Локально-нормативные акты
Организуйте работу с локально-нормативными актами компании. Запускайте процессы согласования и ознакомления, утверждайте ЛНА и ведите их учет, вносите и фиксируйте изменения, оповещайте сотрудников об утверждении новых нормативных документов.
Согласование и утверждение
Все процессы максимально автоматизированы. Инициатор заполняет карточку создания документа и размещает проект ЛНА, документ направляется на согласование. Все замечания согласующих фиксируются в системе и направляются инициатору в виде листа согласования. После внесения необходимых изменений инициатор повторно направляет ЛНА на рассмотрение. При единогласном одобрении система автоматически запускает процесс оформления приказа об утверждении нормативного документа - инициатору поступает задача с предзаполненной карточкой создания приказа, с указанием ссылки на утверждаемый документ. Приказ проходит стандартные этапы жизненного цикла. После его подписания продолжается процесс оформления ЛНА.
Формирование документа
После регистрации приказа об утверждении ЛНА секретарю поступает
задача на добавление утвержденной версии нормативного документа.
Если на этапе заполнения карточки создания нормативного документа был
выбран вариант “Генерация титульного листа”, то система на этом этапе
сформирует титульный лист с наименованием, реквизитами компании,
регистрационными данными приказа об утверждении.
После выполнения задачи статус нормативного документа меняется на
“Утвержден”, а на карточке просмотра отображается ссылка на приказ.
Соответственно, на карточке просмотра приказа есть ссылка на
утвержденный ЛНА.
Ознакомление работников
Чтобы новый локально-нормативный акт не остался незамеченным, после
его утверждения в ленту всем работникам поступает уведомление.
Если документ конфиденциальный, то при оформлении карточки создания
инициатор может ограничить круг лиц, которым будет открыт доступ к
документу. В таком случае уведомление о появлении нового ЛНА будет
направлено только указанным сотрудникам.
Также после регистрации приказа об утверждении нормативного документа
можно назначить ответственных за исполнение, которые в обязательном
порядке должны ознакомиться с приказом. Ознакомление фиксируется и
отображается на карточке приказа. В любой момент можно экспортировать
лист ознакомления.
Учет нормативных документов
Инструменты платформы позволяют организовать работу с
локально-нормативными актами компании с целью учета и контроля всех
процессов.
В общем реестре можно отслеживать статус документа, видеть дату
утверждения и данные утвердившего. Если у вас группа компаний, то в
таблице отображается юридическое лицо, которое инициировало подготовку
нормативного документа.
В поиске по параметрам можно определить любые атрибуты, если
необходимо найти конкретный документ. Также в системе преднастроены
фильтры по проектам и действующим локально-нормативным актам.
Достаточно щелкнуть мышкой, и система отфильтрует только утвержденные
документы.
Изменения в ЛНА
-
с карточки просмотра ЛНА, нажав
соответствующую кнопку -
оформив карточку создания Изменений к ЛНА, в которой указывается
ранее утвержденный
локально-нормативный акт
В обоих случаях система в итоге запустит процесс согласования и утверждения, идентичный оформлению нормативного документа. В карточке Изменений к ЛНА появится ссылка на приказ.
После утверждения изменений ссылка на них отображается на карточке просмотра основного нормативного документа. В общем реестре нормативных актов также отображаются ссылки на все изменения.
Быстрое создание и организованное хранение Приказов и ЛНА
Приложение ОРД помогает обрабатывать и регистрировать приказы и локально-нормативные акты, оформленные как в бумажном, так и в электронном виде, с возможностью использования электронной подписи
