый исполнитель получит оповещение в #Ленту. Информация о внесённых изменениях фиксируется в ассоциированной ленте элемента приложения;
  • Отправить письмо — нажмите на кнопку, чтобы написать письмо во встроенном почтовом клиенте. После отправки письма активность автоматически закрывается. Опция доступна, если в активности указан контакт для связи, а у текущего пользователя подключен персональный почтовый ящик в разделе Почта.

Задача

Работа с задачей похожа на работу с обычными задачами в системе. В ELMA365 создастся карточка задачи, которая отобразится в списке входящих задач исполнителя. Однако, в отличие от обычных поручений, эта активность также попадёт и в календарь.

Обратите внимание, если вы создадите не задачу, а пункты чек-листа, они не отобразятся в календаре, потому что у них нет исполнителя. Они удобны для планирования мелких дел по сделке. Вы можете отредактировать такую активность и добавить исполнителя, тогда она появится в личном календаре этого сотрудника.

crm-activity-11

Подробнее о задачах вы можете прочитать в статье «Типы задач».