Стабильная работа документов и процессов

Представьте: вы открыли задачу согласования и вам нужно быстро уточнить детали документа или переслать его коллеге. 

Раньше для этого приходилось выходить из задачи и отдельно искать документ в системе — это замедляло работу и приводило к потере контекста, особенно при большом количестве согласований. В таких сценариях возрастал риск ошибок и срыва сроков.

Теперь в ELMA365 перейти к карточке документа можно прямо из формы задачи согласования или ознакомления — по ссылке в боковой панели.Это убирает необходимость выходить из задачи и искать документ отдельно, ускоряя работу и снижая риск потери контекста.

Функциональность особенно полезна при активной работе с документами: пользователь может быстро открыть карточку, проверить детали или сразу поделиться ссылкой с коллегами без дополнительных шагов.

Делитесь с коллегами ссылками без ручного копирования и дополнительных проверок.

Ранее пользователям приходилось использовать разные сценарии копирования ссылок: «Скопировать ссылку» вело сразу на скачивание файла, а функция «Создать ярлык» копировала неочевидный формат ссылки для просмотра.

В этом релизе мы презентуем возможность одной кнопкой скопировать корректную ссылку на документ или его версию — прямо из карточки элемента приложения или раздела «Файлы». 

Это упрощает обмен документами и делает поведение системы более предсказуемым.

Представьте: сотрудник загружает документы в систему, но вместо стандартного файла или папки случайно создает веб-документ или элемент приложения. В крупных компаниях с регламентированными процессами такие действия могут приводить к появлению лишних сущностей, усложнять структуру хранения и создавать дополнительную нагрузку на администраторов.

Ранее пользователи могли создавать через кнопку «Создать» любые доступные типы объектов в виджете «Список файлов», без возможности гибко ограничить этот набор.

Теперь в ELMA365 администратор может гибко настроить, какие именно объекты доступны пользователям при работе с виджетом «Список файлов». Например, разрешить создание только файлов и папок, исключив остальные типы объектов. 

Функциональность помогает стандартизировать работу с контентом и лучше контролировать структуру файлового пространства в системе.

В компаниях с повышенными требованиями к безопасности загрузка файлов часто строго ограничена по форматам. Однако на практике это создавало неудобства: некоторые типы файлов, например TXT или CSS, система могла отклонять из-за отсутствия сигнатуры, даже если их использование было допустимо внутри процессов компании. 

Ранее в ELMA365 можно было разрешать загрузку только тех файлов, для которых существуют сигнатуры.

Чтобы сделать настройку ограничений более гибкой, в ELMA365 расширили возможности управления разрешенными форматами файлов. Теперь администратор может добавлять расширения без сигнатур, а также указывать несколько сигнатур для одного формата — например, для разных версий PDF.

Благодаря этому система точнее определяет типы файлов, не блокирует корректные загрузки без необходимости и при этом сохраняет контроль над безопасностью контента.

Во многих рабочих сценариях просмотр видео становится частью ежедневных процессов: нужно быстро открыть скринкаст, проверить запись или подтвердить состояние объекта. Однако ранее для этого приходилось скачивать файл на компьютер, что замедляло работу и усложняло доступ к информации, особенно при регулярном использовании видео в процессах. 

Теперь в ELMA365 добавлена возможность воспроизводить видео в формате .mov прямо в системе, без необходимости загрузки файла.

Видео открывается и проигрывается непосредственно в интерфейсе, что делает работу с контентом более оперативной и удобной. 

Функция особенно полезна в сценариях, где важно быстрое принятие решений на основе визуальных данных: при приемке и проверке товаров, фиксации их состояния, демонстрации работы оборудования, а также при хранении и просмотре обучающих материалов для сотрудников.

В компаниях с активной работой с документами и файлами корзина со временем может накапливать очень большой объем данных — от сотен тысяч файлов до связанных версий и системных записей. Ранее их удаление могло выполняться только единым процессом. Это приводило к сбоям очистки и необходимости повторных запусков. 

Теперь в ELMA365 может применяться механизм очистки корзины: удаление выполняется поэтапно, небольшими порциями. Размер одной порции настраивается и по умолчанию составляет 50 000 элементов. Если объем данных меньше этого значения — очистка выполняется привычным способом, единым процессом. Если больше — система автоматически переключается на поэтапный алгоритм.

Каждая порция удаляется в рамках отдельного цикла, что позволяет избежать перегрузки системы и стабильно обрабатывать даже очень большие объемы данных.

Процесс продолжается автоматически, пока в корзине остаются элементы, а сам алгоритм ориентируется на фактическое количество оставшихся записей, а не только на фиксированные промежутки времени.

Также исключена возможность параллельного запуска нескольких процессов очистки для одного пользователя или глобальной операции, что предотвращает конфликты и повторную обработку одних и тех же данных. При этом пользовательская и административная очистка могут выполняться независимо друг от друга.

Новый механизм делает удаление больших объемов файлов устойчивым к нагрузке, снижает риск сбоев и превращает очистку корзины в контролируемую и предсказуемую операцию даже в масштабных системах.

Представьте ситуацию: администратор запускает экспорт приложения или раздела, чтобы перенести изменения между средами или сохранить конфигурацию решения. 

Процесс идет штатно, пока система не сталкивается с шаблоном документа, у которого сам файл уже отсутствует в хранилище — например, был случайно удален или стал недоступен после миграции. 

Ранее при отсутствии файла шаблона в ELMA365 процесс импорта или экспорта завершался критической ошибкой. Даже если проблема касалась одного элемента, весь процесс останавливался, а администратору приходилось вручную искать причину и устранять ее до повторного запуска.

Теперь поведение системы стало более гибким: при отсутствии файла шаблона отображается предупреждение с указанием проблемного элемента, а сам процесс импорта или экспорта продолжает выполняться дальше. Администратор получает возможность завершить операцию и уже после этого разобраться с недоступным шаблоном.

Такой подход позволяет не блокировать критичные процессы из-за единичных проблем с файлами и делает работу с импортом и экспортом более устойчивой к ошибкам данных и миграций.

В компаниях с большим объемом юридически значимого документооборота часто возникает необходимость быстро подтверждать полномочия подписанта, особенно при работе с распечатанными документами у контрагентов, в проверках или внутреннем аудите. При этом критично, чтобы информация о доверенности была доступна не только в системе, но и на бумажной версии документа.

Ранее данные об использовании машиночитаемой доверенности при подписании документа фиксировались только в системе и не отображались в печатной форме, что усложняло проверку легитимности подписи вне цифрового контура.

Теперь в ELMA365 реализована возможность передавать информацию о МЧД, использованной при подписании, в печатную форму документа и отображать ее в водяном знаке. В него могут включаться идентификатор МЧД, срок действия, доверитель и представитель.

Это упрощает проверку подлинности подписей на бумажных документах и повышает прозрачность юридически значимого документооборота.

Ранее при работе с печатными версиями документов информация о подписанте могла быть недоступна или не отображаться в привычном виде, особенно если ФИО отсутствовало в стандартных атрибутах электронной подписи. Это усложняло идентификацию подписанта вне системы и требовало дополнительных проверок.

Теперь в ELMA365 добавлена возможность отображать данные о подписанте в водяном знаке печатной формы документа. Система извлекает нужные сведения из электронной подписи и выводит их в удобном для восприятия виде.

Благодаря фиче повысили прозрачность документооборота и упростили проверку подписанных документов.