Что такое CSP? Полный гайд по выбору и внедрению CSP-системы в 2025 году
Что такое CSP системы. Эволюция CSP
Рынок систем документооборота уже привык к тому что появляются новые аббревиатуры — СЭД, ECM, ЭДО и другие, поэтому появление новой аббревиатуры с одной стороны никого не удивило, с другой все-таки как и все новое требует разъяснений. Что такое CSP? CSP система — это набор сервисов и микросервисов, представленный в виде интегрированного пакета продуктов и приложений, использующих общие API и хранилища, для работы с различными типами контента и обслуживания разных подразделений и множества сценариев использования внутри организации.
Проще говоря, CSP (платформа управления контентом) помогает собирать, систематизировать, хранить и получать доступ к документации разных отделов и филиалов в едином цифровом пространстве. Это пространство доступно сотрудникам удалённо, через облачные или гибридные решения.
Особенно полезны такого рода системы становятся по мере роста бизнеса, расширения и особенно перехода на удалённую работу, когда нужна возможность быстрого доступа к документации.
Глобально в мире управление цифровым контентом существует с 1990-х годов. Тогда это называлось системами электронного управления документами (EDMS). В начале 2000-х EDMS превратились в Enterprise Content Management (ECM) — решения, размещённые на серверах компании, которые представляли собой замкнутую систему для хранения и обмена документами внутри бизнеса.
С течением времени накопился пул проблем, которые не находили решения в рамках ECM. Это, например, невозможность дальнейшей оптимизации работы крупного бизнеса, который уже автоматизировал простые операции по работе с документами. Также усложняются задачи — работа с контентом обретает все больше сложных функций и из стандартного процесса “согласовать/ ознакомится/ отредактировать” переходит к полноценному сложному жизненному циклу на всех уровнях. “Неповоротливость” монолитной архитектуры большинства ECM-систем приводит к тому, что кастомизация и доработки начинают требовать огромных вложений временных и финансовых ресурсов.
Сейчас же устоявшимся термином является Content Services Platform (CSP), введенный компанией Gartner в 2017 году. Главное отличие от предыдущих решений — поддержка новых сценариев использования, возможность интеграции с другими инструментами и поддержка облачного и гибридного (облако + локального) хостинга. Так же особенность которая следует из название системы в том что от подхода монолитной работы с документом мы можем перейти к концепции сервисов (или микросервисов), каждый из которых выполняет свою функцию при работе с разного рода контентом.
Стоит ли списывать СЭД со счетов? Нет. Сразу обозначим: СЭД (система электронного документооборота) — это система, предназначенная для управления цифровыми документами: их создания, хранения, редактирования и поиска, также она обеспечивает обмен и совместную работу сотрудников: согласование документов, постановку задач, а также использование ЭЦП для подписания документов. Решения классов ECM и CSP содержат в себе возможности СЭД.
Отличие CSP систем от ECM
Несмотря на то что кажется, что эти два класса решений идентичны, присутствуют различия как концептуальные, так и часто технологические.
Функционал CSP системы
Несмотря на то что ключевые особенности CSP касаются больше технологической части, новый класс систем предоставляет возможность решать одновременно достаточно широкий класс задач.
— Хранение документов + архив. Единое хранилище бумажных и электронных первичных документов, подготовка документов для передачи регуляторам. Упорядоченное хранение документов сотрудников, общих папок с файлами и всей нужной информации.
— Управление всеми типами цифрового контента. Поддержка функций поиска, классификации, фильтрации контента и гибкой настройки организации хранения разных форматов данных внутри компании.
— Настройка процессов и автоматизация без кода (Low-code/No-code). Настройка маршрутизации документов, создание новых приложений для автоматизации процессов в визуальном редакторе без привлечения разработчиков, настройка взаимодействия между бизнес-решениями и цепочек процессов в удобном виде.
— Электронное согласование и подписание при помощи ЭЦП. Наличие готовых маршрутов движения документов (например, отправка документов на ознакомление и согласование прямо из карточки документа). Возможность подписания при согласовании с использованием ЭЦП для обеспечения юридической значимости.
— Регистрация и учет. Возможность ведения единого электронного журнала регистрации, а также создания номенклатуры дел с настройкой регистрации для каждого пункта номенклатуры.
— Совместная работа. Возможность назначения задач, определения ролей участников, создание чек-листов и подзадач, ведения переписки по определенной задаче. Просмотр статусов задач и их контроль на Kanban-доске.
— Интеграции с другими системами. Возможность синхронизации и обмена информацией между различными рабочими инструментами, используемыми в организации. Например, при создании документа в системе управления контентом может автоматически подтягиваться информация из ERP-системы.
ELMA365 CSP объединяет в себе все эти возможности.
Преимущества CSP на примере ELMA365 CSP
- Распределенное хранение и процессы по работе с контентом на уровне low-code микросервисов, и при этом централизация в нужных точках.
- Экосистемность: гораздо удобнее, эффективнее и выгоднее автоматизировать бизнес-процессы компании комплексно в рамках одной платформы. Так вся инфраструктура компании будет нацелена на достижение общего результата, при этом она будет одинаково удобна для каждого пользователя.
- Максимальная гибкость: решения собраны за счет инструментов платформы, что позволяет изменять и дорабатывать ее под свои уникальные потребности как с точки зрения бизнес-процессов, так и с точки зрения интерфейсов.
- Микросервисная архитектура: разделение системы на независимые сервисы облегчает масштабирование и обновление решений
- Соответствие требованиям регулятора: безопасность хранения информации
Кейсы применения CSP
Несмотря на то что аналитики ввели термин довольно давно, технологическая платформа для имплементации методологии появилась не так давно и далеко не у всех вендоров. И если раньше CSP — это была скорее красивая идея о которой можно было порассуждать в контексте будущего, то сегодня на рынке мы видим все новые кейсы практического применения данного класса систем.
— Решение классической дилеммы централизации распределенного хранения, но с централизованным управлением.
Например, в холдинге есть несколько бизнес‑единиц, каждая со своей ИТ‑инфраструктурой и требованиями к хранению данных (например, из‑за региональных регуляций или локальных политик безопасности).
— Разграничение по разным сервисам работы с архивами и оперативной работы с документами и контентом.
Актуально, когда в компании есть «холодный» архив документов (годами хранимая история) и «горячая» зона оперативных рабочих материалов, где сотрудники постоянно создают, редактируют и согласовывают контент.
— Кейс холдинга — есть централизованный ОЦО и есть сеть независимых филиалов.
Есть общий центр обслуживания (ОЦО), который оказывает ИТ‑услуги, и при этом филиалы имеют собственные бизнес‑процессы и частично автономны.
— Распределенная команда и распределенное хранение — есть требования по хранению данных (физически) на разных серверах.
Например, проектная команда работает над международным проектом, в котором участники расположены в разных странах, а требования регуляторов обязывают хранить данные на серверах внутри юрисдикций.
Внедрение CSP-системы в 2025 году: на что обратить внимание
Определение требований, выделение основных автоматизируемых процессов и барьеров внедрения. Важно уделить внимание пользовательскому опыту (UX): числу кликов для выполнения задачи, количеству переключений между приложениями и тому, насколько легко пользователю оставаться в контексте работы. Слишком частое переключение интерфейсов часто становится причиной сбоев в рабочих процессах. Если задача выполняется эффективнее в новом решении, его проще принять и использовать.
Последовательное внедрение в рамках одного сценария. Поэтапное внедрение автоматизации в рамках одного отдела или сценария автоматизации — это важно для более эффективного внедрения и своевременной корректировки плана.
Проверка на соответствие требованиям регулятора. Решение о том, какие данные сохранять, на какой срок, а также в каком месте и формате, зависит от множества факторов. Приходится балансировать между избыточным хранением “на всякий случай” и снижением рисков несоответствия требованиям и угрозам безопасности. Важно при внедрении учесть требования кросс-отделов: не начинайте процесс без участия представителей служб безопасности, юридического отдела и т.д.
Предусматривание возможностей внедрения ИИ. ИИ внедряется во всё новые приложения, и у каждого вендора в дорожной карте есть ИИ‑компонент. Важный аспект — уточнять у вендора, откуда берутся тренировочные данные и насколько ваш контент смешивается (или не смешивается) с контентом других компаний.
Поделиться:
