Адаптивная работа с документами и корпоративным контентом

Представьте: вы на встрече с клиентом, в дороге или просто не у компьютера, а коллеги уже ждут вашей обратной связи, по важному документу. Раньше такая ситуация означала либо срочный поиск ноутбука, либо перенос сроков, так как отображение документов на экране мобильного было затруднено, ознакомиться с объемными текстовыми данными было крайне сложно.

Теперь всё иначе →

Мы улучшили работу с офисными документами в мобильном интерфейсе: привычное изменение масштаба пальцами, плавная прокрутка документа, корректное отображение содержимого — всё адаптировано для удобной и оперативной работы. Документы не только отображаются корректно, но и поддерживают все стандартные взаимодействия с экраном. Систему можно использовать и вне офиса, работая с документами в дороге или на выезде. Улучшение позволяет сотрудникам оперативно просматривать, реагировать и взаимодействовать с контентом без переключения на десктопную версию.

В бизнесе, а особенно в крупных компаниях, скорость принятия решений напрямую влияет на результат. Когда документы требуют согласования, а ответственного нет на месте — процессы останавливаются. Особенно остро такая проблема ощущается в распределенных компаниях. При работе с документами зачастую вовлеченность руководителей критична, но, к сожалению, не всегда предсказуема.

Мы добавили в мобильную версию возможность не просто просматривать документы, но и запускать их на согласование или ознакомление из раздела Файлы прямо с телефона или планшета. Теперь ответственные лица остаются в контуре принятия решений, даже находясь вне офиса, а бизнес получает инструмент для ускорения внутренних процессов и снижения задержек при согласовании ключевых документов.

Во многих компаниях использование внешнего ПО ограничено политикой безопасности или особенностями технической инфраструктуры. Ранее для просмотра офисных документов в системе требовалась установка офисного пакета или скачивание документов на локальный компьютер. Это создавало барьеры при работе в закрытых или ограниченных ИТ-средах. В этом релизе мы представляем функцию автоматической конвертации документов в формат предпросмотра. 

Теперь файлы открываются сразу в интерфейсе системы, без подключения к внешним офисным приложениям и без необходимости дополнительного программного обеспечения. Доработка повысила автономность ELMA365, снизила зависимость от сторонних компонентов и упростила доступ к информации. В результате вы получаете более гибкий и устойчивый инструмент документооборота, легко адаптируемый к различным ИТ-ландшафтам.

Ранее при переносе решений между стендами (например, с test на prod) обновление Номенклатуры дел происходило автоматически, без возможности выбора отдельных компонентов. Это создавало риски: несохраненные изменения других компонентов могли привести к конфликтам и нарушению структуры данных, особенно в случае параллельной работы нескольких команд в разных средах (stage/test/prod). В этом релизе мы представляем механизм опционального обновления Номенклатуры дел и мест регистрации. 

При импорте решения система предоставляет администратору возможность самостоятельно выбрать, какие элементы необходимо обновить. Это обеспечивает высокий уровень контроля над изменениями, снижает риски потери данных и помогает сохранить целостность и согласованность настроек между средами разработки, тестирования и эксплуатации. При таком сценарии использования системы бизнес получает возможность более безопасно и контролируемо развивать цифровые процессы в ЭДО.

Поддержка старых форматов документов для шаблонов
Многие организации на момент внедрения цифровых решений продолжают использовать документы в форматах — *.doc, *.xls, .rtf. Ранее такие файлы не поддерживались системой в качестве шаблонов. Это затрудняло автоматизацию процессов и требовало дополнительной конвертации.

В обновлённой версии системы реализована поддержка шаблонов в вышеперечисленных форматах. Теперь возможно загружать и использовать документы в разных форматах без предварительного преобразования. Поддержка legacy-файлов снижает трудозатраты на этапе внедрения и обеспечивает непрерывность перехода к новой системе документооборота.

Поддержка формата docm. 
Ранее система не принимала шаблоны документов с макросами (.docm). В рамках релиза добавлена поддержка загрузки и хранения документов с макросами в системе наравне с другими типами документов.

Фиксация причин отказа при подписании документов
В новой версии ELMA365 реализовано обязательное указание комментария при отказе в подписании документа. Система не позволит завершить действие без фиксации причины, благодаря чему все ключевые решения в процессе согласования становятся обоснованными и документированными, делая процессы ЭДО прозрачными и удобными для всех участников.

В виджете версионности файлов при нажатии на кнопку Печать происходит применение печатной формы документа, если она настроена в приложении
Улучшили пользовательский опыт, сделав единообразным и предсказуемым сценарий Печати документов. Онбординг новых пользователей стал проще: больше нет необходимости дополнительно изучать интерфейс — система работает одинаково по клику на все кнопки печати.