Документооборот без слепых зон

Ранее пользователи сталкивались с проблемой, когда задачи согласования и ознакомления документов были «разбросаны» по системе и доступны только через раздел «Задачи». Это значительно замедляло работу: участники тратили время на поиск актуальных задач, пропускали сроки согласования и рисковали нарушить процессы, особенно в проектах с большим числом участников или сложными документами.

Избавиться от проблемы помогло решение, которое объединило задачи и контекст документа в одном месте, чтобы ускорить доступ к актуальной информации и снизить риск ошибок.

Теперь в ELMA365 реализован виджет в карточке документа, где отображаются все связанные задачи согласования и ознакомления, созданные системными процессами. Пользователи могут сразу видеть актуальные задачи и переходить к их выполнению прямо из карточки документа, без необходимости искать их в отдельном разделе.

Фича ускоряет процессы согласования и ознакомления, снижая вероятность ошибок и упрощая работу с корпоративной документацией, что особенно важно для компаний с высокими требованиями к регламенту и аудиту.

Добавили азарта и вовлечённости в серьёзные бизнес-процессы.
Просто представьте, насколько затягиваются процессы, когда приходится дожидаться последовательного вынесения решения от всех участников процесса…А особенно, если достаточно, чтобы резолюцию принял любой уполномоченный сотрудник. Ни о каком оперативном согласовании договоров, отчётов или заявок при такой организации процесса речи быть не могло. 

Особенно осложнялась ситуация, если сотрудники физически находятся в разных офисах, не говоря уже о разных регионах с разницей в часовых поясах. Теперь, к хорошим новостям — мы решили эту проблему.

Так как требовалось решение, которое позволило бы ускорить принятие решений и минимизировать зависимость от последовательного выполнения задач всеми участниками, команда ELMA365 CSP реализовала режим «Кто первый» для маршрутного согласования.

Задачи назначаются всем участникам одновременно, и как только один согласующий выносит резолюцию, задачи автоматически снимаются с остальных. Это позволяет быстрее завершать этапы согласования, не блокируя процессы из-за отсутствия реакции отдельных сотрудников. Теперь решения принимаются оперативнее, риск задержек и конфликтных ситуаций между сотрудниками минимизируется. 

Отсутствие возможности прикрепления дополнительных документов к резолюциям создаёт трудности для участников процесса: важные материалы, например, риски, ограничения или сопроводительные данные по договору, приходится искать отдельно. Такой сложный процесс с множеством переключений между окнами и вкладками замедляет работу и повышает риск ошибок при принятии решений.

Чтобы решить эту проблему реализована возможность интегрировать ключевые документы прямо в процесс согласования, чтобы участники видели всю необходимую информацию в контексте резолюции и могли принимать решения на основе полной картины.

Как это работает: администратор может задать документ из контекста бизнес-процесса, который будет отображаться в листе согласования вместе с вынесенным решением. Например, вложенный файл может содержать список рисков или ограничения, зафиксированные в процессе согласования договора.

Доработка упростила процесс работы пользователям и командам внедрения: все участники видят нужные материалы сразу в карточке согласования, а решения принимаются на основе полного контекста документов.

В работе с документами пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда нужно взаимодействовать с конкретной версией файла, например, при проверке или согласовании изменений. При этом доступ к актуальной версии не всегда очевиден: переход к файлу может происходить через уведомления, сообщения или другие разделы системы. В таком случае пользователь рискует работать с неактуальной, устаревшей редакцией документа, упустить важные изменения и совершить ещё одну или более итераций работы с документом.

Чтобы устранить эту проблему, в карточку предыдущей версии добавлена ссылка для быстрого перехода к актуальной версии, а сама предыдущая версия помечается маркером «Устаревшая». 

Теперь даже при непрямом доступе к документу пользователь сразу видит его текущее состояние и может быстро перейти к актуальному документу, чтобы работать с действующей редакцией, не тратя время на поиск актуальной версии.

Больше никаких лишних копий.

Ранее, чтобы сделать старую версию текущей, приходилось нажимать кнопку «Сделать текущей», и система создавала её копию. В больших проектах с множеством версий это приводило к накоплению дубликатов одного и того же файла, путанице в списке версий и усложняло контроль над актуальными данными.

Теперь механизм восстановления перестроен: восстанавливаемая версия перемещается в начало списка в виджете «Версии документа» и становится текущей без создания лишней копии. Пользователи сразу видят актуальную редакцию и могут продолжать работу без дополнительных шагов и лишних файлов в системе.

В результате: время на управление версиями документов – сократилось, нагрузка на пользователей – уменьшилась, эффективность процессов – повысилась..

В повседневной работе с документами пользователи нередко сталкивались с тем, что часть PDF-файлов была защищена паролем или содержала интерактивные формы. Ранее для их просмотра требовалась настройка сервера документов, что замедляло процессы согласования и проверки, а также создавалo лишнюю нагрузку на ИТ-отдел.

Мы доработали решение, и теперь открывать такие файлы стало возможно напрямую в системе, без дополнительных серверов и настроек. Пользователи могут сразу просматривать защищённые документы и интерактивные формы в привычном интерфейсе, что делает работу с договорами, отчётами и анкетами проще и удобнее.

Представьте: вам нужно срочно согласовать документ, а вместо рабочих инструментов появляется всплывающее окно: «Недостаточно лицензий для работы и просмотра содержимого документа». 

Ранее пользователи могли столкнуться с блокировкой документов при исчерпании пакета лицензий OnlyOffice: открыть или редактировать файл становилось невозможно, что останавливало срочные процессы согласования, проверки и ознакомления.

Теперь система автоматически учитывает количество активных лицензий OnlyOffice и сопоставляет их с числом открытых файлов. Если лицензии заканчиваются, пользователь получает уведомление, но документ всё равно открывается на просмотр в формате PDF стандартными средствами ELMA365.

Доработка позволяет командам работать без простоев: участники видят содержимое документа, могут изучить его и принимать решения, даже если лицензии временно исчерпаны.