История успеха

Из беспорядка в систему

Как поставщику систем безопасности удалось
автоматизировать основные бизнес-процессы
и повысить исполнительскую дисциплину вдвое.
Русагро

Цели бизнеса

Компания Ганимед СБ основана в 2005 году, является прямым поставщиком более 100 российских и зарубежных производителей систем безопасности. Осуществляет доставку товара в любую точку страны. Поставки сопровождаются гарантийным обслуживанием в собственном сервисном центре.

В помощь монтажникам, проектировщикам, инсталляторам и другим специалистам отрасли разработаны типовые проектные решения для создания систем безопасности.

Цели внедрения

  • Систематизация работы административного персонала;
  • Перевод бумажного документооборота в электронный;
  • Формализация постановки задач;
  • Контроль показателей исполнительской дисциплины.
  • в 15 раз

    сокращен показатель ошибок в платежных документах

  • в 20 раз

    сократилось время поиска нужных документов

  • на 95%

    увеличился контроль входящих заявок с онлайн-магазина

  • 40%

    задач перенесено в систему

«Для меня, как для исполнительного директора компании важно, чтобы все процессы были формализованы и работали слаженно. ELMA позволила нам облачить основные бизнес-процессы в понятный, работающий вид. Это кардинально новый подход к культуре постановки задач и исполнительской дисциплине»

Андрей Светлых
Андрей Светлых
Исполнительный директор

Какие проблемы решает ELMA365

  • Недостроенные каналы связи

    Коммуникация в компании велась только в мессенджерах, что неизбежно вело к тому, что часть информации терялась, договоренности не фиксировались из-за удаления и редактирования сообщений в рабочих чатах. Происходил застой процесса поставки оборудования клиентам.

    Перевод бизнес-процессов в ELMA

    Перевод процессов в ELMA позволил организовать своевременное исполнение задач за счет закрепления ответственных за нее сотрудников и фиксированных дедлайнов. Система организовала контроль всего цикла поставок – от получения заявки с онлайн-магазина до отгрузки и установки оборудования.

  • Хаос в документообороте

    Все юридически значимые документы компании хранились в бумажном виде, нумерация производилась вручную. На поиск нужного документа уходило от 30 до 60 минут на каждый.

    Организация электронного документооборота

    После перевода документооборота компании из бумажного вида в электронный, время поиска нужного документа сократилось в 20 раз – с 60 минут до 3.

  • Ошибки в платежных поручениях

    При обработке менеджерами заказов покупателей из-за несоответствия данных контрагента часто допускались ошибки. Платежные поручения перепроводились по 15-20 раз за месяц.

    Система контроля в ELMA

    ELMA позволила реализовать работу с платежными поручениями по точкам контроля. Система позволяет сравнивать данные платежного поручения с карточкой контрагента, тем самым исключая ошибки человеческого фактора. Перепроведение платежных поручений сократилось до 1-2 в месяц.

Как работают процессы ELMA в компании «Ганимед СБ»

При приобретении оборудования, в системе автоматически ставится задача на внесение данных о товаре.

После внесения данных создается гарантийная карточка товаров. Все гарантийные карточки образуют базу приобретенного оборудования, которая упрощает поиск необходимых данных в случае обращения на ремонт по гарантии.

При поступлении заявки через интернет-магазин, система автоматически формирует задачу на обработку заявки ответственному менеджеру.

Если заявка не взята менеджером в работу в течение установленного времени – система уведомляет об этом руководителя отдела и далее коммерческого директора.

Таким образом обработка входящих заявок контролируется системой на всех ее этапах.

В системе реализована возможность тестирования менеджеров по продажам.

На прохождение теста заложено определенное количество времени, по окончании прохождения теста система считает набранные баллы.

Система присваивает штрафное значение баллов за превышение лимита времени заложенного на тест. По итогам тестирования формируется файл со всеми результатами.

При создании документа “Заказ покупателя” в 1С, ELMA автоматически получает данные и сверяет их с имеющимися в системе на наличие отклонений. При обнаружении отклонений автоматически формируется задача на исправление несоответствий.

Получить тестовый доступ

Хлебные крошки