История успеха

Автоматизация процессов со сложной системой контроля

Как аудиторской компании удалось быстро перевести процессы взаимодействия с ОЦО из IBM Notes в ELMA
Gamma

Цели бизнеса

Компания «Технологии Доверия» предоставляет аудиторские, консалтинговые, налоговые услуги. Штат около 3700 сотрудников.

Клиентами компании являются более 3000 компаний, 233 из которых – крупнейшие компании из рейтинга RAEX-600.

Клиенты компании «Технологии Доверия» по всем видам услуг генерируют 95% выручки, а 29% компаний являются аудиторскими клиентами фирмы.

Партнером проекта внедрения ELMA выступила российская ИТ-компания BPM‑Expert, специализирующаяся на автоматизации бизнес-процессов.

Цели внедрения

  • Перевод процессов взаимодействия с ОЦО из системы IBM Notes в BPM‑систему;
  • Организация работы с отчетностью;
  • Отладка контроля выполнения заявок;
  • Гибкая настройка системы в соответствии с потребностями.
  • > 140 процессов

    было автоматизированной ELMA

  • 2000 заявок

    в месяц создаётся в ELMA

  • 3 часа

    время создания типового процесса

«Внедрение системы ELMA позволило нам получить удобные инструменты для отслеживания исполнения заявок в общем центре обслуживания, а также функциональность учета загрузки сотрудников и фактически затраченного времени».

Надежда Токарева
Надежда Токарева
бизнес-аналитик Центра цифровых продуктов компании «Технологии Доверия» (название до 2022 г. – «PwC в России»)

Какие проблемы решает ELMA

  • Разрозненные каналы коммуникации

    Ранее работа с заявками, отчетностью и календарями загрузки сотрудников велась в 3-х разных системах. Это, как следствие, влияло на скорость и качество выполняемых задач.

    Единая инфосреда в ELMA

    ELMA позволила организовать комплексную работу с заявками в ОЦО, календарем загрузки ресурсов и отчетами о ежедневной занятости сотрудников в одном месте.

  • Отсутствие отлаженной системы контроля

    Деятельность компании предполагает работу с внушительным объемом бизнес-данных и наличие четкой, бесперебойно работающей системы контроля процессов.

    Система контроля в ELMA

    Функционал ELMA позволил организовать работу с учетом сложности системы контроля и выстроить своевременное исполнение задач с закреплением исполнителя и дедлайна.

  • Ограниченный функционал

    Для компании важным моментом являлась возможность описания и реализации процессов разной сложности в одной системе, с учетом специфики деятельности.

    Быстрая реализация процессов разного уровня

    Функциональность ELMA обеспечила простую и быструю реализацию типовых процессов в системе. Кроме того, удалось автоматизировать сложный ключевой аудиторский процесс работы с письмами-подтверждениями (Confirmations).

Как работают процессы ELMA в «Технологии доверия»

Заказчик передает пакет документов и реестр контрагентов. Исполнители проверяют пакет документов, сверяют реквизиты, формируют письма, отправляют контрагентам, получают ответ почтой или звонком и готовят отчет с результатами.

На каждом этапе происходит несколько проверок (автоматизированные и проверки ревьюерами). Процесс сложный, с большим количеством участников, задач и высокими требованиями к автоматизации и точности выполнения.

Информация о появляющихся в процессах задачах попадает в базу занятостей и в календарь ресурсов. Сотрудники с помощью вспомогательных процессов создают внепроектные занятости, отсутствия, бронируют свое время и время других сотрудников.

В каждой процессной задаче сотрудники фиксируют затраченное время с комментариями. Все трудозатраты попадают в единую базу.

У сотрудников есть интерфейсы для корректировки своих трудозатрат. У руководителей есть отчетность о плановых, нормативных, и фактических трудозатратах.

«Автоматизация процессов в огромном живом организме - задача сложная и интересная. В этом проекте объединились самые актуальные задачи крупного бизнеса: контроль качества, сбор показателей процессов, управление трудозатратами, планирование ресурсов, снижение стоимости работ. Мы смогли на практике доказать, что ELMA успешно справляется с такими кейсами!».

Максим Коваленко
Максим Коваленко
руководитель проекта, BPM-Expert

Получить тестовый доступ