Долговременное хранение кадровых документов
Гибкий архив для кадровых документов, объединяющий возможности ELMA365 CSP и ELMA365 КЭДО. Соответствие всем требованиям законодательства по долговременному хранению
Соответствует требованиям регулятора
Организуйте долгосрочное хранение кадровых документов и обеспечьте соответствие:
- Требованиям ФЗ к хранению, комплектованию и учёту архивных документов
- Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236
- Правилам организации хранения документации из приказа Росархива от 31 июля 2023 года № 77
- Списку типовых архивных документов, формирующихся в научно-технической и производственной деятельности компании, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 28 декабря 2021 года № 142;
ELMA365 КЭДО — самое гибкое HRTech решение на рынке
Возможности:
- Конфигурация этапов трудоустройства по своему усмотрению, чтобы сделать процесс трудоустройства удобным для всех участников.
- Организация процесса планирования отпусков для сотрудников с соблюдением требований законодательства. Отслеживание количества накопленных дней отпуска, возможных пересечений, изменений или переносов отпуска.
- Оформление заявки на командировки
- Автоматизация процессов перевода сотрудников внутри организации и их увольнения
- Интеграция 1С:ЗУП и 1С:КА для получения данных по физическим лицам, сотрудникам, штатному расписанию, управленческой структуры и т.д.
- Возможность использовать предустановленные шаблоны, изменять их или загружать свои в форматах .docx или .xlsx.
Автоматизация процессов архивации кадровых документов
Настраивайте процессы, связанные с архивацией кадровых документов, без использования кода в визуальном редакторе. Документы, созданные и подписанные в модуле КЭДО (например, трудовой договор или приказ о приёме), автоматически попадают в архив ELMA365. Система КЭДО помогает настроить чёткую маршрутизацию документов и закрепить ответственных за тот или иной вид вопроса. Благодаря этому документы больше не висят в воздухе, ожидая пока их возьмут в работу.
Централизованный архив
Ответственность за сохранность кадровых документов всегда лежит на работодателе. Инструкции по учёту и хранению прописаны в ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вся кадровая документация от трудовых договоров до приказов и заявлений хранится в едином цифровом архиве с соблюдением всех требований законодательства по архивации кадровых документов, включая требования Росархива
Умный поиск и фильтрация
Найти нужный документ можно всего за пару кликов: используйте ФИО сотрудника, дату создания, тип документа, подразделение или иные параметры. Система поддерживает продвинутый поиск и фильтрацию — это особенно удобно при подготовке к проверкам или аудиту, позволяет контролировать состояние и воспроизводимость электронных дел — в автоматическом режиме или ручном
Настройка политик хранения документов
Настраивайте политики хранения и автоматизируйте архивацию, перемещение и удаление документов в соответствии с установленными сроками и правилами.
Совместное хранение архивных документов и их метаданных
ELMA365 помогает обеспечивать требования приказа Росархива № 77 в части порядка хранения архивных документов и всей сопутствующей информации:
- Метаданные (даты, авторы, тип документа);
- Сведения о регистрации и учёте;
- Информация о проверке подлинности электронных подписей.
