Бумажное мышление в цифровой среде: почему сотрудники печатают документы из СЭД?
Уже не первый год все трубят о цифровизации, автоматизации документооборота, внедрении СЭД и тд. Если со стороны бизнеса или вендора все понятно, то какая картинка складывается на стороне рядовых сотрудников компании, которая решила пойти по пути цифровизации?
Сопротивление изменениям как разрушающий фактор
Сопротивление — естественная реакция на нововведения, особенно в организациях с устоявшимися процессами и традициями. Люди могут бояться, что новые технологии усложнят выполнение привычных задач. А может они боятся, что их уволят после автоматизации выполняемого ими функционала? Такие страхи вызывают негодование и то самое сопротивление, что чревато последствиями для бизнеса и процессов компании.
Распространенная проблема при внедрении СЭД — бойкотирование. Это и попытки «обойти» систему, и прямое неподчинение новым правилам, и пресловутое «я так привык». Все это приводит к увеличению сроков внедрения, конфликтам в коллективе, неэффективному использованию ресурсов.
Неужели только личные страхи и нежелание изучать новое заставляют сотрудников избегать нововведений? Конечно, нет.
Страх утери всех документов и многолетней работы. У рядового сотрудника порой слишком мало информации для оценки надежности электронных систем. Он не доверяет новым решениям, куда проще и безопаснее документ распечатать и «подшить в папочку». Это ведет к накоплению лишних бумаг, которые в дальнейшем нужно хранить и обрабатывать. Следовательно, растет расход финансовых и трудовых ресурсов, теряется смысл внедрения электронной системы.
Доверительные отношения с электронными документами
Чтобы избежать такого иррационального подхода, необходимо выстроить грамотную коммуникацию при внедрении СЭД.
Доверие к электронным документам критически важно для успешной цифровой трансформации. Если сотрудники не уверены в безопасности систем хранения и обработки данных, они могут избегать использования электронных документов.
Например, многие компании переходят на кадровый электронный документооборот. Естественно, сотрудник беспокоится за свои личные данные и их возможную утечку. Аналогичные опасения в работе с контрагентами — никто не хочет распространения конфиденциальной информации, даже внутри компании.
Для формирования доверительных отношений между сотрудниками и электронными системами необходимо внедрить надежные механизмы защиты данных, рассказать, каким образом обеспечивается безопасность и конфиденциальность. Немаловажным фактором является и юридическая сторона вопроса — бумажный документ с живой подписью вызывает больше доверия. Сотрудникам важно понимать, как обеспечивается юридическая значимость электронного документа и соответствуют ли процессы законодательству.
Информирование о том, как хранятся и обрабатываются документы, поможет создать более благоприятные условия для перехода компании на электронный документооборот.
Как мы выяснили, важным аспектом при внедрении СЭД является правильное взаимодействие с сотрудниками. Что оно может включать в себя помимо вышеуказанных факторов?
Четкое определение ролей и обязанностей. Прежде чем организовать запуск новой системы, необходимо провести аудит существующих алгоритмов и процессов, исключить перенос ошибочных действий в электронный вид. После этого можно описывать процессы и формировать нормативный акт, регулирующий правила работы с электронными документами. При внедрении СЭД такой документ необходим, он гарантирует эффективность использования и соблюдение требований.
Также, для безболезненного перехода к электронным документам, важно помнить, что системой будут пользоваться те самые рядовые сотрудники. Интерфейс внедряемой системы должен быть приятным в использовании, понятным и поддерживающим необходимый функционал. На этапе внедрения обязательно создается рабочая группа, состоящая из заинтересованных сотрудников. Утверждается поэтапный план.
Люди и процессы в едином информационном пространстве
Основная задача — донести сотрудникам важность и ценность изменений, а также показать их выгоду. Например, рассказать, как преимущества единого цифрового пространства помогут им в совместной работе, в упрощении их ежедневных задач, в комфортном взаимодействии с коллегами.
На конкретных примерах можно показать, как автоматизация процессов упростит рутинные задачи.
Инструменты для совместной работы позволяют работать эффективнее — это и параллельное согласование, и онлайн-работа с документами, и общение в одной системе.
Организация централизованного доступа к информации и в то же время ролевое ограничение этого доступа дает возможность безопасно хранить документы и работать с ними.
Также не будем забывать о специфике каждой организации. Например, кредитным менеджерам очень поможет полная информация о клиенте по нажатию одной кнопки. Таких примеров может быть множество. Главное - донести пользу. Это перекроет страхи и недоверие.
Если подвести итог, то основные потребности пользователей, которые необходимо закрыть при переходе на электронный документооборот – это безопасность, юридическая прозрачность, грамотно выстроенные процессы, интуитивно понятный интерфейс и наличие сопровождающих нормативных документов.
Поделиться:
