Дизайнер бизнес-процессов > Графические процессы (BPMN) > Графические элементы / Ознакомление

Ознакомление

6.pngГрафический элемент Ознакомление размещается на том этапе процесса, где его участники должны ознакомиться с содержимым файла, документа или элемента приложения. Сотрудникам приходит задача, содержащая ссылку на объект, а на его карточке создается лист ознакомления. В нём можно просмотреть резолюции сотрудников, их комментарии и дополнительно приложенные файлы.

Например, коммерческий директор разрабатывает план продаж, а генеральный директор должен его утвердить. После согласования директором менеджеры получат задачу с ссылкой на документ. Когда менеджер выполнит задачу ознакомления, в листе на карточке объекта появятся отметки об ознакомлении.

0.png

Чтобы перейти в окно настроек графического элемента, дважды нажмите на него на схеме процесса.

начало внимание

Перед настройкой убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект ознакомления.

конец внимание

Вкладка «Основное»

Ознакомление_03

 

  • Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса;
  • Название задачи* — придумайте краткую и информативную тему, отражающую суть задачи. Тема используется в качестве заголовка задачи в ленте. Чтобы включить контекстные переменные в название, нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условия и функции, как для названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативное название задачи;
  • Что посылаем на ознакомление — эта опция позволяет выбрать переменную, хранящую ссылку на объект ознакомления, например, файл, документ, элемент приложения;
  • Оповещение — включите опцию, чтобы исполнитель получил в ленту уведомление о назначении задачи ознакомления;
  • Текст сообщения — в этом поле вы можете указать подробную информацию, которую необходимо получить сотруднику. Кроме того, при помощи контекстных переменных сюда можно поместить, например, комментарий участника процесса. Для этого нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условие или функцию тем же способом, как в поле Название задачи*.

Вкладка «Время выполнения»

Ознакомление_04

На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдёт, если в указанное время задача не будет завершена.

Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:

  • Точное время — укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учётом настройки рабочего календаря;

Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.

  • Переменная — иногда бывает важно закончить ознакомление до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда его коллеги должны ознакомиться с новым внутренним регламентом работы. К этому дню все указанные пользователи уже должны ознакомиться с документом. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа Дата/время.

Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить ознакомление к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.

В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.

Ознакомление_05

По умолчанию сообщение будет отправлено всем сотрудникам, которые указаны в настройках зоны ответственности, содержащей ознакомление. Чтобы выбрать других получателей, нажмите на кнопку Добавить.

  • Текущий пользователь — исполнитель зоны ответственности с элементом ознакомление;
  • Контекстная переменная — вы можете определить получателя при помощи переменной типа Пользователь из контекста процесса;
  • Группа — сообщение будет отправлено группе пользователей;
  • Элемент оргструктуры — указать получателя можно при помощи элемента оргструктуры.

В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить ознакомление до установленного времени.

ELMA365 автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечёт, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.

Вкладка «Пользовательские статусы»

При создании пользовательского статуса в задаче ознакомления появится дополнительная кнопка. С её помощью сотрудники смогут вынести пользовательскую резолюцию в рамках стандартной процедуры ознакомления.

В зависимости от того, на какой объект (элемент приложения или файл) ссылается переменная, указанная на вкладке Основное в поле Что посылаем на ознакомление, кнопка появится в карточке элемента или на странице просмотра файла.

Например, вы можете добавить статус Необходимы уточнения. Сотрудник может завершить задачу ознакомления с документом, при прочтении которого появились вопросы. Движение документа по процессу продолжится согласно логике, заданной исходящими переходами. При этом в листе ознакомления, напротив фамилии пользователя, выбравшего данную резолюцию, появится статус: Необходимы уточнения.

Финальным статусом элемента вне зависимости от выбранных резолюций будет статус Ознакомились.

Чтобы настроить статус, включите опцию Использовать пользовательский статус и заполните появившиеся поля:  

acquaintance-1

  • Текст кнопки в задаче* — введите название для кнопки, нажав на которую пользователь завершит задачу ознакомления. Дополнительная кнопка будет отображаться рядом с системной кнопкой Ознакомиться:

acquaintance-2

  • Текст статуса* — введите название статуса, который будет отображаться в листе ознакомления после закрытия задачи:

acquaintance-3

Пользовательский статус будет выводиться в листе ознакомления, а также отображаться вместе с системным статусом Ознакомлен при выгрузке листа.

Вкладка «Настройки подписи»

На этой вкладке вы можете включить использование электронной подписи и настроить опции подписания в задаче ознакомления. Нажав в задаче кнопку Ознакомлен, пользователь увидит их:

  • Подписать — если включена эта опция, пользователь может перейти непосредственно к подписанию, нажав Далее;

360010385600-1

  • Подписать атрибутыПодписать файл документа — если включены эти опции, пользователь подпишет атрибуты и файл документа.

360010385600-2

Определите, будет ли установлен флажок в указанных опциях. Настройки подписи выполняются так же, как для элемента Согласование. Отсутствует лишь опция Подпись решения, так как в случае ознакомления резолюция по документу не выносится. Подробнее об этом читайте в статье «Согласование».

Ознакомление_06

Вкладка «Замещения»

На этой вкладке вы можете указать переменную, которая управляет переназначением задачи ознакомления на сотрудника, замещающего основного исполнителя.

acquaintance-4

В поле Игнорировать замещение укажите переменную из контекста бизнес-процесса типа Выбор «да/нет».

Если в переменной установлено значение Да, задача ознакомления придёт изначально указанному исполнителю, а при значении Нет — замещающему его сотруднику. Значение переменной можно изменять в ходе бизнес-процесса, например, вынести переменную на форму другой задачи, либо с помощью сценариев.

Например, игнорировать замещение можно, если документ, отправленный на ознакомление, содержит конфиденциальные данные, которые не должны быть переданы третьим лицам.

Лист ознакомления

Как только оповещение о поставленной задаче ознакомления с ссылкой на файл, документ или элемент приложения приходит в ленту к получателям, в карточке объекта создаётся лист ознакомления. Он содержит перечень сотрудников, их резолюции, комментарии и дополнительно приложенные файлы, а также даты и время ознакомления.

introduction-3

До тех пор, пока сотрудник не выполнит задачу, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком. После прочтения в листе появится соответствующая отметка.

Если в документ вносятся какие-либо изменения, например, корректируется содержание, изменяется статус и т. д., лист ознакомления уходит в архив. Вы всегда можете посмотреть архивные листы, нажав на ссылку Архив на панели справа от документа.

При необходимости лист ознакомления можно выгрузить в виде файла формата .xlsx. Для этого нажмите кнопку выгрузки.

introduction-4

В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены ознакомленные их и решения, указаны даты принятия решения и их комментарии.

ознакомление выгруженный