ELMA365 ECM — новый этап управления контентом

За последние годы рабочее место сотрудника покинуло офис и переехало в цифровое пространство. Поэтому в ELMA365 ECM мы переходим на новый этап, развивая способы работы с корпоративным контентом и возможности организации индивидуальных рабочих пространств.

Новые функциональные возможности

В зимнем релизе мы презентуем первые результаты в развитии Content Services Platform, функции для более гибкой работы над документами и не забываем про требования к инфраструктуре и безопасности.

Content Services Platform

Создание ссылки на приложение или документ в структуре раздела Файлы.

Инструменты классических СЭД или даже ECM не всегда успешно справляются с удовлетворением потребности компаний в том, чтобы каждый сотрудник на уровне своего отдела мог формировать базу знаний и другой корпоративный контент.

Сегодня концепция Content Services Platform (CSP) — закономерный этап эволюционного развития СЭД и ECM-систем, в рамках которого управление корпоративным контентом строится на открытых и легко масштабируемых сервисах.

Так же как и ECM, CSP-системы включают в себя все базовые функции от управления документами и записями, до индексирования, классификации, категоризации, архивирования и удаления данных, а также автоматизации бизнес-процессов.

В рамках зимнего релиза мы начали большое обновление раздела Файлы. По сути, на базе существующего раздела Файлы мы даем возможность создавать рабочие пространства, как персональные, так и групповые.

Для сотрудников есть привычный способ организации рабочего пространства и рабочей информации — это хорошо знакомые всем файлы и папки, которые используются в различных информационных системах.

Именно эту концепцию мы поддерживаем, позволяя нашим клиентам и их сотрудникам, создавать элементы приложений прямо в папках в разделе Файлы, а сам раздел переименовать в соответствии с его новой ролью.

Документооборот

В этом релизе мы работали над увеличением гибкости и безопасности в документообороте.

Создание форм задачи согласования и ознакомления

В системе ELMA365 используется конструктор форм для создания форм задач и приложений, но эта возможность была недоступна для задач согласования и ознакомления. В них по умолчанию использовалась форма документа. Мы решили исправить это и добавили в конструктор функцию настройки формы задач согласования и ознакомления.

Игнорирование замещения

Подписание в документообороте — ответственная задача. В рамках неё могут приходить конфиденциальные данные. В этом случае замещение сотрудника может их скомпрометировать. Для защиты информации в чувствительных к данным процессах, мы добавили при настройке возможность «Включить игнорирование замещения».

Автоматическое согласование

Иногда наши клиенты хотят настроить настолько сложную логику в согласовании, что учесть все пожелания в рамках существующих настроек задач согласования становится невозможно. Для таких случаев мы добавили в стандартный блок согласования возможность автосогласования, то есть выполнения согласования или отказа в согласовании без участия пользователя. Также функция автосогласования подходит для фиксации результата, если согласование произведено в другой системе.

TD SDK и шаблонизация

Дополняйте документы гиперссылками и изображениями.

Автоформирование гиперссылок для таблиц

Генерация по шаблону .xlsx часто используется нашими клиентами как интерактивный отчет или каталог. Теперь в таблицах пользователи могут не только отображать данные из системы, но и размещать гиперссылки на внешние документы или объекты ELMA365. Таким образом обеспечивается drill-down механика до источника информации.

Отображение картинок из контекстной переменной в шаблоне

Документы — это не только текст. Чтобы пользователь мог сделать документ информативнее и красочнее, мы добавили возможность вставлять изображения в документы динамически, используя инструмент шаблонизации.

Создание шаблонов водяных знаков

Пользователи платформы могут создавать собственные шаблоны водяных знаков для простановки штампа электронной подписи. Мы расширили перечень информации, доступный в рамках такого водяного знака, добавив в настройки информацию о провайдере электронной подписи.

Инфраструктура и безопасность

Определяйте сами, какие файлы можно загружать в систему.

Ограничение расширения загружаемых файлов

Безопасность системы — важное направление развития платформы. А защита от загрузки нежелательных данных — одна из ключевых задач. Мы не стали ограничиваться настройкой списка расширений файлов, которых можно загрузить в систему. Вместо этого сделали так, чтобы можно было добавить любые собственные расширения и указать к ним сигнатуру до 8 байт.

Поддержка моделей адресаций к файловому хранилищу

Разработчик протокола S3 планирует со временем отказаться от поддержки модели Path-style и поддерживать только Virtual-hosted style. В этой связи мы добавили в свой продукт поддержку адресной модели Virtual-hosted style.

Модули интеграции с криптопровайдером

В ELMA365 Store опубликовали low-code модуль интеграции с криптопровайдером VipNet. Впрочем, этот же модуль может использоваться и для интеграции с криптопровайдером КриптоПро. Главным преимуществом является возможность доработки со стороны партнеров и клиентов под свои нужны — это касается как изменения вида списка сертификатов, так и ограничения доступных контейнеров и сертификатов при подписании.