Управление документами: ещё удобнее и эффективнее

Взгляните на процессы согласования по-новому — информация в листе согласования стала более «читабельна». Новая визуальная схема позволяет мгновенно воспринимать, как и кем выполняются задачи.

Замещение пользователей теперь обозначается красной прямой стрелкой (→), а переназначение — синей стрелкой под углом 90° (↱). Также добавлен функционал подсказки о статусе задачи при наведении курсора («Выполняется с переназначением» / «Выполнено с переназначением»). 

Благодаря этому пользователи сразу видят, какие резолюции вынесены через замещение, а какие — через переназначение, без лишних кликов и путаницы. Доработка повышает прозрачность процессов, ускоряет согласование и снижает риск ошибок, что в итоге экономит время сотрудников и делает управление документами более эффективным для бизнеса.

В процессах Согласования и Ознакомления сотрудники часто хотят оперативно видеть изменения статусов: кто согласовал, кто переназначил задачу, какие резолюции вынесены. Когда информация появляется с задержкой, это не только снижает прозрачность процессов, но и замедляет принятие решений по документам.

Виджеты листов согласования и ознакомления теперь обновляются автоматически: после отправки элемента на согласование или ознакомление виджет появляется сразу, а статусы в листах обновляются в реальном времени без перезагрузки формы.

Некоторые задачи требуют от сотрудников определенных действий: сравнить версии документа, обсудить изменения или определить актуальную версию без лишних шагов. Часто для этого нужно скачивать отдельно каждый файл и выполнять много операций вручную. Из-за этого теряется время, увеличивается риск ошибок и замедляется процесс согласования. 

Теперь скачивание файла при клике больше не проблема. Каждая версия документа открывается прямо в системе через форму просмотра.

Пользователи видят подробную информацию о версии, могут сравнивать изменения (для .doc и .docx), сделать версию актуальной или удалить ненужную. Кроме того, в форме доступна Лента объекта: можно оставить сообщение или прикрепить файл именно к выбранной версии документа.

Фича позволила улучшить пользовательский опыт и привести логику работы с версиями файлов к ожидаемой, а бизнес получил более управляемый и предсказуемый документооборот.

Ранее через виджет Список файлов пользователи могли создавать новые веб-документы и элементы любых приложений системы, а также удалять и перемещать файлы и папки. Это создавало риск случайных изменений и усложняло контроль за содержимым корпоративного хранилища.

Теперь в настройках виджета появилась опция «Только просмотр». При её активации пользователи могут просматривать файлы и директории, но не могут создавать новые элементы, удалять или перемещать файлы. Логика работы виджета приведена к ожидаемому поведению и соответствует принципам безопасного управления контентом.

Работа с контентом стала более управляемой. Неконтролируемое локальное редактирование увеличивает риск ошибок, потери данных и нарушений корпоративных правил работы с контентом. Именно поэтому команда ELMA365 CSP представляет вам эту доработку.

Благодаря нововведению администратор может отключать локальное редактирование на уровне компании, полностью контролируя доступ к изменениям. 

При этом пользователи могут самостоятельно включать или отключать эту опцию, если администратор оставил выбор за ними. Если администратор меняет настройку, она автоматически применяется ко всем сотрудникам компании, обеспечивая единый контроль. 

В современном документообороте важно, чтобы печатные формы документов были однозначно идентифицируемы и легко интегрируемы с внешними системами. Ранее настройка взаимодействия с печатными формами требовала создания дополнительных полей и сложных скриптов, что замедляло процессы и повышало риск ошибок. 

Теперь в приложениях типа «Документ» появилось системное поле __printForm, позволяющее напрямую работать с печатной формой как через интерфейс, так и через скрипты. Это обеспечивает корректное получение и изменение форм внешними системами без лишних настроек. Доработка упростила интеграции, снизила трудозатраты на настройку процессов. Следующий шаг — добавление универсальных интеграционных модулей с использованием печатной формы.

В корпоративной среде важно, чтобы каждая версия документа была защищена и однозначно идентифицируема. Без водяных знаков риск случайного распространения устаревшей или некорректной версии увеличивается, это может привести к ошибкам и нарушению внутренних правил работы с контентом.

Ранее при печати документа водяной знак добавлялся только к текущей версии файла. Это усложняло работу с предыдущими версиями: сотрудники не могли видеть, что документ защищён, и приходилось использовать дополнительные способы маркировки или ручной контроль.

Теперь водяной знак автоматически формируется при печати для всех версий документа, а не только для текущей. Это позволяет сразу видеть, что каждый файл защищён, независимо от того, с какой версией пользователь работает. Процесс работы с документами и корпоративным контентом стал безопасным и управляемым.