Как внедрить ЕСМ-систему за 60 часов

Установка нового программного решения кажется чем-то долгим, сложным и непонятным. А если заявить, что внедрение можно осуществить за 60 часов? Кажется невероятным. Давайте разбираться.

Что такое ЕСМ-системы и сложно ли их внедрять

ECM-система (Enterprise Content Management) — современное программное решение для управления информацией в компании. Она помогает создавать, систематизировать, хранить, защищать, обмениваться и управлять данными на всех уровнях организации. Система обеспечивает централизованное хранилище для всех видов контента — от документов и изображений до видео и аудиофайлов. Благодаря этому компания может контролировать жизненный цикл информации, автоматизировать бизнес-процессы, повышать производительность сотрудников, четко соблюдать нормативные требования.

В отличие от простых файловых хранилищ, ECM-системы предлагают расширенные функциональные возможности, такие как управление версиями, контроль доступа, поиск по контенту, интеграция с другими бизнес-приложениями и аналитика данных, что делает их незаменимым инструментом для современной организации.

Еще 10–15 лет назад ECM-системы считались сложными корпоративными платформами, требующими длительного и дорогостоящего внедрения. Изначально они представляли собой модульные расширяемые системы с хранилищем неструктурированной информации, требующие серьезной разработки и кодирования для добавления необходимой логики. Внедрение таких систем, как IBM Filenet или OpenText, занимало минимум полгода и часто превращалось просто в создание файлового хранилища без структурированного управления.

Microsoft пытался упростить ситуацию, предлагая базовую конфигурацию через интерфейс, позволяющую создавать сайты с определенными типами документов. Но до появления SharePoint и IBM Lotus Notes, позволяющих строить готовые решения на их базе, говорить о быстром и недорогом внедрении ECM было невозможно.

Как внедрить ЕСМ-систему

Готовые решения и их недостатки

Существуют готовые коробочные ECM-решения с предустановленным набором функций и возможностей для организации и обработки информации. Они разработаны для быстрого внедрения и использования без глубокой кастомизации или программирования. Для такой системы внедрение за 60 часов означает установку «коробки» с минимальными настройками: атрибуты, процессы согласования.

Запуск коробочного решения вполне укладывается в ограниченный бюджет, особенно если не усложнять его нетиповыми интеграциями на первом этапе и быть готовыми к компромиссам. В рамках 60 часов можно обойтись без перекачки данных из разных систем и интеграции с нестандартными платформами. Например, для работы с 1С существует множество готовых коннекторов, которые вполне могут вписаться в бюджет.

Однако при всех очевидных преимуществах и относительной доступности коробочных решений следует помнить о некоторых минусах. Развивать такую систему, как правило, сложно, поскольку она изначально оптимизирована под конкретные задачи и процессы, что ограничивает ее гибкость и масштабируемость в будущем.

Соглашаясь на коробочное решение, компания принимает определенные компромиссы, с которыми придется жить какое-то время или менять настройки за значительную сумму.

Шаблонные решения с индивидуальным подходом

Обращение к разработчику для добавления необходимого функционала в ЕСМ-систему — это вполне жизнеспособный путь для многих заказчиков. И такие проекты тоже можно внедрять за 60 часов, а не тратить месяцы и годы на разработку с нуля.

Внедрить базовые решения можно за ограниченный бюджет. 60 часов — это цифра с запасом для развертывания в корпорации системы управления контентом, включающей классические функции:

согласование договоров;
входящую переписку;
регистрацию документов;
обмен файлами;
управление задачами и интеграцию с Active Directory.

За неделю, а это 40 рабочих часов, вполне реально реализовать такой проект.

Шаблон — базовое решение, которое можно развивать и трансформировать под нужды бизнеса. Индивидуальные особенности каждого предприятия, такие как наличие отдельных юрлиц, организационная структура, сложные процессы согласования, лимиты по суммам и полномочиям, а также настройка прав доступа, будут настраиваться индивидуально.

Что нужно, чтобы быстро внедрить ЕСМ-систему

Чтобы запустить ECM-систему, нужно:

развернуть её;
получить лицензии (облако или сервер);
пригласить пользователей;
настроить документы, процессы и права доступа;
обучить пользователей и начать работу.

Как это сделать, чтобы уложиться в 60 часов?

Развернуть систему проще всего в облаке — на это уходит 10–15 минут.
Приглашение пользователей. Здесь можно выбрать: приглашать по одному (рассылка на email) или интегрировать через каталог пользователей (Active Directory). Второе популярнее и быстрее (с рассылкой инструкции для входа). На настройку синхронизации и общее сообщение уходит около 2 часов.
Настройка типов документов и процессов. Предлагается использовать готовый шаблон и настроить его под нужды заказчика силами бизнес-аналитиков без привлечения разработчиков. Даже демо-стенд под сценарий клиента можно подготовить за 10 часов: настроить форму документа, процесс, роли, интерфейс и подготовить инструкцию. Пользователь просто создает документ или выполняет задачу, имея всю необходимую информацию и инструкции. Таким образом, за 15 часов пара документов с процессами и пользователями уже могут работать.
Интеграция и другие настройки. Для интеграции существует множество готовых решений, достаточно настроить реквизиты доступа и сопоставления. Это касается 1С, «Диадока», СБИС, Active Directory и криптопровайдеров. Техническую часть можно выполнить за 20–30 часов.
Обучение и адаптация. Организационная часть занимает больше времени: запуск, обучение и адаптация пользователей. Какой бы интуитивно понятной ни была система, адаптация неизбежна, поскольку у каждого пользователя свои привычки. Главное при внедрении — строгая логика системы, которой легко обучить пользователей: задачи — здесь, сообщения — там, документы создаются тут. Важно, чтобы пользователь следил за своим списком задач и не пропускал сообщения.

Почему не всегда удается реализовать проект

Не все клиенты, стремящиеся к быстрому внедрению системы, достигают этой цели. Почему так происходит?

Неготовность к компромиссу. Часто клиент приходит с опытом работы в другой системе (например, западной) и хочет в новом проекте реализовать всё то же самое. Это путь к большому, сложному и долгому проекту, ведь наивно полагать, что то, что разрабатывалось годами, можно повторить за пару месяцев.
Отсутствие поддержки со стороны руководства компании. Даже если клиент пришел с запросом «внедрить систему в сжатые сроки», он не всегда готов помогать — вместо этого наблюдает без активного участия. Требуются доступы, информация, выполнение задач, последствия за невыполнение. Запуск системы, поставленный на самотек, обречён на провал независимо от бюджета.
Создание слишком сложного интерфейса. Конструктор позволяет создать интерфейс буквально за пару кликов, однако желание включить туда максимум функций делает работу неудобной. Обратная связь от заказчиков подтверждает, что слишком запутанный интерфейс мешает работе.
Отсутствие обучения пользователей. Установка системы составляет лишь малую долю временных затрат, остальное — организационные вопросы. Если пользователи не умеют работать с системой и не понимают её пользы, никакого эффекта от внедрения не будет.

Говоря о внедрении ECM-системы за 60 часов, мы подразумеваем не финальный продукт на всю жизнь, а базовое решение, где приходится идти на компромиссы ради скорости и минимальных усилий. Это отправная точка, фундамент для дальнейшего развития и адаптации системы под меняющиеся потребности бизнеса. Именно такой подход позволяет получить ощутимый результат в кратчайшие сроки и с небольшими затратами.

Источник

5 Сентября, 2025