Искусственный интеллект в документообороте: получаем выгоду и конкурентное преимущество

Возможности искусственного интеллекта в СЭД

Сегодня искусственный интеллект (ИИ) прочно вошел в нашу реальность и активно используется в различных сферах. Нейросети помогают писать тексты, создавать изображения и музыку, чат-боты распознают голос и используются для организации клиентского сервиса. Возможности ИИ позволяют экономить время сотрудников, перенаправляя его с решения рутинных задач на более важные процессы.

Технологии искусственного интеллекта находят применение в системах электронного документооборота (СЭД). Они помогают оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документами, повысить эффективность сотрудников и улучшить работу компании в целом. ИИ-ассистент уже показал свои способности при распознавании и классификации первичных документов, а также проверке правильности их оформления. Рассмотрим, какие задачи в работе с документами искусственный интеллект может брать под свою ответственность.

Распознавание текста и заполнение карточек документов

Системы распознавания оптических символов (OCR), или компьютерное зрение, стало первым шагом внедрения искусственного интеллекта в бизнес-реалии. Дело в том, что большая часть используемых в работе документов имеет стандартную форму и набор реквизитов, а значит, роботов легко научить распознавать их. Искусственный интеллект может проанализировать отсканированные документы и изображения (даже если они будут без текстового слоя — например, в формате JPG), распознать символы или текст. Благодаря этому инструменту происходит автоматическое заполнение карточек и классификация документов, находящихся в работе. Таким образом, сокращаются издержки на рутинную деятельность.

Пример: контрагент прислал накладную или счет-фактуру. Документ отсканировали и загрузили в систему. Следующий этап работы берет на себя уже робот. Он автоматически распознает, что это за документ, создает его карточку в системе, предварительно заполняя данными, которые он видит непосредственно в документе (фактический и юридический адрес, сумма, перечень товаров или услуг и т. д.).

Поиск аномалий и противоречий

Функция распознавания текста с помощью искусственного разума дает возможность использовать этот «навык» для поиска аномалий, которые могут встретиться в документах, в том числе в фальсифицированных. Обучившись на большом количестве данных, ИИ-ассистент обнаружит неточность в документах, которую рядовые сотрудники могли бы пропустить, и даже выявить махинации, направленные на незаконное извлечение прибыли. Умный помощник проводит анализ различных разделов документа на предмет наличия в нем несовпадений или противоречий.

Человеку понадобится много времени, чтобы изучить поток документов, найти несоответствия в текстах договоров (если они есть), расхождения в ценах на услуги или товары, а также проверить качество оказанных услуг. ИИ-инструменты позволяют вычислить аномалии и неточности намного быстрее. В таком случае искусственный интеллект встает на стражу правопорядка в договорах и актах.

Поиск документов в системе

Распознавание и «понимание» системой естественного языка позволяет быстро находить нужные документы в корпоративных реестрах по ключевым словам и фразам. Когда в работу внедрен умный помощник (например, в виде чат-бота), пользователь может делать запрос в свободной форме, и система разберется в его потоке мыслей и даст ответ, обозначив место хранения нужного ему документа.

Такие ИИ-ассистенты уже существуют и активно используются на практике — преимущественно в сервисном обслуживании и технической поддержке, в частности, в банковской сфере. Автоматическая классификация обращений освобождает оператора от необходимости вручную обрабатывать поток из сотен входящих сообщений.

В системе электронного документооборота речь более формализована, чем бытовое общение, поэтому поиск необходимых связей осуществляется быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Сравнение двух документов и помощь в юридических вопросах

Механизмы распознавания оптических символов (OCR) искусственным интеллектом постоянно совершенствуются, что позволяет довольно быстро находить несоответствия в двух версиях одного и того же документа. Если в документ были внесены изменения после его подписания, то умный помощник их обнаружит и просигнализирует. При этом он не просто «покажет» документ с неточностью, а отметит, где именно она была допущена.

Приведем пример. Компания заключила договор с контрагентом о предоставлении определенны услуг, а затем сформировала дополнительное соглашение к нему и направила на подпись. Контрагент возвращает подписанную скан-копию этого дополнительного соглашения. Вроде рядовая процедура, но допустим, контрагент оказался недобросовестным и в дополнительном соглашении, которое ему прислали, немного изменил формулировки (убрал частицу «не» или изменил одну цифру, и договор стал действительным не до 2024 года, а до 2034-го). Причем электронной подписью контрагент не пользуется, соответственно, механизма проверки неизменности содержания документа нет. В таком случае ИИ-ассистент с помощью систем распознавания оптических символов сверит оба варианта документа и сообщит о фальсификации, защитив компанию от судебных разбирательств и возможных репутационных потерь.

Работа по сверке большого количества документов у опытного юриста может отнимать немало ввремени, в зависимости от конкретного вида документов и их количества. Это большие издержки, учитывая, что помимо подобной деятельности у специалиста есть и другие обязанности, которые тоже требуют вовлеченности. Когда у юриста есть искусственный интеллектуальный помощник, он может доверить часть работы ему. Система не принимает решение о том, подписывать документ или нет, а лишь предупреждает пользователя о возможных расхождениях. В таком случае работнику нужно будет обратить внимание именно на те моменты, о которых сообщила программа, выделив подозрительный фрагмент.

Мифы о возможностях искусственного интеллекта в СЭД

Появление любых новых технологий, от телевидения и ГМО до мобильной связи и искусственного интеллекта, порождает в обществе как надежды на светлое будущее, так и страхи, связанные с порабощением человечества роботами. Писатели-фантасты и кинематографисты внесли в это свою лепту. Но что сегодня происходит в действительности и стоит ли бояться технологий?

Миф № 1. Искусственный интеллект заменит живого человека

Один из распространенных мифов связан с тем, что искусственный интеллект заменит человека во всех рабочих процессах, в которых возможна хотя бы частичная автоматизация, лишив заработка. Безусловно, ситуация на рынке труда — процесс динамичный, зависящий от многих обстоятельств. Но, как показывает практика в сфере документооборота, говорить о полной замене человека автоматизированными системами и ИИ-ассистентами преждевременно. Роботы не заменяют сотрудников, а лишь берут на себя часть рутины, высвобождая время на основные задачи, требующие внимания. ИИ-помощник может заполнить карточки, сверить документы, найти ошибки в них, но решение о подписании или отказе от подписания документа остается за человеком. Роль умного помощника здесь в том, чтобы в доступной и удобной форме дать юристу или другому специалисту информацию, на основании которой можно принять решение о дальнейшей работе с документом, — например, согласовать или отклонить подписание, отправить на доработку, внести замечания, запросить скан лучшего качества и т. д.

Миф № 2. Работе с искусственным интеллектом в СЭД придется долго обучаться

В сфере ЭДО инструменты на основе ИИ не будут принципиально отличаться от привычных пользователю. Они встроятся в интерфейсы уже существующих ERP-, ECM-, CSP-систем. Сотрудники будут выполнять обычные задачи, которыми занимаются сейчас, но сами системы получат дополнительные умные функции, помогая пользователю.

Сегодня трудно прогнозировать, как будет развиваться взаимодействие умного помощника с электронными документами, однако смело можно признать, что внедрение искусственного интеллекта — это следующий шаг к еще большей автоматизации.

Риски, связанные с внедрением искусственного интеллекта в ЭДО

Любое нововведение требует времени на проверку бизнес-практикой и дальнейшей их коррекции. Технологии искусственного интеллекта не стали исключением. Рассмотрим основные риски, которые могут ожидать пользователей в работе с умным ассистентом.

Неточное распознавание

Система OCR пока несовершенна и вполне может сообщить об ошибках в документе, даже если их там нет. Это может произойти, скажем, если качество отсканированного документа будет низким. К примеру, заломы и морщинки на бумаге, расплывшаяся краска могу ввести систему в заблуждение.

Проблемы обучения ИИ-ассистента

Чтобы «мнению» искусственного интеллекта можно было доверять, его нужно подготовить к работе в конкретной компании и с конкретными документами. Для этого обучение следует проводить на большом количестве очищенных данных. В противном случае достичь положительного результата будет сложнее.

Высокие затраты на внедрение искусственного интеллекта в работу с ЭДО

Помимо затрат на внедрение технологии, для быстрой и качественной обработки документов потребуется закупить и дорогостоящее оборудование. Для крупных корпораций с большим потоком документов это может быть уместно, однако среднему и малому бизнесу такие умные помощники могут оказаться не по карману. Прежде чем решиться на подобное внедрение, нужно просчитать выгоду.

Срок внедрения ИИ-ассистента в работу может затянуться

Процесс запуска умного помощника в работу зависит от тех задач, которые ему придется выполнять, и от специфики заказчика. Этап адаптации инструмента под реалии каждой конкретной компании может растянуться от месяца до полугода, поскольку искусственный интеллект для бизнеса — новая технология. Сегодня на рынке представлены компании, которые специализируются на работе с искусственным интеллектом, но количество инструментов, запущенных ими в промышленную эксплуатацию, пока слишком мало, чтобы говорить о серийных тиражируемых решениях.

Искусственный интеллект в ЭДО: доверять или проверять

Сегодня технологии, связанные с искусственным интеллектом, направлены на то, чтобы добиться высокого уровня точности распознавания текста, понимания запросов и человеческой речи. О возможностях ИИ-ассистента говорят повсеместно, и ожидания от взаимодействия с этим инструментом несколько завышены. Однако система пока несовершенна, и люди, которые будут слепо доверять ей, рискуют однажды (например, в одном случае из тысячи) принять неверное решение. Искусственный интеллект не стоит воспринимать как равноправного «коллегу». К нему скорее следует относиться как к новичку, только что окончившему вуз, имеющему теоретические знания, но не обладающему достаточным количеством практики. Такой ассистент вполне может допустить ошибку в заполнении карточки или неправильно понять вопрос. Сейчас мы находимся в переходном периоде, когда результаты работы искусственного интеллекта требуют дополнительной проверки со стороны человека.

Тем не менее технологии хорошо зарекомендовали себя в скорости обработки данных. Автоматизация процессов с помощью искусственного интеллекта дает ряд преимуществ:

• сокращение временных и трудовых затрат сотрудников при условии наличия серьезных мощностей, например, фермы видеокарт, способной быстро обрабатывать целые пакеты документов;
• снижение риска человеческих ошибок, следовательно, дополнительная возможность защититься от недобросовестных действий со стороны контрагентов.

Источник: Журнал IT Expert