МЧД в СЭД/ЕСМ. Технологии, законодательство и изменения в работе с документами

МЧД – машиночитаемые или электронные доверенности – появились в соответствии с изменениями 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц они станут обязательными с 1 сентября 2023 года. В чем суть законодательных изменений? Как они отразятся на действиях участников электронного документооборота? Чем отвечают отечественные игроки рынка СЭД/ЕСМ на появление новых задач? Своим мнением за виртуальным круглым столом ICT-Online.ru поделился Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM.

Что такое МЧД, для чего это необходимо? Как наличие такой формы отражается на ведении электронного документооборота?

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это хорошо знакомая нам доверенность, но оформленная в понятном компьютерным программам формате, в виде xml. Обычно доверенность оформляется у нотариуса или непосредственно в организации, для которой она формируется. При этом использование таких доверенностей в электронном документообороте вызывает ряд сложностей. До внедрения МЧД бизнес нашёл решение в виде первичного обмена доверенностями на сотрудников до начала электронного обмена. Но, во-первых, не во всех сферах бизнеса эта схема работает и удобна. Ведь есть сферы бизнеса, где электронный обмен с контрагентами начинается и заканчивается одним документом. А во-вторых, нет возможности автоматически проверять наличие такой доверенности при получении документа.

В качестве другого заменителя доверенностей использовалась электронная подпись (ЭП) сотрудника, которую выдавали коммерческие АУЦ. Внедрение МЧД, с одной стороны, позволяет автоматизировать проверку доверенностей и полномочий при получении пакета документов. С другой – информационные системы электронного документооборота требуется готовить к такой работе, а потому тут важны сроки внедрения и возможности различных платформ.

Какие важные изменения в части МЧД происходят в законодательстве, как они отразятся на работе с СЭД и ЭП?

Самым важным изменением является отмена ЭП сотрудника (запрет на выдачу такого вида ЭП аккредитованными удостоверяющими центрами, АУЦ) и обязательное использование ЭП физического лица совместно с МЧД при подписании документов от имени организации. Конечно, небольшие организации могут использовать ЭП руководителя (единоличного исполнительного органа, ЕИО), но для средних и крупных организаций эта схема практически нереальна. А необходимость передавать МЧД вместе с пакетом документов и проверять входящие МЧД требует доработки существующих СЭД.

Какие инструменты, разработанные Вашей компанией, обеспечивают работу с МЧД?

Специализированный инструмент - модуль Управление МЧД, который мы распространяем среди наших клиентов совершенно бесплатно. Он позволяет автоматизировать создание, выгрузку, учёт МЧД для наших клиентов, и содержит блоки проверки входящих МЧД. Будучи Low-code платформой, для нас важно предоставлять нашим клиентам готовые блоки для работы с МЧД, которые они смогут использовать в своих процессах. Наша система содержит 8 таких блоков, и команда ELMA365 ECM продолжает наращивать их количество и функциональности. Кроме того, в рамках интеграций с операторами ЭДО добавляем поддержку получения и отправки МЧД в пакетах документов.

---

Полная версия Обзора ICT-online с комментариями экспертов ИТ-компаний.