СХЭД и Архивное дело

Организация легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Системное формирование учетных документов и автоматизация процессов. Обеспечение эффективного учета архивных дел и фиксирование их движения в организации.

Расширенная номенклатура дел

Решение СХЭД и Архивное дело содержит в себе более расширенный функционал для работы с номенклатурой дел организации. В систему загружен Перечень типовых управленческих документов, на основе которого подразделения организации смогут формировать номенклатуры дел и направлять их на согласование. На основе согласованных и подписанных номенклатур дел подразделений система формирует свод номенклатур дел организации и запускает процесс оформления приказа об утверждении. Доступ к утвержденному своду номенклатур будет у всех сотрудников компании.

Единый учет

Ведите учет электронного и бумажного архивов в одной системе. Вам больше не придется работать в разных журналах. Система позволяет внести дело вручную с указанием топографических данных.

Храните архивные дела, сформированные нашей платформой, или загружайте электронные архивные дела, оформленные в вашей организации.

Экспертиза ценности

Система ELMA365 ежегодно запускает процесс экспертизы ценности документов в автоматическом режиме. Проводится проверка всех архивных дел, учтенных в системе, и формируются документы: описи передачи дел в архив для документов, сформированных на нашей платформе, и акты об уничтожении архивных дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Данные учетные документы поступают на проверку ответственным лицам, а затем проходят необходимые этапы согласования с Экспертной комиссией и дальнейшим оформлением Протокола заседания.

Также система позволяет вручную запускать процесс формирования описей передачи дел по трем видам: по личному составу, постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет).

Формирование учетных документов

Формируйте номенклатуру дел, акты об уничтожении и другие учетные документы в автоматическом режиме. Например, для оформления описи передачи дел вам достаточно заполнить таблицу в соответствии с утвержденной номенклатурой, а ELMA365 подготовит документ, который после согласования можно будет распечатать, подписать и передать в архив вместе с делами.

Аналогично проходят процедуры по оформлению других учетных документов. Шаблоны, по которым формируются учетные архивные документы, соответствуют формам, утвержденным Правилами Федерального архивного агентства.

Автоматизация процессов

Решение СХЭД и Архивное дело повышает эффективность и качество работы любой архивной службы благодаря автоматизации большинства процессов и задач.

Например, в системе автоматически обрабатываются заявки на выдачу дел из архива. При запросе бумажного дела архивариусу поступает задача на выдачу дела, а в книгу выдачи автоматически вносится запись об этом. Если же запрашивается электронное дело, то архивариусу достаточно согласовать заявку, все остальное сделает система - предоставит доступ, внесет запись о выдаче, проконтролирует сроки возврата.