Совместная работа
Единое цифровое пространство для деловой коммуникации сотрудников. Быстрое создание и согласование любых документов, постановка и контроль исполнения задач, совместная работа и оперативное общение в корпоративных чатах.
Задачи
Задачи
В рамках бизнес-процесса задачу можно поставить не конкретному пользователю, а целому отделу. Кроме того, задачник может служить идеальным «перевалочным пунктом» для задач отдела. К примеру, если сотрудник не знает, кому именно из коллег в отделе дизайна стоит поставить задачу, то он может назначить исполнителем задачи руководителя отдела, который, в свою очередь, имеет представление о загрузке подчиненных и переназначит задачу на свободного сотрудника. Система хранит историю действий исполнителя.
Роли в задачах
В рамках задачи у сотрудников могут быть различные роли. Когда задачу нужно предварительно согласовать, в задаче есть возможность указать согласующего. Избавьтесь от необходимости заранее договариваться о постановке задачи и выделении ресурсов для её выполнения. Когда для выполнения задачи нужно привлечь дополнительных сотрудников, их можно указать в участниках задачи. Задачи, в которых сотрудник является участником, выводятся отдельным списком в разделе задач.
Чек-листы и подзадачи
По поставленной задаче легко формируется список подзадач или чек-лист её выполнения с указанием сроков. Это удобный инструмент, позволяющий разбить работу на этапы и ничего не упустить из виду. Используйте его, чтобы планировать и отслеживать ход выполнения работ. Достаточно указать тему для добавления пункта в чек-лист. Укажите исполнителя для формирования подзадачи. При завершении задачи, в которой остались невыполненные пункты чек-листа, вы увидите уведомление.
История и переписка по задаче
Автору, исполнителю, согласующим и участникам задач доступна история и переписка по задаче. Важные комментарии не потеряются в личных беседах — вся информация сохраняется в карточке и всегда доступна для просмотра. В ленте можно оставлять сообщения, делиться файлами и упоминать пользователей. Пользователь, которого упомянули в ленте, получает личное уведомление и доступ к обсуждению. В этой же ленте отображается в хронологическом порядке вся история действий с задачей.
Попробуйте ELMA365 ECM бесплатно
Руководство отделом
Помимо ваших собственных задач вы можете видеть задачи и события сотрудников вашего отдела. Вы можете переключаться между задачами сотрудников, проконтролировать их текущую загрузку, перераспределить открытые задачи и при необходимости поставить новые.
Исполнительская дисциплина
Исполнительская дисциплина позволяет отслеживать, сколько задач сотрудники выполнили вовремя, а сколько просрочили, и использовать эти данные для анализа эффективности работы и расчета премий или штрафов. Каждый сотрудник может увидеть свою исполнительскую дисциплину, посмотреть количество невыполненных задач и сразу открыть их. Руководитель видит исполнительскую дисциплину по своим подчиненным, которую при необходимости может выгрузить в отчет.
Задачи по документообороту
Используя встроенный механизм, вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и документы, добавленные в элементы приложения, с помощью задач документооборота. При отправке документа на согласование нескольким сотрудникам, вы можете задать логику согласования: следует согласовать документ параллельно или последовательно, и что делать в случае отказа одного из коллег. После постановки задачи документооборота, статус выполнения отслеживается в документе через соответствующий лист, который можно экспортировать.
Гибкая настройка форм задач
Для задач реализованы стандартные формы задач. Если функционала стандартной формы недостаточно, создайте собственный шаблон при помощи редактора форм. Он позволяет добавить новые кнопки, виджеты, менять расположение полей и т.д.
Попробуйте ELMA365 ECM бесплатно
Общение
Обсуждение задач и документов
Переписку с коллегами можно вести не только в чатах и каналах. Вы можете обсуждать файлы, задачи, элементы приложения прямо на карточке объекта. В случае, когда вам поступил счёт на согласование, и вы хотите уточнить детали, можете просто упомянуть пользователя в ленте задачи, и он получит уведомление, на которое сможет ответить. На обсуждение можно подписаться, чтобы получать уведомления о всех сообщениях в нем.
Информирование о действиях
Оставайтесь всегда в курсе благодаря уведомлениям. Уведомление поступит, когда вас упомянули в ленте или чатах, при поступлении новой задачи вам, выполнении поставленной вами задачи, изменениях в документах, на которые вы подписаны. Уведомления поступают на ваши мобильные устройства, приложение для персональных компьютеров или в браузер. Вы можете настроить, о каких событиях вас информировать, в профиле пользователя.
Корпоративный чат
Для выстраивания внутренних коммуникаций в компании используйте чаты и каналы. Каналы позволяют информировать сотрудников о важных событиях в жизни компании, при необходимости структурируя информацию по разным категориям. Чаты используются для личного взаимодействия между сотрудниками, своевременного обмена важными данными, координации деятельности, быстрого решения вопросов. Благодаря уведомлениям вы не пропустите важные сообщения в чате и сможете оперативно решить все вопросы.
Приложения для телефона и компьютера
Вы можете работать с ELMA365 ECM через браузер, приложение для персональных компьютеров или мобильное приложение. В любой момент вы можете переключиться с браузерной версии на версию для ПК и обратно, так как интерфейс системы в них унифицирован, а значит работа будет максимально комфортной.
Попробуйте ELMA365 ECM бесплатно
Календарь
Эффективность работы каждого сотрудника, отдела и целой компании зависит от того, насколько рационально распланировано их время. Для этих целей в ELMA365 есть приложение Календарь, которое позволяет создавать и наглядно отображать различные события.
Личный календарь
У каждого сотрудника есть личный календарь. В личном календаре помимо событий, созданных сотрудником для себя, собраны события из календарей других разделов, с которыми сотрудник связан.
Интеграция с внешними календарями
Вы можете экспортировать события из личного календаря в формате ical и добавить их в свой календарь на другом ресурсе, например, в Google Календарь. Таким образом у вас всегда будут под рукой как рабочие события, так и личные встречи, поездки и мероприятия.
Руководство отделом
В разделе Календарь вы можете просмотреть события из личных календарей сотрудников вашего отдела, а также запланировать новое событие. Вверху страницы можно выбрать вариант отображения событий: по дням, неделям или месяцам.
Low-code event apps
Когда вам становится недостаточно возможностей стандартного
календаря, вы всегда можете создать приложение Событие, которое
позволяет создавать и наглядно отображать различные события.
В этом календаре будут отображаться только события определенного
класса, имеющие тот набор атрибутов и логики, который применим
именно к нему.
