Активности — это действия, которые совершает менеджер при работе с приложениями раздела CRM. Любую активность — задачу, телефонный звонок, встречу, письмо или вебинар — можно запланировать и просмотреть в ELMA365. Вы всегда видите, что уже сделано на данный момент и что будет сделано на следующем шаге.
начало внимание
Работа с активностями доступна только для пользователей с лицензией ELMA365 CRM.
конец внимание
Для удобства все активности отображаются в карточке лида, сделки или компании. Кроме того, активности можно просматривать в календаре и в разделе Задачи, в группе Входящие. Вы также можете включить опцию отображения активностей отдельно от прочих входящих задач. Тогда в разделе появится группа Задачи CRM, куда будут попадать созданные звонки, встречи, письма и вебинары.
Как добавить активность
Создать активность можно двумя способами:
- В карточке сделки, компании или лида нажмите кнопку +Задача.
- В разделе Задачи > Задачи CRM нажмите кнопку +Задача или, если активен режим отображения Календарь, дважды нажмите на его ячейку.
В открывшемся окне добавления активности задайте её параметры:
- Выберите приложение, например, Сделки, и укажите элемент, по которому ставится задача.
- Выберите из выпадающего списка активность:
Название активности задаётся автоматически, его можно изменить.
- Укажите ответственного. По умолчанию ответственным за звонок, встречу или вебинар назначается текущий пользователь, но можно указать другого сотрудника.
- Установите срок выполнения:
- для задачи Встреча или Вебинар выберите её Продолжительность;
- для задачи Звонок или Письмо укажите дату и время завершения.
По окончании заданного срока задача станет просроченной.
- При необходимости добавьте пользователей в поле Участники. В #Ленту выбранных коллег придёт оповещение об участии в вебинаре или встрече. Поставленная задача отобразится в разделе Участвую, а также в личном календаре сотрудника.
- Также вы можете снять флажок с опции Показывать в общем календаре, чтобы активность не отображалась в личном календаре сотрудника.
Где отображаются активности
Карточка элемента
Добавленная активность сразу же появляется в карточке элемента приложения. Для удобства звонки, вебинары и встречи обозначаются разными значками. Завершённые активности перечёркнуты, а просроченные выделены красным цветом.
Календарь
Если при создании активности была отмечена опция Показывать в общем календаре, задача автоматически попадёт в личный календарь ответственного. Там её может посмотреть сам сотрудник, а также его руководитель.
Активности Встреча и Вебинар отображаются также в календарях их участников. Таким образом, все задачи сотрудника, связанные с работой с клиентами, находятся в одном месте.
Вы можете изменять способ отображения календаря, чтобы выбрать наиболее наглядный для вас вариант.
Нажав на название активности в календаре, вы откроете карточку соответствующей сделки, компании или лида. Здесь удобно продолжить работу, например, завершить активность или отредактировать её данные.
Раздел «Задачи»
Новая активность появляется в группе Входящие у пользователя, который за неё отвечает. Участники встречи или вебинара увидят активность в группе задач Участвую.
Кроме того, можно настроить отображение активностей отдельно от остальных входящих задач. Для этого в настройках профиля пользователя включите опцию Показывать задачи по CRM отдельно от прочих входящих задач. В левом меню раздела Задачи появится группа Задачи CRM, куда войдут активности типа Звонок, Встреча, Вебинар, Письмо.
Вы можете выбрать способ отображения: канбан-доска, таблица или календарь. Для этого воспользуйтесь переключателем в правом верхнем углу страницы с задачами.
В таблице и канбан-доске отображается название, тип и дата завершения активности, а также указан элемент приложения, по которому была поставлена задача.
В календаре активности располагаются в ячейках и содержат время начала задачи и её название.
На канбан-доске активности распределяются по колонкам:
• Ранее — все незавёршенные активности, назначенные на пользователя до текущей даты.
• Сегодня — все активности, поставленные на текущую дату.
• Завтра — активности, которые необходимо завершить на следующий день после текущей даты.
• Неделя — активности, которые должны быть выполнены в течение 7 дней с текущей даты. Задачи на Сегодня и Завтра здесь не учитываются.
• Позднее — активности, которые необходимо завершить в срок, превышающий 8 дней с текущей даты.
Вы можете редактировать созданные вами активности, а также перемещать их по колонкам, используя метод drag-and-drop. В открывшемся при перемещении окне можно установить время выполнения задачи, а в колонках Неделя и Позднее задать дату. Также можно оставить комментарий. Например, указать причину переноса активности: не дозвонились, изменились условия и т. п. Данные об авторе переноса, изменённые дата, время и комментарий отобразятся в карточке элемента в ленте событий. Перемещать задачи в колонку Ранее нельзя.
В колонках задачи автоматически сортируются по времени их начала — вверху колонки будут отображаться задачи с самым близким плановым сроком выполнения.
Работа с активностями
Работать с активностями можно напрямую из карточки элемента приложения. Для каждого типа активности предусмотрен свой набор кнопок, позволяющий совершить то или иное действие, например, отметить задачу как выполненную или изменить её. Рассмотрим их подробнее.
Звонок
Для работы с назначенным звонком используются четыре действия:
- Сделано — закрыть активность, если звонок завершён успешно. При этом укажите комментарий, он появится в ассоциированной ленте элемента приложения.
- Изменить — отредактировать название активности, переназначить её или перенести время звонка. При изменении исполнителя он получит сообщение об этом. Также комментарий о любом изменении активности отобразится в ленте сообщений элемента приложения.
- Недозвон — выберите причину, по которой не удалось созвониться с клиентом. Она отобразится в ленте сделки, а общее количество неудачных звонков будет указано на самой кнопке
. Это позволит вам вовремя закрыть бесперспективную сделку, например, если не удалось дозвониться 5 раз подряд. Выберите опцию Завершить задачу, чтобы отменить звонок. - Закрыть сделку/лид — эта опция доступна только для активностей по сделке или лиду. Выберите причину, по которой закрываете сделку или лид, и оставьте ваш комментарий. После этого статус сделки автоматически сменится на Закрыта неуспешно, а лид приобретет статус Неквалифицирован. При этом все другие активности CRM, запланированные по отменённым сделкам и лидам, завершатся автоматически.
Встреча, письмо и вебинар
Работа с этими активностями похожа. Для них предусмотрены два действия — Сделано и Изменить.
Редактируя Встречу или Вебинар, вы можете не только изменить название активности, переназначить её или перенести, но также изменить состав участников.
Задача
Работа с задачей похожа на работу с обычными задачами в системе. В ELMA365 создастся карточка задачи, которая отобразится в списке входящих задач исполнителя. Однако, в отличие от обычных поручений, эта активность также попадет и в календарь.
Обратите внимание, если вы создадите не задачу, а пункты чек-листа, они не отобразятся в календаре, потому что у них нет исполнителя. Они удобны для планирования мелких дел по сделке. Вы можете отредактировать такую активность и добавить исполнителя, тогда она появится в личном календаре этого сотрудника.
Подробнее о задачах вы можете прочитать в статье «Типы задач».