СХЭД и Архивное дело
Организация легитимного долговременного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Системное формирование учетных документов и автоматизация процессов. Обеспечение эффективного учета архивных дел и фиксирование их перемещения в организации.
Взаимодействие с номенклатурой дел
Решение СХЭД и Архивное дело работает только в связке с решением Управление номенклатурой дел, которое содержит в себе расширенный функционал для работы с номенклатурой дел организации.
Благодаря такому тандему можно обеспечить полный жизненный цикл электронного документа от создания до хранения и уничтожения. Например, электронные документы, созданные в ELMA365 СЭД, можно поместить в дело в соответствии с номенклатурой, направить на экспертизу ценности и по описи передать в долговременный архив.
Единый учёт
Ведите учет электронного и бумажного архивов в одной системе. Вам больше не придется работать в разных журналах. Пофондовый учет, книга учета поступления и выбытия дел в электронном виде, вся информация о деле на одной карточке.
Используйте поиск, сохраненные фильтры и статусы для быстрой и удобной работы с архивными делами.
Экспертиза ценности
Система ELMA365 ежегодно запускает процесс экспертизы ценности документов в автоматическом режиме. Проводится проверка всех архивных дел, учтенных в системе, и формируются документы: описи передачи дел в архив для документов, сформированных на нашей платформе, и акты об уничтожении архивных дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Данные учетные документы поступают на проверку ответственным лицам, а затем проходят необходимые этапы согласования с Экспертной комиссией и дальнейшим оформлением Протокола заседания.
Также система позволяет вручную запускать процесс формирования описей передачи дел по трем видам: по личному составу, постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет).
Формирование учетных документов
Формируйте номенклатуру дел, акты об уничтожении и другие учетные документы в автоматическом режиме. Например, для оформления описи передачи дел вам достаточно заполнить таблицу в соответствии с утвержденной номенклатурой, а ELMA365 подготовит документ, который после согласования можно будет распечатать, подписать и передать в архив вместе с делами.
Аналогично проходят процедуры по оформлению других учетных документов. Шаблоны, по которым формируются учетные архивные документы, соответствуют формам, утвержденным Правилами Федерального архивного агентства.
Автоматизация процессов
Решение СХЭД и Архивное дело повышает эффективность и качество работы любой архивной службы благодаря автоматизации большинства процессов и задач.
Например, в системе автоматически обрабатываются заявки на выдачу дел из архива. При запросе бумажного дела архивариусу поступает задача на выдачу дела, а в книгу выдачи автоматически вносится запись об этом. Если же запрашивается электронное дело, то архивариусу достаточно согласовать заявку, все остальное сделает система - предоставит доступ, внесет запись о выдаче, проконтролирует сроки возврата.
