Задачи CRM — это особый вид задач, которые помогают организовать работу менеджеров по продажам с лидами, сделками, компаниями и т. д. Любую задачу, связанную с продажами — телефонный звонок, встречу, письмо, вебинар и т. д. — можно запланировать и просмотреть в ELMA365. Вы сможете отслеживать этапы работы с элементом приложения и просматривать все завершённые и текущие задачи.
По типу задачи CRM можно разделить на:
- преднастроенные — задачи, доступные в системе по умолчанию: Звонок, Письмо, Встреча и Вебинар. Их можно назначать по элементам приложений CRM: лидам, сделкам, компаниям и контактам. Администратор системы может изменить настройки типа задач: задать название, поля и кнопки, а также сделать такие задачи доступными для других приложений системы;
- пользовательские — дополнительные задачи CRM, которые администратор добавил в компанию.
Преднастроенные и пользовательские задачи CRM можно назначить вручную или в ходе бизнес-процесса. Назначенные задачи отображаются в карточке элемента, по которому они поставлены, в личном календаре сотрудника и в разделе Задачи.
Назначение и исполнение преднастроенных задач CRM по умолчанию фиксируется в системе и записывается в историю активностей по контакту. Это помогает легко отслеживать взаимодействие менеджеров по продажам с клиентами. Также эта информация используется для определения готовности клиента к покупке, то есть его стадии прогрева. Для пользовательских задач фиксацию данных можно включить.
Также можно настроить обработку событий в задачах CRM, чтобы при назначении, изменении, отмене или завершении задачи автоматически запускались определённые действия. Например, после отправки письма можно назначать руководителю задачу ознакомиться с его деталями.
Назначить задачу CRM вручную
Создать задачу можно двумя способами:
- В карточке элемента приложения, для которого доступно создание задачи CRM, нажмите кнопку + Задача.
- В разделе Задачи > Задачи CRM нажмите кнопку + Задача. Если на странице включён режим отображения Календарь, дважды нажмите на ячейку с датой начала исполнения задачи.
В открывшемся окне добавления задачи задайте её параметры:
- При создании задачи CRM в разделе Задачи выберите приложение, например, Сделки, и укажите элемент, по которому ставится задача.
- Выберите из выпадающего списка тип задачи:
Название задачи устанавливается автоматически. Его можно изменить.
- Введите информацию о задаче. Обратите внимание, в зависимости от типа задачи список опций различается.
- Описание — добавьте развёрнутое описание задачи, чтобы просматривать цели звонка, встречи и т. д.;
- Дата начала*, Сделать до* — установите срок выполнения задачи. По окончании заданного срока задача станет просроченной;
- Исполнитель* — по умолчанию ответственным за выполнение задачи CRM назначается текущий пользователь, но можно указать другого сотрудника;
- Приоритет — задайте срочность исполнения задачи. Укажите вариант из списка или выберите опцию Число, чтобы ввести любое значение, например от 1 до 100. Сотрудники смогут находить входящие задачи с высоким приоритетом и выполнять их в первую очередь;
- Показывать в общем календаре — при выключенной опции задача не будет отображаться в личном календаре сотрудников;
- Контакт для звонка/Кому/Внешние участники — укажите клиента из приложения Контакты, с которым необходимо связаться или для которого вы проводите встречу или вебинар. Для быстрого поиска контактного лица начните вводить его имя в поле. В выпадающем списке отобразятся:
- контакты для лида или сделки, т. е. привязанные к компании, которая указана в карточке лида или сделки. Если компания не указана, поиск выполняется по всем контактам;
- контакты для компании, т. е. привязанные к данной компании. Если связанных контактов нет, поиск выполняется по всем элементам приложения Контакты.
Чтобы выбрать из полного перечня контактных лиц и использовать поиск по параметрам, нажмите на значок лупы.
Для задач Встреча и Вебинар также можно указать следующую информацию:
- Участники — укажите сотрудников, которые будут участвовать в выполнении задачи. В #Ленту выбранных коллег придёт оповещение об участии в вебинаре или встрече. Поставленная задача отобразится в разделе Участвую, а также в личном календаре сотрудника;
- Отправить уведомления на E-mail — включите опцию, чтобы после создания задачи все участники, в том числе внешние, получили оповещение о ней на электронную почту. В письме будет содержаться файл формата .ics со всеми деталями события. Уведомления будут отправлены на электронные адреса, указанные в карточке контакта в поле Рабочая почта, а также в профиле пользователя ELMA365;
- Место — опция доступна только для задачи Встреча. Укажите место проведения;
- Ссылка — опция доступна только для задачи Вебинар. Вставьте ссылку, связанную с вебинаром, например, ссылку‑приглашение.
- После заполнения полей нажмите кнопку Сохранить. Если задача CRM пересекается по времени с другим событием из календаря пользователя, вы увидите уведомление.
Назначить задачу CRM в ходе процесса
По умолчанию в дизайнер бизнес-процессов добавлены блоки для преднастроенных задач: Задача «Звонок», Задача «Встреча», Задача «Вебинар» и Задача «Письмо». При создании пользовательского типа задач автоматически создаётся графический элемент с его названием.
Чтобы в ходе процесса пользователю автоматически назначалась задача CRM, администратор системы размещает нужный блок на схеме и задаёт его настройки. Блоки для назначения пользовательских типов задач настраивается так же, как для преднастроенных типов.
Где отображаются задачи CRM
Карточка элемента
Добавленная задача сразу же появляется в карточке элемента приложения. Для удобства звонки, встречи, вебинары, письма и другие типы задач CRM обозначаются разными значками. Завершённые задачи перечёркнуты, а просроченные выделены красным цветом.
Календарь
Если при создании задачи была отмечена опция Показывать в общем календаре, она автоматически попадёт в личный календарь ответственного. Там её может посмотреть сам сотрудник, а также его руководитель.
Задачи типов Встреча и Вебинар отображаются также в календарях их участников. Таким образом, все задачи сотрудника, связанные с работой с клиентами, находятся в одном месте.
Вы можете изменять способ отображения календаря, чтобы выбрать наиболее наглядный для вас вариант.
Нажав на название задачи CRM в календаре, вы откроете её карточку. Здесь удобно продолжить работу, например, завершить задачу или отредактировать её данные.
Раздел «Задачи»
Новая задача CRM появляется в группе Входящие у пользователя, который за неё отвечает. Участники встречи или вебинара увидят задачу в группе Участвую.
В разделе доступен поиск по задачам CRM. Чтобы найти все назначенные на вас задачи определённого типа, откройте окно поиска по параметрам. Затем в поле Связанный объект выберите опцию Бизнес‑процесс, укажите тип задачи и нажмите Поиск.
Вы можете также настроить отображение задач CRM отдельно от остальных назначенных на вас задач. Для этого в настройках профиля пользователя:
- Включите опцию Показывать задачи по CRM отдельно от прочих входящих задач — в левом меню раздела Задачи появится группа Задачи CRM, куда войдут все задачи, заданные в настройках типов задач CRM.
- Определите, задачи с каким сроком учитывать в счётчике, который отображается рядом с группой Задачи CRM.
Обратите внимание, если с карточки элемента приложения CRM создаётся поручение с типом Задача, оно не отобразится в разделе Задачи CRM и будет доступно в разделе Входящие.
Для раздела Задачи CRM можно выбрать способ отображения:
- Таблица — вы увидите название, тип и срок завершения задачи, а также элемент приложения, по которому она была поставлена;
- Календарь — задачи CRM располагаются в ячейках с датами и содержат время начала и окончания задачи, а также её название;
- Список задач — отображаются задачи с перечнем исполнителей, назначенные на определённое время в течение дня, недели или месяца;
- Канбан-доска — задачи CRM распределяются по колонкам:
- Ранее — все незавершённые задачи CRM, назначенные на пользователя до текущей даты;
- Сегодня — все задачи CRM, поставленные на текущую дату;
- Завтра — задачи CRM, которые необходимо завершить на следующий день после текущей даты;
- Неделя — задачи CRM, которые должны быть выполнены в течение семи дней с текущей даты. Задачи на Сегодня и Завтра здесь не учитываются;
- Позднее — задачи CRM, которые необходимо завершить в срок, превышающий восемь дней с текущей даты.
В колонках задачи автоматически сортируются по времени их начала — вверху колонки будут отображаться задачи с самым близким плановым сроком выполнения.
Вы можете перенести срок задачи, перетащив её в другую колонку. Информация о переносе фиксируется в карточке задачи в ассоциированной ленте. Обратите внимание, перемещать задачи в колонку Ранее нельзя.
Чтобы изменить отображение, используйте переключатель в правом верхнем углу страницы с задачами.