Постройте прозрачный процесс выдачи машиночитаемой доверенности
С 1 сентября 2023 года согласно ФЗ от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи» вступит в силу новая схема работы с электронной подписью физического лица, а машиночитаемая доверенность станет обязательной.
Для чего нужна МЧД
Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности на подписание сотрудником электронных документов от лица организации с использованием УКЭП. МЧД автоматически подтверждает наличие у работника полномочий представителя компании для обмена электронной документацией:
Работа с МЧД в ECM-системе
Бизнес-решение «Управление МЧД» интегрировано в экосистему корпоративного документооборота ELMA365 ECM. Это позволяет замкнуть процесс «от создания машиночитаемой доверенности до ее подписания» в одном контуре и сокращает временные и финансовые затраты на поддержание нескольких разрозненных систем.
Быстрая выдача доверенности
На создание МЧД уйдет не более 5 минут благодаря удобному интерфейсу ECM-системы с функциями автозаполнения для формирования доверенности. После создания элемента по выбранному шаблону автоматически сформируется файл доверенности формата .xml. Он будет содержать данные о доверителе, представителе и полномочиях.
Подписание доверенности
Возможность подписания УКЭП встроена в ELMA365 ECM: используется
подключенный криптопровайдер. Все данные подтягиваются автоматически,
поэтому у пользователя нет необходимости переключаться между
системами.
При этом во избежание вопросов подтверждения валидности подписи мы
используем подпись в формате CAdES-A, которая позволяет в момент
выпуска доверенности получить подпись с архивной меткой времени.
Просмотр МЧД
Просмотр созданной МЧД возможен в виде привычной карточки документа, где отображается информация о доверенности — тип, номер, кем она подписана, какому сотруднику и на что предоставлены полномочия, а также срок начала и окончания ее действия и текущий статус. Также в карточке МЧД есть функционал архива подписей. Предусмотрен доступ как к формату .xml, так и к подписи. Эта функция может понадобиться в двух случаях — если необходимо предоставить исходники документов или загрузить доверенность вручную в распределенный реестр ФНС.
Поиск МЧД
По ключевым реквизитам доверенности, например, по полномочиям представителей, типу доверенности или сроку ее начала/окончания действия вы можете настроить фильтр и найти необходимую МЧД.
Интеграция с операторами ЭДО и распределенным реестром ФНС
ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и взаимодействует с их узлами связи через API. Мы работаем с API Контур.Диадок, то есть загрузка МЧД в реестр ФНС происходит автоматически через Диадок.
Продление и перевыпуск МЧД
В бизнес-решение «Управление МЧД» также включены возможности перевыпуска и автопродления машиночитаемой доверенности. То есть вы можете использовать те же готовые бизнес-процессы, но с изменяющимися входными параметрами.
Все доверенности хранятся в одном месте
Единый реестр доверенностей позволяет вести учет действующих и истекших доверенностей и держать под контролем каждую МЧД. Вы всегда можете посмотреть любую доверенность, ее номер, кем она подписана, кому и на что предоставлены полномочия, а также сроки начала и окончания ее действия.
Поддержка различных форматов
Решение поддерживает утвержденные и опубликованные форматы МЧД: ФСС,
ФНС B2G для работы с налоговой и B2B работы с контрагентами через
операторов ЭДО. В ELMA365 ECM заложена возможность как выпуска
доверенности в текущих форматах, так и перехода на единый формат МЧД
после его официальной публикации.
После публикации единого формата пользователи решения смогут выпускать
электронные доверенности двумя способами — в новом универсальном
формате и в ранее принятых.
Классификатор полномочий
В решение «Управление МЧД» заложен Классификатор полномочий и реализована возможность синхронизации с Классификаторами на случай их обновления или изменения.
Готовые бизнес-процессы
ECM-система на базе Low-code инструмента позволяет настроить процессы
согласно внутренней бизнес-логике и учесть все возможные особенности
документооборота
в компании. Для удобства развертывания и ускорения запуска
бизнес-процессы
состоят из готовых low-code блоков, которые позволяют в кратчайшие
сроки автоматизировать работу с МЧД.
К числу готовых бизнес-процессов, реализованных в разделе управления
МЧД, относятся: создание МЧД, копирование МЧД, перевыпуск МЧД,
регистрация в распределенном реестре, проверка входящей и исходящей
МЧД, синхронизация полномочий, подписание МЧД.
Поддержка вендора
Наша команда состоит из аналитиков и пула разработчиков, специализирующихся на теме МЧД. Члены продуктовой команды — участники рабочих групп и экспертных сообществ совместно с ФНС, Министерством цифрового развития РФ и представителями отраслевых Ассоциаций, например, РОСЭУ. Мы тщательно следим за изменениями в законодательстве в сфере МЧД и имеем возможность вносить свои предложения к текущим или планируемым законодательным актам. Это дает нам ряд преимуществ: позволяет быстро реагировать на изменения и поддерживать решение на актуальном уровне согласно нормативным требованиям.
Как создать МЧД в ELMA365 ECM?
Заполните сведения о доверенности
Зайдите на вкладку «Доверенность», укажите ее версию, тип, срок действия документа, а также данные о доверителе и представителе. После создания элемента по выбранному шаблону сохраните его, автоматически сформируется файл доверенности формата .xml.
Подпишите файл доверенности
Готовую машиночитаемую доверенность должен подписать руководитель компании с помощью криптопровайдера КриптоПро. Затем МЧД автоматически загружается в реестр ФНС через сервис Контур.Диадок, который позволяет регистрировать доверенности. По окончании процесса пользователь, для которого выпущена доверенность, получит уведомление.
Используйте МЧД в работе
После того, как налоговая зарегистрирует МЧД, сотрудник может скопировать ее номер и использовать в сервисах, которые подключены к реестру ФНС.
Как создать МЧД в ELMA365 ECM?
Автоматизируйте задачи создания, публикации, передачи, хранения и проверки машиночитаемых доверенностей с помощью готового бизнес-решения «Управление МЧД» в интерфейсе системы ELMA365
