Управление документами: гибкость для каждого пользователя

Раньше разные типы документов (файлы, элементы приложений типа «Документ») открывались в формах с разным дизайном и расположением элементов. Пользователям каждый раз приходилось искать нужные кнопки и привыкать к новому интерфейсу при согласовании.

Теперь интерфейс форм для работы с документами в ELMA365 единообразен: независимо от типа документа пользователь видит предсказуемые и понятные формы. Это повышает эффективность и снижает когнитивную нагрузку.

Теперь на форме просмотра доступны действия «Скопировать изображение» и «Сохранить изображение как» через контекстное меню браузера.

Работа с визуальным контентом стала удобнее — взаимодействие с изображениями понятное и предсказуемое.

Раньше, когда один согласующий выносил резолюцию, остальные видели её в листе только после принудительного обновления страницы. Это создавало недопонимание между участниками в критически важных процессах документооборота.

Теперь любые изменения в листах согласования или ознакомления появляются автоматически и отображаются в реальном времени. Это ускоряет принятие решений и повышает прозрачность при работе с документами.

Разработчики модулей теперь могут создавать собственные интерфейсы для выбора нужной МЧД при подписании и отображении информации о ней в архиве подписей.

Подписание по доверенности нужно ежедневно большинству средних и крупных компаний. Архитектурная гибкость для партнёров и клиентов превращает критическое требование бизнеса из ограничения в конкурентное преимущество.

Раньше искать задачи по связанным пользователям можно было только через панель расширенной фильтрации.

Теперь поиск по автору и исполнителю встроен прямо в строку поиска раздела «Задачи». 

Нужные задачи находятся быстрее — не нужно тратить время на настройку фильтров.

Например, чтобы найти все задачи согласования, поставленные на конкретного сотрудника, достаточно начать вводить его имя — система сама предложит варианты.

Теперь можно искать и фильтровать файлы по набору параметров при интеграции ELMA365 со сторонними системами.

Разработчики и интеграторы точечно получают списки файлов из ELMA365 — не нужно выгружать и фильтровать все данные на своей стороне.

API поддерживает гибкую фильтрацию:

• по названию — поиск по частичному совпадению;
• по автору/редактору — по идентификатору пользователя;
• по дате — диапазон или границы дат создания/изменения;
• по местоположению — по идентификатору директории;
• а также пагинацию с управлением объёмом результатов и начальной позицией.
  
  

Теперь можно получить список листов согласования и ознакомления для документа с фильтрацией по статусу и типу при интеграции ELMA365 со сторонними системами.

Разработчики и интеграторы получают связанные с документом листы и извлекают из них ключевые параметры: статус, идентификатор пользователя, принятое решение с комментарием и датой резолюции.

Раньше при исчерпании пакета лицензий «Р7-Офис» пользователи видели ошибку при открытии документа. Просмотр и редактирование становились недоступны, что парализовало срочные процессы согласования, ознакомления или проверки.

Новый механизм автоматически контролирует число открытых файлов в системе и сравнивает его с количеством купленных лицензий сервера документов.

Если лицензии кончились, пользователь увидит уведомление, но файл откроется на просмотр с помощью стандартных средств ELMA365 в виде PDF. Критически важный просмотр документов для процессов согласования, контроля и аудита больше не блокируется лицензионными ограничениями.