Автоматизация бизнес-процессов в «Экстра М»

Цели бизнеса

«Экстра М» — одно из крупнейших предприятий по производству макаронных изделий. Компании удалось не только самостоятельно внедрить ELMA365, но и выгодно систематизировать ключевые бизнес-процессы.

Цели внедрения

Перевести документооборот из бумажного вида в электронный;

Настроить базовый функционал: делопроизводство (письма, приказы), кадры (отпуска, фиксация больничных и др.);

Автоматизировать ключевые бизнес-процессы — управление закупками, согласование прайс-листов и промо, управление претензиями покупателей и запросами гос. органов;

Консолидировать информацию о кандидатах и контрагентах в единой базе системы;

Запустить процесс согласования договора по простому маршруту —перевод на итальянский язык.

Какие проблемы решает ELMA365

Отсутствие системы документооборота

Ранее весь документооборот компании был только в бумажном виде.

Организация электронного документооборота

После перевода документооборота компании из бумажного вида в электронный, время поиска нужного документа сократилось в несколько раз.

Высокий риск операционных ошибок

Ручное выполнение специфичных бизнес‑процессов для пищевой промышленности неизбежно содержит риск операционных ошибок.

Автоматизация ключевых бизнес‑процессов

Настроены отчетность и контроль процессов, что позволило избежать допущения операционных ошибок.

Негибкость бизнес-процессов

Отправка договорной документации в другую страну — затратный процесс по финансовым и временным показателям.

Автоматизация бизнес-процесса с мультиязычными документами

Запущен процесс согласования договора по простому маршруту — перевод на итальянский язык.

Как работают процессы ELMA365 в компании «Экстра М»

При создании приказа пользователь ELMA365 выбирает свой функциональный блок, который влияет на маршрут согласования. Заполняет тему и преамбулу приказа, распорядительную часть, утверждает нормативный документ, прикладывает приложения к приказу. После этого система автоматически генерирует по шаблону этот приказ в формате ворда. Далее приказ проходит по маршруту согласования. Затем распечатывается, подписывается генеральным директором и регистрируется. Приказы хранятся по годам, по папкам. Любой приказ можно найти по ключевым тегам и наименованиям.

В базовом разделе «Кадровые заявления» нет ни одного типового процесса. Все процессы кастомные. Теперь с ELMA365 можно оформить свое отсутствие — оформление отпуска без сохранения заработной платы путем заполнения простой карточки и отправления ее по маршруту согласования руководителю. Аналогичным образом осуществляются процессы оформления дополнительного выходного дня и сообщения о больничном.

Большой и важный блок — это графики отпусков. С помощью ELMA365 в течение всего периода работник может посмотреть график отпуска сотрудника, то есть дату начала и окончания отпуска. После согласования графика отпусков запускаются отдельные процессы — уведомления о начале/переносе отпуска. Если сотрудник переносит дату отпуска, то он вносит изменения в график отпусков, процесс уведомления уже идет по новым датам.

Рабочий персонал «Экстра М» отсутствует в информационной системе ELMA, поэтому в таких случаях генерация шаблона уведомления по работнику осуществляется через его непосредственного руководителя, который далее распечатывает документ, подписывает его сотрудником и предоставляет в бумажном виде в кадры.

«Если человек вне доступа, то он всегда может зайти в приложение с мобильного устройства и написать, что он заболел. Тем самым кадры будут поставлены в известность».

Максим Семёнов

Директор по управлению
эффективностью бизнес-процессов

Еженедельно «Экстра М» отвечает на запросы госорганов и формирует регулярную отчетность в Департамент торговли и услуг города Москвы о ценах и запасах макаронных изделий.

Благодаря ELMA365 бизнес-процесс теперь запускается по расписанию. Информацию вносят ответственные сотрудники. Затем автоматически генерируется шаблон данных по мониторингу цен и уходит на электронную почту госоргана.

Раздел «Заявка на подбор персонала» состоит из нескольких этапов. В первую очередь заполняется следующая информация — желаемый срок выхода сотрудника на работу, руководитель кандидата, должность (ее необходимо выбрать из справочника должностей, которые распределены по департаментам предприятия), категория должности, структурное подразделение, количество штатных единиц, причина возникновения вакансии, её описание, график работы, система оплаты труда. Затем заявка проходит маршрут согласования.

Процесс после согласования потребности в конкретной вакансии имеет определенное время закрытия. Этот показатель зависит от того, какую категорию работников мы ищем — рабочие, ИТР, специалисты или руководители. Время работы по поиску и подбору персонала разное. Затем создаются карточки кандидатов — резюме специалистов-финалистов. То есть формируется база кандидатов в едином формате. Ответственность за принятие решения о выборе кандидата лежит на руководителе, поскольку он видит все карточки и делает выбор сам.

Ключевой процесс в коммерческом блоке — это согласование цен. После выполнения необходимых расчетов менеджеры по продажам инициируют согласование цен и промоакций в системе ELMA365. Также в системе есть справочник контрагентов, кликая на который можно посмотреть договоры. В этом же блоке имеется раздел с номенклатурой товаров. Менеджеры видят в карточке исполнителя и могут обращаться к нему напрямую.

Перед согласованием договора есть процесс закупки ТМЦ. В «Экстра М» есть 2 отдельных процесса — закупка ТМЦ и закупка услуг/работ. С этими заявками работает отдел закупок, обрабатывает их, находит потенциальных поставщиков. Затем происходит добавление в систему ELMA365 поставщика-победителя. Отдел закупок получает задачу по подготовке проекта договора. Благодаря ELMA365 всегда можно увидеть связь между карточками закупок и договорами.

Корпоративная процедура «Экстра М» предусматривает подпись членов правления в договоре. Поскольку головной офис компании находится в Италии, то всю договорную документацию приходится отправлять в другую страну. В связи с этим были переведены определенные разделы договора на итальянский язык. При открытии карточки договора на русском языке у Члена Правления дублируются основные реквизиты договора на итальянском. В комментариях он видит предмет и параметры сделки, цену договора в евро. После одобрения сделки появляется его виза. То есть для экономии финансовых средств компании и удобства сотрудников дублируются только атрибуты договора.