Электронная канцелярия
Документирование - управление - хранение - учёт.
На платформе ELMA365 создано решение для организации централизованной
работы с документами. Оно позволяет автоматизировать процессы
оформления, согласования, рассмотрения и регистрации переписки с
контрагентами, а также повысить качество контроля и исполнительской
дисциплины.
Быстрое добавление элементов
В работе канцелярии любой организации важна скорость и точность.
Заполняйте карточки создания документов в несколько кликов: в системе
предусмотрены справочники с контрагентами, видами писем и маршрутами
процессов. При выборе вида письма заполняется маршрут его движения и
список ответственных лиц. Справочник организаций дает возможность
выбирать контрагентов из заполненной базы данных, а не вносить
информацию каждый раз вручную. Такая настройка значительно сокращает
время первичной обработки документа.
Детальная маршрутизация
Составляйте маршруты движения документов с настраиваемым набором атрибутов для каждого вида и типа письма. Вы можете определить ответственного сотрудника и сроки, в которые он должен создать резолюцию к входящему документу определенного типа. При формировании маршрута движения исходящего письма вы можете определить этапность электронного согласования с указанием сроков исполнения, а также необходимость согласования того или иного вида документа с непосредственным руководителем инициатора.
Контроль за исполнением
Обеспечьте высокий уровень исполнительской дисциплины, используя
функционал системы: постановка входящих документов на контроль,
отслеживание этапов исполнения, создание неограниченного количества
резолюций к документу, смена статусов документа и резолюций к нему. В
каждой резолюции можно обозначить ответственных и установить сроки
исполнения.
У делопроизводителей есть инструменты для работы с контрольными
документами - перенос сроков с обязательным указанием причины
переноса, снятие документа с контроля, отслеживание исполнения каждой
резолюции, проверка наличия ответа на обращение в связанных
документах.
Генерация по шаблону
Экономьте время на оформлении исходящего документа: система формирует
письма по шаблону на бланке организации на основе данных, внесенных в
карточку создания элемента. На согласование и подпись придет
оформленное письмо, а не регистрационная карточка документа.
Также вы можете разместить в системе файл, подготовленный сотрудниками
вашей компании, если не требуется генерация письма по шаблону. В таком
случае на вкладке Предпросмотр будет отображаться размещенный файл, и
согласующим не придется открывать документ в дополнительных окнах,
чтобы просмотреть его.
Безопасность и оперативность
Настройте отдельные права доступа на просмотр и работу с документами
для разных групп сотрудников, чтобы они могли моментально найти нужный
документ, даже если подразделения вашей компании разбросаны по всей
стране.
Изначально система показывает документы, созданные конкретным
сотрудником, открывшим то или иное приложение. Для просмотра других
документов, к которым разрешен доступ, сотруднику достаточно сбросить
фильтр и продолжить работу со всеми документами.
Наведите порядок во входящих
и исходящих
письмах
Приложение Корреспонденция помогает автоматизировать регистрацию, рассмотрение, согласование и учет входящего и исходящего общения с контрагентами. Получайте и отправляйте письма, контролируйте маршруты ознакомления и согласования внутри компании в интерфейсе одного приложения.
