Графический элемент Ознакомление размещается на том этапе процесса, где его участники должны ознакомиться с содержимым файла, документа или элемента приложения. Сотрудникам приходит задача, содержащая ссылку на объект, а на его карточке создается лист ознакомления. В нём можно просмотреть резолюции сотрудников, их комментарии и дополнительно приложенные файлы.
Например, коммерческий директор разрабатывает план продаж, а генеральный директор должен его утвердить. После согласования директором менеджеры получат задачу с ссылкой на документ. Когда менеджер выполнит задачу ознакомления, в листе на карточке объекта появятся отметки об ознакомлении.
Чтобы перейти в окно настроек графического элемента, дважды нажмите на него на схеме процесса.
начало внимание
Перед настройкой убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект ознакомления.
конец внимание
Вкладка «Основное»
- Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса;
- Название задачи* — придумайте краткую и информативную тему, отражающую суть задачи. Тема используется в качестве заголовка задачи в ленте. Чтобы включить контекстные переменные в название, нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условия и функции, как для названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативное название задачи;
- Что посылаем на ознакомление — эта опция позволяет выбрать переменную, хранящую ссылку на объект ознакомления, например, файл, документ, элемент приложения;
- Оповещение — включите опцию, чтобы исполнитель получил в ленту уведомление о назначении задачи ознакомления;
- Текст сообщения — в этом поле вы можете указать подробную информацию, которую необходимо получить сотруднику. Кроме того, при помощи контекстных переменных сюда можно поместить, например, комментарий участника процесса. Для этого нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условие или функцию тем же способом, как в поле Название задачи*.
Вкладка «Время выполнения»
На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдёт, если в указанное время задача не будет завершена.
Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:
- Точное время — укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учётом настройки рабочего календаря;
Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.
- Переменная — иногда бывает важно закончить ознакомление до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда его коллеги должны ознакомиться с новым внутренним регламентом работы. К этому дню все указанные пользователи уже должны ознакомиться с документом. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа Дата/время.
Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить ознакомление к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.
В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.
По умолчанию сообщение будет отправлено всем сотрудникам, которые указаны в настройках зоны ответственности, содержащей ознакомление. Чтобы выбрать других получателей, нажмите на кнопку Добавить.
- Текущий пользователь — исполнитель зоны ответственности с элементом ознакомление;
- Контекстная переменная — вы можете определить получателя при помощи переменной типа Пользователь из контекста процесса;
- Группа — сообщение будет отправлено группе пользователей;
- Элемент оргструктуры — указать получателя можно при помощи элемента оргструктуры.
В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить ознакомление до установленного времени.
ELMA365 автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечёт, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.
Вкладка «Пользовательские статусы»
При создании пользовательского статуса в задаче ознакомления появится дополнительная кнопка. С её помощью сотрудники смогут вынести пользовательскую резолюцию в рамках стандартной процедуры ознакомления.
В зависимости от того, на какой объект (элемент приложения или файл) ссылается переменная, указанная на вкладке Основное в поле Что посылаем на ознакомление, кнопка появится в карточке элемента или на странице просмотра файла.
Например, вы можете добавить статус Необходимы уточнения. Сотрудник может завершить задачу ознакомления с документом, при прочтении которого появились вопросы. Движение документа по процессу продолжится согласно логике, заданной исходящими переходами. При этом в листе ознакомления, напротив фамилии пользователя, выбравшего данную резолюцию, появится статус: Необходимы уточнения.
Финальным статусом элемента вне зависимости от выбранных резолюций будет статус Ознакомились.
Чтобы настроить статус, включите опцию Использовать пользовательский статус и заполните появившиеся поля:
- Текст кнопки в задаче* — введите название для кнопки, нажав на которую пользователь завершит задачу ознакомления. Дополнительная кнопка будет отображаться рядом с системной кнопкой Ознакомиться:
- Текст статуса* — введите название статуса, который будет отображаться в листе ознакомления после закрытия задачи:
Пользовательский статус будет выводиться в листе ознакомления, а также отображаться вместе с системным статусом Ознакомлен при выгрузке листа.
Вкладка «Настройки подписи»
На этой вкладке вы можете включить использование электронной подписи и настроить опции подписания в задаче ознакомления. Нажав в задаче кнопку Ознакомлен, пользователь увидит их:
- Подписать — если включена эта опция, пользователь может перейти непосредственно к подписанию, нажав Далее;
- Подписать атрибуты, Подписать файл документа — если включены эти опции, пользователь подпишет атрибуты и файл документа.
Определите, будет ли установлен флажок в указанных опциях. Настройки подписи выполняются так же, как для элемента Согласование. Отсутствует лишь опция Подпись решения, так как в случае ознакомления резолюция по документу не выносится. Подробнее об этом читайте в статье «Согласование».
Вкладка «Замещения»
На этой вкладке вы можете указать переменную, которая управляет переназначением задачи ознакомления на сотрудника, замещающего основного исполнителя.
В поле Игнорировать замещение укажите переменную из контекста бизнес-процесса типа Выбор «да/нет».
Если в переменной установлено значение Да, задача ознакомления придёт изначально указанному исполнителю, а при значении Нет — замещающему его сотруднику. Значение переменной можно изменять в ходе бизнес-процесса, например, вынести переменную на форму другой задачи, либо с помощью сценариев.
Например, игнорировать замещение можно, если документ, отправленный на ознакомление, содержит конфиденциальные данные, которые не должны быть переданы третьим лицам.
Лист ознакомления
Как только оповещение о поставленной задаче ознакомления с ссылкой на файл, документ или элемент приложения приходит в ленту к получателям, в карточке объекта создаётся лист ознакомления. Он содержит перечень сотрудников, их резолюции, комментарии и дополнительно приложенные файлы, а также даты и время ознакомления.
До тех пор, пока сотрудник не выполнит задачу, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком. После прочтения в листе появится соответствующая отметка.
Если в документ вносятся какие-либо изменения, например, корректируется содержание, изменяется статус и т. д., лист ознакомления уходит в архив. Вы всегда можете посмотреть архивные листы, нажав на ссылку Архив на панели справа от документа.
При необходимости лист ознакомления можно выгрузить в виде файла формата .xlsx. Для этого нажмите кнопку выгрузки.
В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены ознакомленные их и решения, указаны даты принятия решения и их комментарии.
