Архивное дело
Организация легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Системное формирование учетных документов и автоматизация процессов. Обеспечение эффективного учета архивных дел и фиксирование их движения в организации.
Расширенная номенклатура дел
Решение Архивное дело содержит в себе более расширенный функционал для работы с номенклатурой дел организации. В систему загружен Перечень типовых управленческих документов, на основе которого подразделения организации смогут формировать номенклатуры дел и направлять их на согласование. На основе согласованных и подписанных номенклатур дел подразделений система формирует свод номенклатур дел организации и запускает процесс оформления приказа об утверждении. Доступ к утвержденному своду номенклатур будет у всех сотрудников компании.
Единый учет
Ведите учет электронного и бумажного архивов в одной системе. Вам
больше не придется работать в разных журналах. Система позволяет
внести дело вручную с указанием топографических данных.
Храните архивные дела, сформированные нашей платформой, или загружайте
электронные архивные дела, оформленные в вашей организации.
Экспертиза ценности
Система ELMA365 ежегодно запускает процесс экспертизы ценности
документов в автоматическом режиме. Проводится проверка всех архивных
дел, учтенных в системе, и формируются документы: описи передачи дел в
архив для документов, сформированных на нашей платформе, и акты об
уничтожении архивных дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Данные
учетные документы поступают на проверку ответственным лицам, а затем
проходят необходимые этапы согласования с Экспертной комиссией и
дальнейшим оформлением Протокола заседания.
Также система позволяет вручную запускать процесс формирования описей
передачи дел по трем видам: по личному составу, постоянного срока
хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет).
Формирование учетных документов
Формируйте номенклатуру дел, акты об уничтожении и другие учетные
документы в автоматическом режиме. Например, для оформления описи
передачи дел вам достаточно заполнить таблицу в соответствии с
утвержденной номенклатурой, а ELMA365 подготовит документ, который
после согласования можно будет распечатать, подписать и передать в
архив вместе с делами.
Аналогично проходят процедуры по оформлению других учетных документов.
Шаблоны, по которым формируются учетные архивные документы,
соответствуют формам, утвержденным Правилами Федерального архивного
агентства.
Автоматизация процессов
Решение Архивное дело повышает эффективность и качество работы любой
архивной службы благодаря автоматизации большинства процессов и задач.
Например, в системе автоматически обрабатываются заявки на выдачу дел
из архива. При запросе бумажного дела архивариусу поступает задача на
выдачу дела, а в книгу выдачи автоматически вносится запись об этом.
Если же запрашивается электронное дело, то архивариусу достаточно
согласовать заявку, все остальное сделает система - предоставит
доступ, внесет запись о выдаче, проконтролирует сроки возврата.
