ЭДО в 2026 году: где прячутся выгоды для бизнеса

Рынок документооборота постоянно видоизменяется, и в 2026 году его ландшафт вновь трансформируется. Главные движущие силы — законодательные новшества, технологические инновации и растущие требования к удобству и безопасности обработки документов. Возникают новые тренды, а старые продолжают набирать популярность, становясь более зрелыми и понятными. Давайте разбираться. 

Тренды рынка документооборота в 2026 году

Электронный документооборот меняется, и бизнесу важно следить за ключевыми тенденциями, чтобы не упустить возможности для роста. Компании, готовые инвестировать в современные технологии, получат значительное преимущество.

К 2026 году рынок документооборота будет ориентирован на технологичность, удобство и безопасность. Разберем основные тренды, которые будут определять его развитие.

Тренд № 1. Электронные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые версии бумажных документов, используемых при транспортировки грузов. Этот тренд обсуждался в прошлом году и остается актуальным. Несмотря на плановое внедрение обязательного формата ЭПД с 1 сентября 2026 года, большинство ожидаемых трудностей связано с технической готовностью инфраструктуры.

Основная проблема — ограниченный доступ к интернету с мобильных устройств. В ответ на блокировки связи появился «белый список» компаний, чьи сервисы продолжают работать и при отсутствии сети. Однако это решение ограничивает доступ к автоматизации — рынок становится закрытым для большинства игроков, что снижает конкуренцию.

Дополнительная трудность возникает из-за географии нашей страны: далеко не во всех регионах имеется устойчивый сигнал мобильной сети. В большинстве отдаленных районов отсутствие качественной связи остается существенным препятствием для внедрения электронного документооборота и использования ЭПД.

Таким образом, хотя сроки обязательной интеграции электронной перевозочной документации установлены законом, реальность показывает, что отрасль не готова принять изменения оперативно и эффективно. Пока инфраструктура отстает от амбиций регулятора, успех перехода на электронный формат перевозки грузов остается открытым.

Одним из заметных сопутствующих трендов ЭПД стал трансграничный документооборот. В прошлом году он только зарождался в экспериментальном формате, а сейчас активно развивается и продолжит расширяться в следующем году. Постепенно этот процесс охватывает всё большее число государств, включая традиционных партнеров России: Беларусь, Казахстан, Китай и Узбекистан.

Компаниям, которые тесно работают с иностранными поставщиками, стоит обратить внимание на технологии, которые позволяют автоматизировать эту деятельность и сделать ее прозрачнее и проще.

Тренд № 2. Использование СЭД в малом бизнесе

Крупные компании давно оценили возможности электронного документооборота и охотно пользуются этим сервисом. Средний и малый бизнес (второй — в особенности) долгое время игнорировали ЭДО, несмотря на то, что ФНС всячески подсвечивала его преимущества. Большинство владельцев небольших компаний по-прежнему выбирают бумажные документы. Причина проста: при небольшом объеме сделок платить за электронный сервис нецелесообразно.

К тому же, если в крупном бизнесе расходы на рабочее время сотрудников учитываются постоянно, то владельцы малых предприятий часто считают свое время бесплатным ресурсом. Поэтому любая дополнительная плата вызывает у них негативную реакцию.

В ответ на это государство решило создать собственную систему электронного документооборота специально для малых предпринимателей. Доступ к ней предоставляется бесплатно. Государство берет на себя роль катализатора процесса цифровизации, создавая условия, при которых переход на СЭД перестанет казаться рискованным шагом для небольших компаний. В следующем году ожидается активное внедрение систем среди представителей малого бизнеса, которые тоже понимают выгоду от них.

Тренд № 3. Бизнес массово осваивает кадровый электронный документооборот

В 2026 году ожидается большой поток компаний, переходящих на кадровый электронный документооборот. Здесь ситуация отчасти схожа с СЭД, когда первыми на новый сервис перешли крупные компании со штатом более 500 человек. Теперь рост интереса к сервису отмечается среди организаций с персоналом 30–50 человек. Правда, государственное регулирование здесь минимально: штрафы отсутствуют, стимулы не предусмотрены. Основная мотивация бизнеса — удобство и экономия ресурсов.

Ранее внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) обходилось дорого, а рыночные решения предлагали ограниченный функционал. Компании использовали его лишь для подписания бумаг между сотрудниками и руководством. Сегодня системы стали зрелыми. Среди систем КЭДО есть полноценные HR-платформы с личным кабинетом работника, куда интегрированы разнообразные инструменты управления персоналом. Причем цена на инструмент не только не выросла, но и зачастую снизилась за счет тиражирования решений.

Особенно востребован кадровый электронный документооборот в компаниях с удаленными сотрудниками. Работодатели оценили преимущества цифровых платформ, позволяющих управлять персоналом независимо от его географического расположения.

Тренд № 4. Переход на обмен документами в новых форматах ФНС

Федеральная налоговая служба объявила о переходе на обновленные форматы электронных документов с начала следующего года. Старые форматы, разработанные ещё в 2015-м, прекратят свое существование. Причина проста: новые стандарты содержат дополнительные атрибуты, необходимые ФНС для эффективного анализа и контроля. Без них автоматизировать процессы невозможно, да и поддерживать одновременно несколько стандартов обходится гораздо дороже.

Переход затронет всех участников рынка, однако особенно сильно почувствуют изменения крупные игроки. Ведь малый бизнес пользуется готовыми решениями-конструкторами операторов электронного документооборота. А вот крупным компаниям придется вносить значительные изменения непосредственно в собственные учетные системы. По данным на ноябрь текущего года, далеко не все поставщики услуг ЭДО успели подготовиться к нововведениям.

Таким образом, крупным предприятиям предстоит серьезная работа и расходы на адаптацию внутренних процессов. Но цель ясна: унифицированные стандарты упростят жизнь всем участникам рынка и повысят прозрачность операций для государства.

Тренд № 5. Смарт-контракты — дополнительный драйвер автоматизации

С развитием формализованных документов стало возможным автоматизировать исполнение контрактов, используя все доступные технологии. Смарт-контракты в электронном документообороте автоматизируют сделки, выполняя часть условий без участия человека (например, списание оплаты при наступлении определенного события). Это значительно снижает количество ручных операций.

Тренд № 6. Усиление мер контроля автоматизации

В 2025 году ведомства активно работают над укреплением цифрового периметра безопасности организаций. Государственные структуры — ФСБ, ФСТЭК — вводят строгие правила контроля безопасности для операторов ЭДО.

Эти меры отражают осознание рисков, возникающих вместе с ростом цифровизации. Автоматизация процессов открывает двери новым угрозам: несанкционированные операции, взломы слабых мест в ПО и фальсификация данных становятся частью повседневной реальности. Именно поэтому ведомства активно работают над укреплением цифрового периметра безопасности организаций.

При этом самой слабой точкой в цепи обороны остается человек. Большинство нарушений происходят не из-за технических сбоев, а по вине персонала. Мошенники используют приемы социальной инженерии, чтобы побуждать сотрудников совершать нежелательные действия. Сегодня существуют инструменты для мониторинга действий пользователей, но они дорогие и не гарантируют полную защиту, если сотрудники не разбираются в кибербезопасности. Поэтому регуляторы со стороны государства настаивают на наличии регламентов. Если у сотрудников есть инструкция и они её соблюдают, утечки данных можно избежать.

Тренд № 7. Зрелый отечественный софт — конкурент западных систем

Тренд на импортозамещение в сфере программного обеспечения существует более 10 лет. За это время российские разработчики научились создавать продукты, способные заменить зарубежные аналоги. Причем речь идет не только о точечных решениях, но и о целых экосистемах, обеспечивающих крупные предприятия комплексными IT-решениями.

Бизнес, который пользовался Microsoft и аналогичными зарубежными платформами, получил альтернативу. Российские вендоры предлагают собственные экосистемы, включающие офисные приложения, операционные системы, базы данных и специализированные программы для автоматизации бизнеса, управления проектами и ключевыми показателями эффективности.

Компаниям нет необходимости ждать чудес от устаревших западных продуктов, поддержка которых прекращена. Настало время, когда можно переходить на отечественные разработки, сохранив привычный уровень удобства и защищенности. За последние годы отечественные поставщики заметно подтянулись. Если раньше их решения выглядели сыро, то теперь большинство компаний готовы предложить зрелый продукт практически в каждой отрасли. Основные трудности остаются лишь в сегменте ERP-систем, однако и тут ситуация меняется в лучшую сторону.

Тренд № 8. Зрелый искусственный интеллект с понятной пользой для бизнеса

Долгое время вокруг искусственного интеллекта витали завышенные ожидания. Но в 2025 году пришло осознание реальных возможностей и ограничений. Бизнес стал предъявлять более зрелые требования к ИИ. Так искусственный интеллект из лабораторного проекта превратился в коммерческий продукт, приносящий конкретную пользу.

Генеративный искусственный интеллект отлично справляется с переводом запросов пользователей на язык машины и обратно. Но его нельзя просто взять и внедрить, не подготовив должным образом. Такую систему нужно обучать и создавать для нее необходимую инфраструктуру. Второй момент, который осознали компании — риски использования зарубежных сервисов. Данные, передаваемые такой генеративной сети, сохраняются за пределами России и могут быть использованы против их владельцев.

Можно уверенно сказать, что в 2026 году искусственный интеллект перестанет быть привилегией гигантов с развитым ИТ-контуром вроде «Яндекса», МТС или «Сбербанка». Средний и малый бизнес тоже получат доступ к технологиям, которые изначально казались экзотическими и дорогими. ИИ превращается из воздушного замка в рабочий инструмент — пусть и скромнее, чем предполагалось вначале.

Искусственный интеллект остается помощником, не способным самостоятельно принимать решения. Человек по-прежнему должен контролировать работу алгоритмов, вносить правки и отвечать за конечные выводы. Потому что в итоге именно человек будет отвечать перед законом за принятые решения. Машина лишь помогает в этом: предоставляет информацию, выделяет важные моменты и расставляет акценты.

Проведя анализ текущей ситуации на рынке, можно прийти к выводу о том, что тенденции на 2026 год в сфере электронного документооборота выглядят именно так.

Источник: IT Channel News